Qu'est ce que la méthode Obeya et comment l'iObeya vous permet de l'utiliser en télétravail

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Obeya est un mot Japonais qui se traduit littéralement comme « Grande Salle ». On retrouve son origine dans les années 90, sur l’assemblage de la Toyota Prius. Depuis, cette méthode de management a été utilisée sur de nombreux projets et est particulièrement utile pour avoir une vue d’ensemble sur des programmes regroupant plusieurs projets. Aujourd’hui, elle s’est même déclinée en ligne avec l’outil iObeya.

La mise en place de salles Obeya, physiques ou virtuelles, peut permettre un gain considérable en efficacité sur le management d’un projet ou d’un programme. Ce guide a pour but de vous introduire à la méthode Obeya, ses avantages et ses limites ainsi qu’à l’outil iObeya – outil de plus en plus utilisé aujourd’hui, maintenant que les employés travaillent chez eux et que le télétravail se démocratise. 

Nous vous apportons également plusieurs astuces sur sa mise en place, mais aussi des conseils pour que vos réunions Obeya et iObeya se déroulent au mieux.

Obeya traditionnelle ou Obeya virtuelle (iObeya) ? Définitions.

Bien que l’Obeya et l’iObeya soient très proche, faisons une définition distincte entre les deux. 

L’Obeya est un espace – généralement une salle – où sont affichées les informations nécessaires pour discuter, de manière régulière, de la progression des travaux avec les personnes ou les services concernés. L’Obeya peut être appelée de plusieurs façons, en fonction de l’entreprise et des équipes dans lesquelles on se trouve. On peut ainsi entendre les noms de control room, salle Obeya, Obeya Room ou encore, war room.

En règle générale, une salle Obeya comprend la vision, la mission, les indicateurs clés (KPIs) et les rapports. Sa périodicité peut varier, mais le plus souvent les réunions Obeya se déroulent de manière hebdomadaire ou bi-hebdomadaire.

L’iObeya est un outil de management visuel en ligne qui se base sur la méthode Obeya. Comme tout est dématérialisé, son utilisation et son fonctionnement peuvent varier légèrement, mais ses principes restent les mêmes que l’Obeya traditionnelle. 

Vous trouverez les mêmes composants dans une salle iObeya (virtuelle) que dans une salle Obeya (physique).

Comment s’organise une Obeya Room ?

Une Obeya Room se découpe comme ceci :

Panneaux >> Sections >> Cartes (ou post-it)

Voici des exemples de panneaux que vous pouvez retrouver dans une Obeya. Il est possible que vous ne retrouviez pas la même hiérarchie dans votre iObeya, c’est normal. Ces exemples proviennent de nos consultants, et l’Obeya étant modelable en fonction de vos besoins, il est difficile de vous montrer à quoi ressemble une Obeya Room type.

Le panneau principal ou Main Board

Il contient ces sections :

  • Un rappel des objectifs de l’année, de la vision, etc.
  • Un planning avec les échéances principales
  • Les KPIs et rapports sur les risques et blocages observés par le service en question
  • Les projets d’amélioration continue

iObeya Main Board
Exemple d'un Main Board iObeya

Un tableau de suivi d'activités ou hot topics

Ce tableau peut être organisé en disciplines ou sujets au niveau des lignes, les colonnes représenteront quant à elles les prochains mois et semaines. On utilise des cartes de différentes couleurs pour différencier les sujets et acteurs associés.

Une présentation de l'équipe avec le planning partagé.

Un tableau présentant tous les membres de l’équipe introduisant rapidement leur rôle et ce qu’ils aiment en dehors du travail. C’est un bon ice-breaker et aide à intégrer les nouveaux arrivants.

Exemple d'une présentation d'équipe
Exemple d'une présentation d'équipe

Planning partagé de l’équipe

Ce panneau est simple. Cela garantit que tout le monde dans l’équipe sait quand les autres travaillent, prennent un congé, etc.

iObeya Team Schedule Board
Exemple d'un planning partagé d'une équipe sur iObeya

Les principaux KPIs

Lorsque vos projets évoluent constamment, il est utile d’avoir vos indicateurs de performance clés (KPIs) pour mesurer leur avancement.

Un panneau SQCDP (ou SQDPI)

C’est un outil visuel pour gérer les activités concernant les processus de Sécurité (S), Qualité (Q), Coûts (C), Livraison (D) et Personnes (P). Grâce à son interface, il est facile de gérer les objectifs, de surveiller l’ensemble du processus et de détecter les problèmes émergents. Il s’agit également d’un moyen permettant de gérer la participation aux réunions. Il y’a également des variantes de ce panneau, comme ci-dessous: le SQDPI pour Security, Quality, Delay, Personal et Improvement.

A noter que son utilisation n’est pas généralisée. Vous ne retrouverez donc peut être pas ce panneau dans votre Obeya Room

iObeya SQCPI Board
Exemple d'un panneau SQDPI sur iObeya

Comment se déroule une réunion Obeya ?

En réunion présentielle, il faut essayer de suivre les principes de l’Obeya, c’est-à-dire, une réunion courte et avec tout le monde debout quand cela est possible. Cela vous semble familier ? Effectivement, la réunion Obeya est très proche des réunions Agile ou des Kanban stand ups. 

Il est important d’avoir des objectifs bien définis ainsi qu’un agenda clair et stable d’une réunion à l’autre afin de faciliter le déroulement de la récurrence (même ordre de passage des rubriques par exemple) afin de structurer la réunion. 

Utiliser un écran tactile peut rendre les réunions plus dynamiques, tout comme avoir un chronomètre pour chaque panneau afin de garder un rythme soutenu tout au long de la réunion (drumbeat).

Enfin, nous déconseillons la présence, ou à défaut, l’utilisation des téléphones et ordinateurs pour éviter toutes interruptions et sources de distractions.

Obeya ou iObeya ? Avantages et inconvénients.

Plusieurs différences sont à noter entre l’utilisation d’une salle Obeya traditionnelle et une salle iObeya.

Avantages de l’Obeya

La valeur ajoutée d’une Obeya Room est sa capacité à rassembler les personnes clés d’un projet, notamment celles dont la disponibilité est limitée afin qu’elles puissent faire le point avec leurs homologues.

En effet cet outil permet de lutter contre le travail en silo en partageant les différents enjeux de chacun des services en créant des synergies, tout en impliquant chacune des équipes dans un travail d’organisation.

De ce fait, l’Obeya est très efficace pour les départements multi-équipes ou les départements transverses, comme un programme dans l’aéronautique par exemple.

Avantages de l’iObeya

L’iObeya quant à elle, apporte la même valeur ajoutée tout en s’affranchissant d’une salle physique de type control room. Hormis le gain de place, on peut aussi noter l’économie de papier et de temps, liée au temps de préparation de la réunion, qui est réduit chaque semaine en évitant de devoir réimprimer des panneaux. Il est également possible de générer des rapports de KPIs automatiquement.

Son second avantage est de permettre l’organisation de réunions efficaces dans un mode de télétravail ou dans une configuration d’équipe internationale. Aujourd’hui, l’iObeya est d’autant plus pertinente à cause des restrictions liées au COVID-19.

Enfin, l’iObeya apporte une confidentialité et une sécurisation des données, chose dont Obeya classique peut parfois manquer.

Limites de l’Obeya

Un inconvénient à prendre en compte avec l’Obeya traditionnelle, c’est le fait que l’Obeya Room soit intégralement physique ce qui n’est pas particulièrement adapté à un contexte de travail avec une équipe internationale ou en télétravail. En effet, les réunions devant être en présentiel, si une personne ne peut être présente, il est difficile de l’inclure dans la réunion via une webcam, car tout l’intérêt d’une salle Obeya est d’interagir en direct et de visionner les différents panneaux.

Lire aussi : 6 Ways to Improve Remote Project Management Offices (Article en anglais)

Limites de l’iObeya

L’absence de papier, même si noté comme un avantage écologique et budgétaire, peut être un inconvénient dans l’iObeya Room. Il est en effet plus facile d’interagir avec des post-it et crayons qu’avec une souris déplaçant une carte virtuelle. 

De plus, l’adaptation à l’outil virtuel peut être plus compliquée et lente chez certains participants, ce qui pourrait potentiellement réduire leur participation et leur engagement, à cause de potentielles distractions sur l’ordinateur.

Tableau Recap entre Avantages et Inconvénients
Tableau Recap entre Avantages et Inconvénients

Comment mettre en place les salles ?

Nos consultants en Management de Projet ont pu mettre en place des salles Obeya et iObeya chez nombre de nos clients. Voici leurs astuces pour garantir que cette étape se passe sans accrocs.

Mettre en place une Obeya Room

Avant de mettre en place une Obeya, il est utile de recueillir les problématiques que les parties prenantes souhaiteraient résoudre avec cet outil, afin de les garder en tête pendant la mise en place. 

En effet, il est essentiel de bien cerner l’objectif de la mise en place de l’Obeya avant d’en créer une, pour éviter la création d’une réunion sans enjeux et utilité.

Il faut ensuite identifier les rapports et indicateurs témoignant de la performance et/ou risques potentiels dont peuvent être victimes chacun(e) des services (équipes). 

La mise en place peut être très rapide et suivie d’une phase d’amélioration continue. Attention à ne pas trop complexifier la mise à jour de l’Obeya. Par exemple, il est conseillé de réutiliser les KPIs et rapports existants plutôt que d’en créer de nouveaux.

Astuces :

Déployer l’Obeya de manière itérative peut être une bonne chose si les équipes sont ouvertes à l’idée.

Dans le cas où une partie de l’équipe ne peut être sur place, bien que non optimal, il faut prévoir l’équipement nécessaire (caméra, panneaux et KPIs disponibles en ligne) afin que tous les participants aient accès aux informations.

Person writing in notebook during online call
Photo by Julia M Cameron from Pexels.

Mettre en place une iObeya Room

L’étape de mise en place est la phase la plus importante lors du passage vers l’iObeya. Si une salle physique (Obeya Room) existe, il faut essayer de la digitaliser le plus possible pour faciliter le passage vers l’outil en ligne. 

Déplacer des cartes entre des panneaux peut s’avérer laborieux sur l’iObeya, c’est pourquoi il est utile de définir un rôle pour chaque panneau afin de regrouper l’information et faciliter le déplacement des cartes. 

Les panneaux peuvent avoir différents rôles. Certains panneaux seront revus en réunion alors que d’autres serviront uniquement pour transmettre de l’information à l’équipe sans forcément être revus. 

La durée de mise en place va dépendre de la taille de la salle, de la complexité des panneaux et de la présence ou non de graphiques automatisés.

Astuce : 

Avoir un sponsor est essentiel lors du passage vers ce mode digitalisé. Cela vous permettra de demander une implication plus importante de l’équipe dans la création de carte pour amener de nouveaux sujets ou la mise à jour des cartes existantes.

2. L’Obeya traditionnelle peut-elle être amenée à ne plus exister ? L’Obeya et le télétravail.

Avec les nouveaux besoins des entreprises qui jonglent entre télétravail et présentiel, il est possible que l’Obeya traditionnelle disparaisse d’ici quelques temps.

De plus, dans le cas où les entreprises auraient deux control rooms (une Obeya Room et une iObeya Room) au moment du retour au bureau, plusieurs risques pourraient se présenter, comme la mauvaise synchronisation des informations, une baisse de la participation, ainsi qu’une perte de temps, demandée par la double mise à jour des salles.

Même si l’iObeya comporte quelques limites, il est vrai que la mise à jour et le management des réunions est plus simple avec cet outil. Il semblerait donc que ce soit la solution vers laquelle les entreprises se tourneront vers le futur.

 

Si vous souhaitez installer une Obeya Room, traditionnelle ou virtuelle, ou que vous questionnez le sujet, n’hésitez pas à nous solliciter. Nos équipes seront ravies de vous conseiller.