Qu’est-ce que le PMO as a Service (PMOaaS) et pourquoi en avez-vous besoin ?
Le « PMO as a Service » n’est pas un concept nouveau. Bien qu’il ne s’agisse que d’une solution parmi nos offres de services de gestion de projet, elle gagne en popularité. Au cours des dernières années, nous avons vu le changement sur le marché, passant d’entreprises purement axées sur les produits à un afflux d’entreprises axées sur les services. La gestion de projet qui faisait déjà partie du paysage des services n’en est pas sortie indemne.
Qu’est-ce que le PMO as a Service (PMOaaS) ?
Le Project Management Office as a Service (PMOaaS) est un service de conseil adaptable qui permet aux clients d’engager autant de gestionnaires de projet que nécessaire pour mener à bien leurs projets. La valeur du PMOaaS est que le client peut faire évoluer à la hausse ou à la baisse le nombre de consultants pour s’adapter aux besoins.
Le PMOaaS diffère du conseil traditionnel où le cabinet de conseils fournit les ressources, mais le client conserve la responsabilité des opérations et des performances du PMO.
Le PMOaaS peut prendre de nombreuses formes, de nombreuses tailles et de nombreux noms dans une organisation comme Managed Services ou Project Management as a Service (PMaas ). Cependant, ils sont fondamentalement identiques.
Utiliser le PMOaaS pour réduire les coûts
Les entreprises ont pris l’habitude d’utiliser des services d’infogérance pour de nombreuses fonctions informatiques : gestion du courrier électronique, gestion du réseau et autres activités similaires. Il s’agit généralement d’opérations relativement stables, mais nécessaires.
Aujourd’hui, les entreprises traduisent ces besoins de travailler comme dans le management de projet et la conduite du changement, pour lesquelles l’embauche d’une expertise hautement spécialisée en interne s’avère trop coûteuse.
En outre, lorsque l’expertise ne fait pas partie des compétences de base de l’organisation, comme c’est le cas pour les entreprises en phase de démarrage qui commencent à prendre de l’ampleur, il faut investir massivement dans les processus, les procédures et les outils nécessaires pour fournir cette expertise en interne.
Une approche de Project Management Office as a Service (PMOaaS) comme MIGSO-PCUBED le propose consiste en une nouvelle façon de mobiliser des projets, des programmes flexibles et de modifier les services de gestion. Dans ce modèle, le partenaire gère tous les aspects de la prestation de services, y compris le recrutement, l’intégration et la formation, pour réaliser des économies et accroître les capacités organisationnelles tout en améliorant les performances d’exécution des projets et des programmes à un rythme soutenu. L’entreprise n’a pas besoin d’effectifs, avec l’avantage supplémentaire que le partenaire est un expert du service fourni. Vous bénéficiez de capacités et de moyens quand vous en avez besoin.
Dans le cas de la sous-traitance, le fournisseur assume la responsabilité de la gestion des performances du projet. Dans de nombreux cas, l’utilisation d’un fournisseur de services d’infogérance permettra même au client de payer moins cher qu’il ne l’aurait fait auparavant en procédant au coup par coup, étant donné que les modèles de tarification sont basés sur les services spécifiques à fournir ainsi que sur le volume et la complexité des projets dans le service.
Mais le point essentiel est que le PMOaaS est davantage un changement d’état d’esprit. Comme pour la plupart des entreprises aujourd’hui, vous devez évaluer comment votre organisation peut passer de la gestion de projet, considérée comme une approche opérationnelle axée sur les processus, à une approche axée sur le service à la clientèle, où l’accent est mis sur la valeur.
Pourquoi les clients adoptent-ils le PMOaaS ?
À l’instar de l’évolution vers les services d’infogérance pour les solutions informatiques, les clients recherchent des partenaires qui les déchargent d’une partie des missions liées aux fonctions support, ce qui leur permet de se concentrer sur leurs compétences de base ou sur ce qu’ils font le mieux. Les clients peuvent avoir de nombreuses raisons différentes de vouloir sous-traiter. Cela peut ne pas forcément être judicieux, cependant, vous devriez sérieusement l’envisager si vous faites les constats suivants :
- Dans le cadre d’initiatives de changement difficiles et cruciales, l’entreprise a besoin d’avoir confiance dans les prestations de son PMO.
- En interne, on constate un manque de compétences ou de moyens pour fournir un service PMO efficace.
- La stabilité apportée par un fournisseur de services unique est nécessaire.
- L’entreprise cherche une plus grande transparence et une meilleure gestion des coûts du PMO.
- Le renouvellement constant des contractuels entraîne une perte de connaissances et de temps.
- L’entreprise ou le programme a une portée mondiale qui exige une meilleure coordination par un PMO mondial bien intégré et normalisé.
- Les activités de l’entreprise sont marquées par une forte mentalité de gestion des services.
- L’entreprise désire développer la maturité interne du PPM en faisant en sorte que le service intègre des processus normalisés dans les opérations qui, à l’avenir, pourront être prises en charge par l’entreprise.
Pour comprendre la raison la plus justifiée de passer au PMOaaS, MIGSO-PCUBED a interrogé plus de quatre-vingt-dix personnes dans cinquante entreprises pour savoir pourquoi elles étaient intéressées par PMO as a Service.
Au départ, nous avons supposé que la majorité de nos clients se préoccuperait de réduire les efforts d’approvisionnement et de gestion. Toutefois, si l’on examine les résultats de l’enquête, on constate que bien qu’il s’agisse d’un aspect important, la capacité à gérer les pics de charge de travail (24 %) et à améliorer la qualité des prestations (22 %) est davantage prise en compte.
Nous constatons également ce phénomène dans le cadre de nos activités chez MIGSO–PCUBED Nous avons été appelés à fournir des services gérés de PMO dans tous les secteurs d’activité et toutes les régions, et ce dans de nombreuses situations différentes. Un client en particulier souhaitait des rapports de service réguliers et ponctuels afin de fournir à ses cadres une visibilité sur les activités du projet et du programme. Cela permettrait aux cadres d’approfondir les facteurs clés qui influencent la qualité de leurs prestations.
D’autres se concentrent sur l’amélioration de l’efficacité organisationnelle. Si on prend l’exemple de notre étude de cas sur Airbus, nous avons pu faire économiser au client 20 % de productivité en mettant en place une solution de PMOaaS. Enfin, de nombreuses entreprises ont fait appel à nos équipes pour mettre en place et gérer leur PMO pendant la durée d’un programme ou d’un projet critique spécifique, améliorant ainsi leur capacité de PMO.
Quelle que soit la raison du passage à une approche PMaaS, notre objectif est de fournir une valeur claire et démontrable au client.
Pourquoi le PMOaaS est-il un modèle d’avenir ?
Le Project Management Office as a Service, comme nous l’avons souligné plus haut, représente un changement d’état d’esprit vers une approche basée sur la valeur, avec le client au centre de votre prestation. Cette approche vous demande de comprendre quelle est la performance requise pour que le client soit satisfait.
Elle exige que les ressources de gestion de projet comprennent clairement comment elles sont liées aux objectifs stratégiques de l’organisation. Si l’accent est mis sur l’efficacité des projets, que puis-je faire dans mon rôle pour éliminer le gaspillage de ces processus d’initiation ou de rapport de l’état. Comment pouvons-nous utiliser la technologie pour améliorer les prestations ? Sur le marché actuel, et surtout à l’avenir, il sera essentiel pour les organisations de se concentrer sur la hiérarchisation des activités, même des activités de gestion de projet, en fonction de l’alignement sur les impératifs stratégiques et la valeur.
En tant que cabinet de conseil en gestion de projet, c’est le cœur même de nos compétences. MIGSO-PCUBED travaille depuis plus de 25 ans avec ses clients pour développer le personnel, les processus et les outils nécessaires, en investissant continuellement dans l’avenir, afin de vous aider à réussir. Les besoins et défis de chacun de nos clients sont uniques. C’est pourquoi nous avons investi très tôt dans l’identification de solutions évolutives à la demande vous donnant accès à des ressources qualifiées afin que vous puissiez en faire plus. Et c’est pourquoi nous continuerons à investir et à innover dans ce modèle de prestation pour l’avenir.
Vous souhaitez passer à un modèle de PMOaas ? Nous pouvons vous aider. Oui, il existe un processus de transition standard que chaque entreprise doit suivre. Dans notre prochain article, nous mettrons l’accent sur les étapes clés à franchir pour passer à un PMO Managed Service.
« Ils apprennent également que la gestion de projet n’est pas vraiment leur compétence principale, mais qu’ils peuvent faire appel à quelqu’un qui s’en chargera bien, et d’une manière qui s’intègre vraiment à leur activité professionnelle. »
Le Project Management Office as a Service (PMOaaS) est une approche qui vise à mobiliser des services de gestion flexibles de projet, de programme et de changement, garantissant la qualité et l’efficacité de la prestation, sur un portefeuille d’activités planifiées.
