Was ist PMO as a Service (PMOaaS) und warum brauchen Sie es?
PMO als Dienstleistung ist kein neues Konzept. Obwohl es nur eine von vielen Lösungen in unserem Angebot an Projektmanagement-Services ist, erfreut es sich zunehmender Beliebtheit. In den letzten Jahren hat sich der Markt von rein produktbasierten Unternehmen zu einer Vielzahl von dienstleistungsbasierten Unternehmen gewandelt. Das Projektmanagement, das bereits Teil der Dienstleistungslandschaft ist, blieb davon nicht unberührt.
Was ist PMO as a Service (Projektmanagement als Dienstleistung/PMOaaS)?
PMO als Dienstleistung (PMOaaS) ist ein anpassungsfähiger Beratungsdienst, der es Kunden ermöglicht, so viele Projektmanager einzustellen, wie sie für die Durchführung ihrer Projekte benötigen. Der Vorteil von PMOaaS besteht darin, dass die Kunden die Anzahl der Berater je nach Bedarf erhöhen oder verringern können.
PMOaaS unterscheidet sich von der traditionellen Beratung, bei der das Beratungsunternehmen die Ressourcen bereitstellt, der Kunde aber die Verantwortung für den PMO-Betrieb und dessen Leistung behält.
PMOaaS kann viele Formen, Größen und Namen in einer Organisation annehmen, wie z. B. Managed Services oder Project Management Office as a Service (PMOaas). Im Grunde sind sie jedoch alle gleich.
PMOaaS zur Kostensenkung nutzen
Unternehmen haben sich daran gewöhnt, Managed Services für viele IT-Funktionen zu nutzen: E-Mail-Betrieb, Netzwerkmanagement und ähnliche Aktivitäten. Dabei handelt es sich in der Regel um relativ stabile, und notwendige Vorgänge.
Nun übertragen Unternehmen diesen Bedarf auf Aufgaben wie Projekt- und Änderungsmanagement, bei denen sich hochspezialisiertes Fachwissen, wenn es intern eingestellt wird, als zu kostspielig erweist.
Darüber hinaus erfordert die Bereitstellung dieses Fachwissens außerhalb der Kernkompetenzen des Unternehmens, wie z. B. bei Start-up-Unternehmen, die mit der Skalierung beginnen, hohe Investitionen in die erforderlichen Prozesse, Verfahren und Tools.
Ein Managed-Service-Ansatz, wie MIGSO-PCUBEDs PMO als Dienstleistung (PMOaaS), ist ein neuer Weg, um flexible Projekte, Programme und Change Management Services zu mobilisieren. Bei diesem Modell verwaltet der Partner alle Aspekte der Leistungserbringung, einschließlich Rekrutierung, Einarbeitung und Schulung, um die Kosteneffizienz und die organisatorischen Fähigkeiten zu steigern und gleichzeitig die Leistung bei der Projekt- und Programmausführung zu verbessern. Das Unternehmen benötigt dadurch keine eigenen Mitarbeiter, und der zusätzliche Vorteil ist, dass der Managed Service Provider ein Experte für die zu erbringende Dienstleistung ist. Sie erhalten Fähigkeiten und Kapazitäten, wenn Sie sie brauchen.
Bei einem Managed Service übernimmt der Anbieter die Verantwortung für das Management der Projektleistung. In vielen Fällen ist es für den Kunden sogar günstiger, einen Managed-Service-Anbieter zu beauftragen, als dies bei einer Einzelvergabe der Fall gewesen wäre, da die Preismodelle auf den spezifischen zu erbringenden Dienstleistungen sowie dem Umfang und der Komplexität der Projekte innerhalb des Dienstes basieren.
Der entscheidende Punkt ist jedoch, dass PMO als Dienstleistung auch ein Umdenken bedeutet. Wie bei den meisten Geschäftstätigkeiten müssen Sie auch bei PMOaaS prüfen, wie Ihr Unternehmen von einem Projektmanagement, das sich auf Prozesse konzentriert, zu einem Kundenservice übergehen kann, bei dem die Wertschöpfung im Mittelpunkt steht.
Warum Kunden zu PMOaaS wechseln
Ähnlich wie bei der Umstellung auf Managed Services für IT-Lösungen suchen Kunden nach Anbietern, die ihnen einen Teil der mit der Bereitstellung von Support-Services verbundenen Belastungen abnehmen, damit sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Die Gründe für die Umstellung auf ein Managed-Service-Modell können vielfältig sein. Es sollte in Umgebungen in Betracht gezogen werden, in denen eine oder mehrere der folgenden Bedingungen gegeben sind:
- Es stehen herausfordernde, kritische Veränderungsinitiativen an, bei denen das Unternehmen Vertrauen in seine PMO-Leistungen braucht.
Es fehlt an Fähigkeiten oder Kapazitäten, um einen effektiven PMO-Service im eigenen Unternehmen bereitzustellen. - Es besteht ein Bedarf an Stabilität, die durch die Zusammenarbeit mit einem einzigen Dienstleister erreicht wird.
- Die Organisation strebt nach größerer Kostentransparenz und Handhabbarkeit des PMO.
- Der ständige Wechsel von Auftragnehmern führt zu Wissens- und Zeitverlusten.
- Die Organisation oder das Programm verfügt über eine globale Reichweite, die eine bessere Koordination durch ein gut integriertes und standardisiertes globales PMO erfordert.
Im Unternehmen herrscht eine starke Service-Management-Mentalität. - Es besteht der Wunsch, eine interne PPM-Reife zu entwickeln, indem der Service standardisierte Prozesse in den Betrieb einbettet, die in Zukunft vom Unternehmen übernommen werden können.
Um die wichtigsten Gründe für den Umstieg auf PMO als Dienstleistung zu verstehen, befragte MIGSO-PCUBED mehr als 90 Personen aus 50 Unternehmen, warum sie an Project Management as a Service interessiert sind.
Ursprünglich gingen wir davon aus, dass die Mehrheit unserer Kunden die Reduzierung des Beschaffungs- und Managementaufwands (21 %) als wichtig erachten würde. Ein Blick auf die Ergebnisse der Umfrage zeigt jedoch, dass dies zwar ein wichtiger Aspekt ist, aber die Fähigkeit, Arbeitsbelastungen zu bewältigen (24 %) und die Lieferqualität zu verbessern (22 %) eine größere Rolle spielen.
Dies zeigt sich auch bei unseren Aufträgen. Wir wurden für die Bereitstellung von PMO Managed Services in verschiedenen Branchen und Regionen und in vielen verschiedenen Kundensituationen herangezogen. Ein Kunde wünschte sich insbesondere eine regelmäßige, pünktliche Berichterstattung, um seinen Führungskräften einen Einblick in die Projekt- und Programmaktivitäten zu geben. Dies ermöglichte es den Führungskräften, die Schlüsselfaktoren zu ermitteln, die die Lieferqualität beeinflussen.
Andere konzentrieren sich auf die Verbesserung der organisatorischen Effizienz. Am Beispiel unserer Airbus-Fallstudie konnten wir durch den Einsatz von PMO-Mitarbeitern für Managed Services eine Produktivitätssteigerung von 20 % erzielen. Und schließlich haben mehrere Organisationen unser Managed-Service-Team beauftragt, ihre PMOs für die Dauer eines bestimmten kritischen Programms oder Projekts einzurichten und zu betreiben um so ihre PMO-Fähigkeiten zu verbessern.
Unabhängig von den Gründen für den Wechsel zu einem Managed-Service-Ansatz liegt unser Schwerpunkt darauf, dem Kundenunternehmen einen klaren, nachweisbaren Wert zu liefern.
Warum ist PMOaaS ein Modell für die Zukunft?
Project Management as a Service stellt, wie bereits erwähnt, einen Mentalitätswandel hin zu einem wertorientierten Ansatz dar, bei dem der Kunde oder Auftraggeber im Mittelpunkt steht. Dieser Ansatz setzt voraus, dass Sie verstehen, welche Leistung erforderlich ist, um Kundenzufriedenheit zu erreichen.
Die Mitarbeiter des Projektmanagements müssen sich darüber im Klaren sein, wie sie mit den strategischen Zielen des Unternehmens verbunden sind. Wie kann ich in meiner Rolle als Projektmanager die Verschwendung von Prozessen zur Initiierung oder Statusberichterstattung beseitigen, wenn der Schwerpunkt auf der Projekteffizienz liegt? Wie können wir Technologien einsetzen, um Verbesserungen bei der Ausführung zu erreichen? Auf dem heutigen und vor allem auf dem zukünftigen Markt wird eine klare Priorisierung der Aktivitäten, auch der des Projektmanagements, auf der Grundlage der Ausrichtung an den strategischen Erfordernissen und der Wertschöpfung für die Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein.
Als Projektmanagement-Beratungsunternehmen ist dies unsere Kernkompetenz. Wir von MIGSO-PCUBED arbeiten seit über 25 Jahren mit unseren Kunden zusammen, um die erforderlichen Mitarbeiter, Prozesse und Tools zu entwickeln und kontinuierlich in die Zukunft zu investieren, damit wir Ihnen zum Erfolg verhelfen können. Jeder unserer Kunden ist einzigartig in seinen Bedürfnissen und Herausforderungen. Deshalb haben wir schon früh in skalierbare On-Demand-Lösungen investiert, die Ihnen den Zugang zu qualifizierten Fachkräften ermöglichen, mit denen Sie mehr erreichen können. Und aus diesem Grund werden wir auch in Zukunft in dieses Bereitstellungsmodell investieren und es weiterentwickeln.
Sie möchten auf ein Managed-Service-Modell umsteigen? Wir können Ihnen helfen. In unserem nächsten Beitrag stellen wir die wichtigsten Schritte des standardisierten Umstellungsprozesses vor, die beim Wechsel zu einem PMO Managed Service zu beachten sind.
Project Management as a Service (PMOaaS) ist ein etablierter Ansatz zur Mobilisierung flexibler Projekt-, Programm- und Änderungsmanagement-Dienstleistungen, der Qualität und effiziente Lieferung für ein geplantes Portfolio von Aktivitäten garantiert.
Case Study
Unsere PMOaaS-Partnerschaft mit diesem Öl- und Gasunternehmen hat dessen PPM-Fähigkeiten, insbesondere bei der Entwicklung eines flexiblen Ressourcenmodells, verbessert.
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