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Gestion de planning : les bases de la planification projet

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Gestion de Planning

Notre temps est précieux : Soit à la maison soit au travail, nous nous demandons toujours « Cela me prendra combien du temps ? Puis-je finir ceci à temps? ». Quand on parle d’un projet, la durée des activités devient une question de coûts. C’est pourquoi la gestion du planning est tellement importante.

Dans ce guide, nous expliquerons ce qu’est la planification projet et à quoi ressemble un planning type. Nous espérons que cela vous aidera à démarrer la planification de vos projets avec succès.

Qu’est-ce que la planification projet ?

La Planification Projet, aussi appelé la Gestion de Planning, est le processus de définition des tâches du projet et de leurs durées, leurs liens et les ressources qui leurs sont assignées, afin de compléter le projet dans une période de temps désignée. Elle inclut aussi le suivi et les rapports du planning afin de s’assurer que le projet soit réalisé en temps et en heure.

Le temps est l’une des trois contraintes du « triangle d’or » de la gestion de projet, car tout délai pris sur le planning peut devenir coûteux et impacter la qualité. La planification projet est donc essentielle au succès du projet.

La Gestion de Planning permet entre autres :

D’organiser le travail,
De partager avec toute l’équipe le plan,
De spécifier les données nécessaires,
De définir les interdépendances entre les tâches et les différents métiers,
De visualiser les tâches critiques sur lesquelles il est important de porter une attention particulière,
De se positionner au cours du projet par rapport au plan de route validé,
D’augmenter les probabilités d’atteindre les objectifs du projet.

Qu'est-ce qu'un planning projet ?

Le planning projet est un plan détaillé qui indique comment et quand le projet livrera les produits et services définis dans la description du périmètre du projet à réaliser.

Il est fortement connecté à la définition du travail à réaliser, et sa structure est donc alignée à l’organisation du travail pour réaliser le projet, c’est-à-dire au WBS (Work Breakdown Structure). Ce plan détaillé des tâches (activités) à réaliser dans le temps permettra également au PMO d’estimer les ressources nécessaires pour le projet, et donc de consolider un budget.

Le planning est constitué de l’ensemble des tâches nécessaires à la production des livrables du projet. Ces tâches sont connectées entre elles et représentées par des liens. Le maillage ainsi obtenu est le socle de l’analyse planning.

Le planning va permettre :

De vérifier la capacité à remplir l’objectif dans le temps du projet,
D’identifier la marge projet (dite marge totale), qui correspond à l’écart entre le séquencement des tâches du projet qui ont la durée la plus longue (le chemin critique) et l’objectif,
De consolider le prévisionnel de dépenses dans le temps (le budget), qui sera un support pour le contrôle des coûts du projet.

Tout au long du projet, la mise à jour de l’avancement et la re-prévision des tâches à venir permettront de mesurer la performance par rapport à la référence (baseline) ainsi que de réévaluer la marge restante. De cette manière, le planning permet d’évaluer la performance globale du projet. La référence peut être amenée à évoluer, mais uniquement sous conditions strictes de maitrise de la référence intégrée avec le périmètre et budget.

Un Planning Projet peut être représenté sous forme de Réseau de Tâches, qui schématise les séquences des tâches et leurs liens. L’image suivante représente un réseau de tâches typique :

Plus traditionnellement, le planning est représenté sous format de Diagramme de Gantt, qui liste chaque tâche de manière chronologique avec toutes ses durées et liens.

Eléments d'un diagramme de Gantt

Tâches du projet

Les Tâches, ou activités, correspondent à une partie du travail qui doit être réalisé. Elles ont un début, une fin et une durée. Certains autres aspects d’une tâche doivent également être identifiés : le résultat attendu, le responsable de la tâche/activité, les ressources et les données d’entrée nécessaires pour la réalisation.

Jalons projet

Les Jalons sont des événements ou livrables marquants du projet, ils ont une durée nulle.

Liens des tâches

Les Liens relient les tâches entre elles. Ils permettent d’identifier les prédécesseurs d’une tâche/activité (l’ensemble des tâches qui contribuent à la tâche/activité) et les successeurs d’une tâche/activité (l’ensemble des tâches qui consomment le résultat de la tâche/activité). Il existe plusieurs types de liens :

Fin-Début (FD) – La tâche A doit finir avant que la tâche B puisse commencer. Ce type de lien est le plus commun.
Début-Fin (DF) – La tâche A doit commencer avant que la tâche B puisse finir.
Début-Début (DD) – La tâche A doit commencer avant que la tâche B puisse commencer.
Fin-Fin (FF) – La tâche A doit finir avant que la tâche B puisse finir.

Décalage des tâches

Le Décalage (Eng. Lag, Lead) peut être appliqué sur chaque lien. Un décalage peut être positif (ajouter du temps) ou négatif (gagner du temps). Pour un meilleur pilotage avec le planning il est souhaitable de limiter au maximum ces décalages et en explicitant au mieux les tâches.

Le Lag est un délai entre la fin de la Tâche A et le début de la Tâche B. Par exemple je ne peux commencer la tâche B que 5 jours après la fin de la tâche A, ce décalage positif (ou lag) permet par exemple de représenter un transport entre 2 lieux dont la tâche n’est pas maîtrisée par le projet
Le Lead est lorsque la Tâche B est décalée avant sa date de début. Par exemple si je souhaite commencer une tâche/activité B en anticipation de la fin de la tâche/activité A.

Il vaut mieux découper la tâche prédécesseur (la tâche/activité A) afin de représenter précisément le livrable attendu pour démarrer la tâche successeur (la tâche/activité B) à une date précise.

Contraintes des tâches projet

Les Contraintes sont des limitations ou restrictions imposées à l’échéancier projet pour l’exécution d’une tâche/activité. Elles prennent généralement la forme de dates imposées.

Marges projet

La marge libre est la durée du retard pouvant être accumulé par une tâche/activité sans que les successeurs soient retardés,
La marge totale est la durée du retard que peut prendre la date de fin d’une tâche/activité sans retarder la date de fin du projet.

Considérer l’exemple suivant :

La tâche/activité A n’a pas de marge libre et une marge totale de 5 jours,
La tâche/activité B a une marge libre de 5 jours et une marge totale de 5 jours,
La tâche/activité C a une marge libre de 5 jours et une marge totale de 10 jours.

Plusieurs dates importantes cadrent le planning et délivrent des informations clés sur l’état du projet :

La date courante est l’ensemble de dates prévues ou réalisées (dates dans le passé). Elles représentent, à la date de mise à jour du planning, la meilleure vision du plan de route et de la projection de fin du projet.
La date de référence est la date contractualisée entre les parties prenantes du projet en fonction des tâches à réaliser et de la disponibilité des ressources pour atteindre l’objectif du projet. C’est en comparant la date courante à la date de référence que l’on mesure la performance du projet (sur le réalisé) et la capacité à tenir les objectifs de fin du projet.
La date de réalisation/date réelle est la date de réalisation de la tâche/activité.

Ressources complémentaires à découvrir

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Merci à Sébastien DESLANDES, Jeremy LESCOP, Christine ORIARD et à la Practice Planning MIGSO-PCUBED pour leur contribution.

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