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La gestión de proyectos es el método utilizado para garantizar que un proyecto aporte, por un lado, resultados concretos a una organización, y por otro, coherencia con estrategia de la misma. Descubre las ventajas de una gestión de proyectos eficaz y como esta puede mejorar los resultados de tu empresa.
La gestión de proyectos (en inglés project management o PM) se define como el conjunto de procesos empleados para gestionar proyectos durante su ciclo de vida, desde la fase de lanzamiento hasta la fase de cierre, ya que todo proyecto debe de contar con un principio y un final determinados. Esto es lo que lo diferencia de las actividades cotidianas. Es un equipo de proyecto, generalmente liderado por un jefe de proyecto que aplica conocimientos y métodos precisos y utiliza herramientas adecuadas para alcanzar los resultados deseados.
La gestión de proyectos (PM) se define como el conjunto de procesos utilizados para gestionar proyectos durante su ciclo de vida, desde la fase de lanzamiento hasta la fase de cierre.
Un proyecto se distingue de las actividades operacionales ya que tiene como objetivo resolver un problema específico o desarrollar una solución para este. Un proyecto puede ser desde el establecimiento de un nuevo sistema de información, la construcción o la reorganización de nuevas oficinas hasta el desarrollo de un nuevo producto o servicio.
Cada iniciativa es única, así pues, el jefe de proyecto debe empezar por aclarar tanto el business case como el perímetro del proyecto. Él puede aclarar estos temas con las partes interesadas del proyecto, es decir, las personas que puedan afectar al proyecto o verse afectadas por este.
Las partes interesadas del proyecto deben de estar involucradas desde su lanzamiento, ya que se consideran miembros esenciales a la hora de definir las exigencias del proyecto de manera detallada e identificar los riesgos lo más pronto posible. De este modo, el perímetro del proyecto puede ajustarse antes del inicio del proyecto, con relación a las obligaciones identificadas. La gestión de proyectos puede contribuir a garantizar el éxito de un proyecto de diferentes maneras.
¿Qué ocurre si una empresa lleva a cabo varios proyectos simultáneamente? Contar con un PMO (Project Management Office) en su organización o recurrir a una empresa de consultoría de gestión de proyectos puede ser beneficioso. Contratar a una empresa de consultoría permite obtener una experiencia en gestión de proyectos y buenas prácticas que no siempre han estado disponibles internamente.
La gestión de proyectos no se limita a realizar un proyecto a tiempo; se trata de que todas las partes interesadas estén de acuerdo sobre las herramientas y los procesos adecuados para lograr los objetivos del proyecto. Para eso, se necesita liderazgo: habilidades de comunicación y pensamiento crítico y para ello, se pueden seguir diferentes metodologías: Agile, Scrum, en cascada, híbrida, etc. Elegir la metodología correcta o la adecuada combinación de metodologías requiere de reflexión y análisis.
Según el informe Pulse of the Profession 2018, “solamente el 58% de las organizaciones entienden completamente el valor de la gestión de proyectos”. Sin embargo, considerando las siguientes estadísticas, el valor de una gestión de proyectos sólida es el éxito de un proyecto (Project Management Institute, 2018).
Las empresas son cada vez más conscientes del valor de la gestión de proyectos. Según el informe Pulse of the Profession 2020, “más de dos tercios (69%) de los profesionales de la gestión de proyectos consideran que sus directivos le conceden una gran importancia, y casi la mitad (46%) de las organizaciones instauran con prioridad una cultura que valoriza la gestión de proyectos” (PMI, 2020).
Cuando las personas, las herramientas y los procesos adecuados se unen y convergen hacia objetivos comunes, las empresas logran más allá del éxito de un determinado proyecto. Una forma de garantizar la solidez de las prácticas de gestión de proyectos es seguir siempre las etapas del ciclo de vida en su gestión, es decir, las cinco fases de la gestión de proyectos.
Para ir más allá: para los candidatos que preparan la certificación PMP®, el PMI llama a estas fases de la gestión de proyectos los “grupos de procesos”.
En la gestión de proyectos existen cinco grupos de procesos que corresponden a las cinco etapas de un proyecto: el lanzamiento, la planificación, la ejecución, el seguimiento y el control y finalmente, el cierre. Estas etapas constituyen el ciclo de vida de la gestión de proyectos y deben seguirse para garantizar que se logran los objetivos del proyecto, se respeta el presupuesto y se crea valor para la organización.
Muchos organismos profesionales elaboran normas y metodologías de gestión de proyectos y la mayoría de ellos ofrecen incluso cursos de preparación para sus certificaciones como el PMI, el APM, PRINCE2 etc. Las nomenclaturas para designar las cinco etapas claves de la gestión de proyectos pueden variar ligeramente de un organismo a otro. Sin embargo, estas etapas son similares y conducen al mismo resultado: hacerle un seguimiento al proyecto desde su inicio hasta su cierre, mientras se planifican las actividades y se supervisa el progreso.
Cabe destacar que, al seguir la metodología Agile, estas cinco etapas no son lineales. Agile es un enfoque iterativo con la que el resultado final se alcanza antes que con un método tradicional y luego se puede ampliar o mejorar con cada sprint. No obstante, es importante entender los fundamentos del ciclo de vida de un proyecto. Independientemente del método de gestión de proyectos utilizado, en cascada o ágil, un proyecto debe tener un inicio y un final determinados, lo que requiere una planificación rigurosa y un control del progreso a lo largo del proyecto.
La primera fase de un proyecto es la fase de lanzamiento. En este caso, la organización identifica la necesidad a la que cubrirá el proyecto y redacta un business case para este. Esto incluye un análisis de la situación y un estudio de factibilidad que justifique el interés del proyecto. La organización también debe tener en cuenta las necesidades de las partes interesadas y el impacto del proyecto para ellas.
La fase de lanzamiento se traduce en la redacción de una normativa del proyecto que define los objetivos, enumera a los actores interesados y justifica el interés del proyecto.
Una vez aprobado el proyecto se inicia la fase de planificación. La planificación establece la hoja de ruta del proyecto, que incluye el trabajo que se va a realizar, los recursos necesarios para llevarlo a cabo y el presupuesto del proyecto.
El Project Management Body of Knowledge (PMBoK) del PMI agrupa diez áreas de conocimientos que deben movilizarse para la planificación de un proyecto:
Para ir más allá: los candidatos que se preparan para la certificación PMP®, la séptima y última versión del PMBOK identifica la planificación como una de las ocho áreas de rendimiento del proyecto, entre las que se incluyen: la gestión de las partes interesadas, del equipo de proyecto, del enfoque de desarrollo, de los trabajos del proyecto, de la medición, de la entrega y de la incertidumbre. Las diez áreas de conocimientos de la sexta edición del PMBOK han sido actualizadas en la séptima edición tratándose ahora de ocho áreas de desempeño.
Para la gestión del perímetro, el estado de los trabajos y las tareas a realizar se definen en la estructura de descomposición del trabajo o Work Breakdown Structure (WBS). Los recursos se identifican por sus funciones y responsabilidades en la estructura de desglose de recursos o Resource Breakdown Structure (RBS) pero también pueden aparecer en el plan de comunicación. Los costos se presentan en la estructura desglosada de costos o Cost Breakdown Structure (CBS) y el presupuesto de referencia se establece en concordancia. Para evitar problemas a lo largo de todo el proyecto, la gestión de riesgos también forma parte de la fase de planificación.
Como pueden apreciar, la mayoría de las principales actividades de gestión de proyectos tienen lugar durante la fase de planificación. Por lo tanto, es importante tener en cuenta que cuando hablamos del plan de gestión de proyectos, no nos referimos al planning o al plan del proyecto.
La ejecución de un proyecto es la fase donde el equipo implementa y lleva a cabo lo que se definió en la planificación. Aquí es donde se desarrolla el trabajo y requiere revisión y coordinación por parte del o de los jefes de proyecto. Sobre la base de un marco de gestión de proyectos, el jefe del proyecto:
El seguimiento y el control de un proyecto consiste en comprobar el progreso y el rendimiento del proyecto para garantizar la correcta finalización de cada actividad, dentro de los plazos fijados y respetando el presupuesto.
Una vez que el proyecto está en marcha, el jefe de proyecto es responsable de estimar la fecha de finalización del mismo, del cumplimiento del presupuesto y de la actualización de su estado. Saber qué está sucediendo exactamente en el proyecto permite a las partes interesadas tomar decisiones preventivas para corregir cualquier tarea en atraso o evitar cualquier riesgo identificado.
Muchas herramientas y software de gestión pueden hacer que este proceso sea más fácil y eficiente. El reto consiste en integrar las diferentes herramientas y extraer datos de calidad para tomar decisiones informadas. Un cuadro de mando digital es una excelente herramienta para ayudar a un equipo de proyecto a pasar de un funcionamiento reactivo a un funcionamiento preventivo.
La fase de cierre comienza cuando el proyecto está a punto de finalizar. El equipo del proyecto y las partes interesadas revisan el proyecto para asegurarse de que se han alcanzado los objetivos definidos y de que el proyecto cumple con los criterios de éxito establecidos.
El cierre del proyecto también debe incluir una reunión informativa en la que el equipo pueda comentar qué ha ido bien, qué dificultades han encontrado y qué lecciones se han aprendido. Es una fase importante para identificar las áreas de mejora.
Las preguntas fundamentales que deben plantearse al examinar un proyecto son las siguientes:
A medida que las organizaciones crecen a nivel mundial y el trabajo a distancia se convierte en la norma, la gestión de proyectos está cambiando rápidamente. La realidad es que un jefe de proyecto puede que nunca se reúna en persona con los miembros de su equipo ya que los avances tecnológicos permiten una conectividad permanente entre los miembros del equipo.
Estos avances tecnológicos hacen que las competencias digitales sean indispensables. Desde el análisis de los datos numéricos hasta la búsqueda de información y la colaboración con colegas de todo el mundo, la capacidad de utilizar la tecnología en beneficio del proyecto es imprescindible. Estar al día de cuál es la tecnología que puede mejorar los resultados de un proyecto, es un aspecto importante del desarrollo profesional de un jefe de proyecto.
Se espera que los puestos de trabajo de gestión de proyectos crezcan en los próximos años. El PMI afirma que, para el 2027, el sector necesitará cerca de 88 millones de profesionales en los cargos de la gestión de proyectos.
Los jefes de proyecto y las competencias digitales están cada vez más demandados. Ya sean jefes de proyecto buscando desarrollar sus competencias o jóvenes profesionales queriendo iniciar su carrera en este sector, las oportunidades son numerosas para los profesionales que desean llevar su carrera a otro nivel.
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