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Projektmanagement ist eine Methode, um sicherzustellen, dass ein Projekt nicht nur greifbare Resultate liefert, sondern auch auf die Organisationsstrategie ausgerichtet ist. Erfahren Sie mehr über die Kraft von effizientem Projektmanagement und wie Ihr Unternehmen dadurch erfolgreicher werden kann.
Projektmanagement (PM) umfasst eine Reihe von Prozessen, die zum Management von Projekten über ihren gesamten Lebenszyklus – von der Initiierung bis zum Abschluss – verwendet werden. Projekte sollten einen definierten Anfang und ein definiertes Ende haben. So unterscheiden sie sich vom täglichen Betrieb. In der Regel von einem Projektmanager geleitet, wird ein Projekt durch ein qualifiziertes Projektteam ausgeführt, welches spezifisches Wissen, Methoden und Tools zur Erreichung des gewünschten Ergebnisses anwendet.
Projektmanagement (PM) umfasst eine Reihe von Prozessen, die zum Management von Projekten über ihren gesamten Lebenszyklus -von der Initiierung bis zum Abschluss - verwendet werden.
Jedes Projekt versucht ein spezielles Problem zu lösen oder eine spezifische Zielsetzung umzusetzen – im Unterschied zum täglichen Betrieb. Die Implementierung eines neuen IT-Systems, den Auf- oder Umbau eines neuen Office oder die Entwicklung eines neuen Produkts oder Dienstleistung, all das sind Beispiele für ein Projekt.
Jede Initiative ist einmalig, darum sollte der Projektmanager damit beginnen, sowohl das Geschäftsszenario als auch den Projektumfang zu klären. Das geschieht mit Projektbeteiligten – mit jenen Menschen, die nachgewiesenermaßen ein Interesse an dem Projekt haben.
Die Projektbeteiligten sollten von Beginn an involviert sein, da sie wichtig für die Definition von detaillierten Projektanforderungen sind und auch schon früh Risiken identifizieren können. Auf diese Art kann der Projektumfang maßgeschneidert werden, bevor das Projekt startet. Das ist nur eine der Möglichkeiten, wie das Projektmanagement helfen kann, damit ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
Was passiert, wenn eine Organisation gleichzeitig mehrere Projekte am Laufen hat? Da wird es möglicherweise von Vorteil sein ein Projektmanagement Office (PMO) zu implementieren. Abgesehen davon, finden es Unternehmen möglicherweise von Vorteil, eine Partnerschaft mit einer Projektmanagement Beratung einzugehen. Das ermöglicht ihnen den Zugang zum Fachwissen und zu den besten Verfahren im Projektmanagement, die in-house verfügbar sind.
Projektmanagement bedeutet nicht nur Projekte rechtzeitig abzuschließen; es geht auch darum, die richtigen Tools und Methoden zu etablieren. Das erfordert Führungsqualitäten, Kommunikationsfreudigkeit und kritisches Denken. Da es unterschiedliche Vorgehensweisen gibt – Agile, Scrum, Predictive, Hybrid, etc. – muss je nach Projekt, Umfeld und Zielsetzung die richtige Methode bzw. die richtige Kombination aus Methoden ausgewählt werden.
Laut dem Project Management Institute (PMI)’s 2018 Pulse of the Profession “verstehen nur 58% der Organisationen wirklich den Wert von Projektmanagement.“ (PMI, 2018) Wenn Sie sich jedoch die nachstehenden Statistiken ansehen, ist der Wert von starken Projektmanagementverfahren für eine erfolgreiche Projektabwicklung klar ersichtlich.
Die Anerkennung von Projektmanagements nimmt erfreulicherweise zu. Der neueste Bericht des Pulse of the Profession besagt, dass “Mehr als zwei Drittel (69 Prozent) der Projektfachleute sagen, dass ihre Führungskräfte das Projektmanagement sehr schätzen und nahezu die Hälfte (46 Prozent) der Unternehmen priorisieren die Entwicklung einer Kultur, die ein Projektmanagement zu schätzen weiß.“ – PMI, 2020.
Kompetentes Fachpersonal, richtige Tools und Prozesse und definierte Ziele, bringen dem Unternehmen einen Erfolg, der weit über den einfachen Abschluss eines Projekts hinausgeht. Ein dauerhaft Projektmanagement während des gesamten Lebenszyklus unter Einsatz der 5 Phasen des Projektmanagements, deutet auf ein starkes Project Management Fundament hin.
Studientipps: Für jene, die sich auf die PMP Prüfung vorbereiten: PMI bezieht sich auf diese Phasen des Projektmanagements als „Prozessgruppen“
Es gibt fünf Hauptphasen beim Projektmanagement – Projektbeginn, Projektplanung, Projektausführung, Projektbetreuung & -kontrolle und Projektabschluss (bei jeder Phase können wir Ihnen Unterstützung anbieten). Diese Phasen bilden zusammen den Lebenszyklus des Projektmanagements und müssen eingehalten werden, um sicherzustellen, dass die Ziele innerhalb des Budgets erreicht werden und einen Mehrwert für eine Organisation entsteht.
Es gibt zahlreiche Quellen für Normen und Methoden des Projektmanagements und viele bieten auch Zertifizierungskurse an – PMI, APM, PRINCE2, etc. Die Benennung dieser fünf Hauptphasen des Projektmanagements kann leicht voneinander abweichen. Nichtdestotrotz sind die Phasen analog und führen zum gleichen Ergebnis: das Projekt von Anfang bis zum Ende abzubilden bei gleichzeitiger Planung und ständiger Überwachung der Fortschritte.
Beachten Sie auch, dass bei einer Agile Methode, diese fünf Phasen nicht linear verlaufen. Der Agile Ansatz folgt einem iterativen Ansatz, bei dem die Projektergebnisse schneller erzielt werden und dann mit jedem Entwicklungszyklus erweitert oder verbessert werden. Dessen ungeachtet ist es wichtig, den Lebenszyklus des Basisprojektmanagements zu verstehen. Egal ob linearer oder zyklischer Ansatz ein Projekt zeichnet sich durch einen definierten Anfang und Ende aus und erfordert von Anfang bis Ende eine sorgfältige Planung und Überwachung des Fortschritts.
Ein Projekt beginnt mit der Initiierungsphase, in der eine Organisation die Prämissen für ein Projekt identifiziert und den Business Case entwickelt. Dazu gehört eine Business Analyse und eine Machbarkeitsstudie für das Projekt. Das Unternehmen muss auch die Anforderungen an Projektbeteiligten und Auswirkungen auf die Organisation berücksichtigen.
Das Ergebnis der Initiierungsphase ist eine Projekt Charta, die die Projektziele definiert, Betroffene identifiziert und begründet, warum das Projekt von der Organisation gebraucht wird.
Sobald ein Projekt bestätigt wird, beginnt die Planungsphase. Die Projektplanung stützt sich dabei auf die bereits vorliegende Roadmap des Projektes. Hier wurde festgelegt, welche Tätigkeiten durchgeführt werden müssen, welche Ressourcen dies ermöglichen sollen und wie viel Geld investieren werden kann.
Das PMI Project Management Body of Knowledge (PMBoK) spaltet folgende Schwerpunkte auf, die in der Planung berücksichtigt werden sollen: Integration, Umfang, Zeitplan, Kosten, Qualität, Ressourcen, Kommunikationen, Risiko, Auftragsvergabe, Projektbeteiligte.
Studientipp: Für jene die sich auf die PMP Prüfung vorbereiten – das neueste PMBOK identifiziert Planung als einen der folgenden Leistungsbereiche: Stakeholders, Team, Entwicklungsansatz und Lebenszyklus, Projektarbeit, Leistung, Messung, Unsicherheit.
Scope Management umfasst den kompletten Arbeitsumfang und die durchzuführenden Aufgaben, die in einem Projektstrukturplan aufgegliedert sind. Ressourcen werden inklusive Rolle und Verantwortung identifiziert und in der Ressourcenaufschlüsselung und im Kommunikationsplan erklärt. Die Kosten werden in der Kostenaufschlüsselung notiert und ein Basisbudget erstellt. Risikomanagement ist in dieser Phase ein wichtiger Teil zur Vorbeugung von Problemen.
Wie Sie sehen, passieren viele wichtige PM Aktivitäten während der Planungsphase. Wenn also jemand über den Projektmanagementplan spricht, ist es wichtig zu wissen, dass sich derjenige möglicherweise nicht nur auf den Projektablauf oder den Projektplan bezieht.
Während der Projektausführung folgt das Projektteam dem Plan, der in der Planungsphase entstanden ist. In dieser Phase werden die geplanten Tätigkeiten unter Überwachung und Koordination des Projektmanagers umgesetzt. Hierbei fallen folgende Projektmanagement-Aufgaben an:
• Priorisierung von Aufgaben und Fristüberwachung,
• Management des Gesamtbudget,
• Führung der Projektteammitgliedern,
• Kommunikation mit den relevanten Parteien und Stakeholdern,
• Ansprechen von Problemen und Konfliktlösung,
• Effiziente Nutzung von Projektmanagement Tools.
Überwachung und Kontrolle ist der Prozess der Nachverfolgung und Überprüfung von Status und Leistung des Projekts, um sicherzustellen, dass jede Aktivität richtig, innerhalb des Zeitraums und Budgets abgeschlossen wird.
Sobald das Projekt bestätigt ist, sind Projektmanager für die Einhaltung des Zeitplanes, für die Einhaltung des Budgets und die Aktualisierung des Projektstatus verantwortlich. Dafür benötigt es detailliertes Wissen, um zusammen mit den Projektbeteiligten proaktive Entscheidungen zu treffen, Änderungen vorzunehmen oder ein Risiko vorherzusehen.
Es gibt viele unterschiedliche Tools und Managementsoftwares, die die Projektüberwachung vereinfachen und effizienter machen können. Die Herausforderung besteht daher darin, die unterschiedlichen Tools zu integrieren und qualitative Daten zu bekommen auf deren Basis Entscheidungen getroffen werden. Digitale Dashboards sind großartige Tools, um dem Projektteam dabei zu helfen, sich von der reaktiven Arbeitsweise zur proaktiven Arbeitsweise zu entwickeln.
Wenn das Projekt für den Abschluss bereit ist, beginnt die Abschlussphase des Projekts. In dieser Phase überprüft das Projektteam und die anderen Beteiligten das Projekt, um sicherzustellen, dass die Ziele und die Definition von Erfolg erreicht wurden, und lässt dies bestätigen.
Ein Projektabschluss sollte auch eine Retrospektive umfassen, bei der das Team identifiziert, was gut gelaufen ist, welche Herausforderungen es gab und welche Erfahrungen man gesammelt hat. Das ist wichtig, um Bereiche für Prozessoptimierungen zu identifizieren und Projektmanagement kontinuierlich zu verbessern.
Schlüsselfragen, die zum Abschluss eines Projekts gestellt werden müssen:
• Haben wir die Projektziele erreicht?
• Welche sind die Ergebnisse und Gewinne dieses Projekts?
• Welchen Herausforderungen ist man begegnet?
• Welchen Prozess hätte man verbessern können? Was könnten wir beim nächsten Mal anders machen?
Projektmanagement verändert sich schnell, da Organisationen globalisiert werden und Remote-Teams allgegenwärtig werden. Es kann sein, dass sich Teammitglieder nie zu Gesicht bekommt, aber der technische Fortschritt ermöglicht eine konstante Konnektivität.
Die Digitalisierung kann auch zum Vorteil des Projekts genutzt werden: von der Onlinedatenanalyse bis zur Informationsbeschaffung und Zusammenarbeit mit Kollegen weltweit. Ein Projektmanager, der technisch auf dem Laufenden ist, kann die Ergebnisse positiv beeinflussen, was ein wichtiger Aspekt für die berufliche Laufbahn eines Projektmanagers ist.
Man erwartet, dass Projektmanagement innerhalb der nächsten Jahre eine zunehmend wichtigere Rolle spielt. PMI Berichte besagen, dass um 2027, Arbeitgeber fast 88 Millionen Menschen in projektmanagementorientierten Positionen benötigen.
Mit der steigenden Nachfrage nach Projektmanagern und nach digitaler Kompetenz gibt es viele Karrierechancen für Fachleute in der modernen Welt des Projektmanagements. Das umfasst auch Projektmanager, die ihre Fähigkeiten erweitern wollen, sowie junge Berufseinsteiger, die auf diesem Gebiet Karriere machen wollen.
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