¿Qué es una PMO? La Guía Completa
Si te dedicas a la gestión de proyectos, es probable que conozcas el término PMO (Project Management Office, por sus siglas en inglés), o también conocido como Oficina de Gestión de Proyectos. Lo más probable es que la empresa en la que trabajas disponga ya de una, ya que aproximadamente el 75% de las compañías la tienen. Como especialistas en la configuración y entrega de PMO desde hace 30 años, en MIGSO-PCUBED sabemos la diferencia que hay entre simplemente tener una PMO y tener una realmente excelente.
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¿Qué es una PMO?
Una Oficina de Gestión de Proyectos (o PMO), se define como un organismo que tiene como objetivo la consecución de los objetivos empresariales a través de la gestión del portfolio de proyectos.
La PMO se encarga de coordinar, y a menudo dirigir, las actividades de un portfolio de proyectos y programas, comunicando su estado a las partes interesadas.
Échale un vistazo a nuestra propia definición de PMO y cómo la vemos en MIGSO-PCUBED.
Los beneficios de una PMO
Una PMO eficaz es clave para alcanzar el éxito. Entre sus funciones están la de ayudar a coordinar, comunicar, liderar y supervisar las actividades de todas las partes interesadas e involucradas en el proyecto. Asimismo, proporciona una síntesis del estado del proyecto (programación, problemas, riesgos que puedan surgir) informando regularmente sobre métricas relevantes o indicadores clave de rendimiento (Key Performance Indicator, o KPI por sus siglas en inglés). Estos son dados a conocer a través de paneles (dashboards) y herramientas de informes, que permiten a los líderes de las empresas tomar decisiones mejor fundadas. Los responsables de la PMO también tienen en cuenta todas las necesidades de las personas, impulsando los aspectos de la gestión del cambio entre las partes participantes en el proyecto.
Una PMO eficaz ayuda a las organizaciones a:
- Incrementar la confianza en la planificación
Un plan de base bien definido, respaldado por una planificación bien detallada, da confianza a la hora de pensar que los objetivos establecidos para el programa son alcanzables. - Aumentar la visibilidad y la confianza del estado del proyecto
La presentación de informes claros y coherentes en cada proyecto o programa y portfolio de trabajo, respaldados por datos fiables, apoya el liderazgo eficaz del programa. - Controlar cambios
Comprendiendo el impacto de los cambios y comunicar el valor de los cambios previstos antes de realizarlos. - Gestionar la mejora continua
Haciendo uso de los datos del programa para comprender problemas de rendimiento y fortalezas para ayudar a centrar los esfuerzos en mejorar la capacidad de entrega.
Lee nuestro caso práctico: Configuración avanzada de una PMO para un cliente del sector del automóvil (en inglés)
Roles & Responsabilidades de una PMO
Una PMO desempeña varias funciones dentro de la gestión de proyectos. Además, puede desempeñar otras muchas funciones dentro de la organización, pero este hecho se reduce al nivel en el que se encuentra dentro de la propia empresa. En primer lugar, echemos un vistazo al nivel del proyecto.
El rol de una PMO en un proyecto
Entre sus funciones más comunes se encuentran la elaboración de la planificación del proyecto, la gestión de riesgos, las actualizaciones de estados y la elaboración de informes periódicos en función de los KPIs. Aunque tiene muchas funciones, no hay que olvidar que su objetivo principal es entregar proyectos de manera exitosa.
Tipos de PMO: niveles dentro de una organización
Como se ha destacado anteriormente, las PMO pueden operar en muchos niveles dentro de una organización. Se pueden establecer como principales conductoras a nivel de un proyecto, programa o portafolio. O pueden asignarse para dar soporte a nivel empresarial, de organización o departamental. Y, finalmente, pueden establecerse para operar de forma independiente, centrándose en la gestión más eficaz de un solo programa.
Puedes comprobar que la integración de la PMO a nivel empresarial ayuda significativamente a mejorar el impacto que pueden tener sus otras PMO, tanto en la entrega de programas, como de proyectos en toda la organización.
Roles dentro de una PMO
Además de los distintos niveles, la PMO también puede asumir funciones variables, dependiendo de las necesidades y madurez de la organización. Normalmente asume uno de estos cuatro roles:
El PMO habilitador (enabler) ejerce como la ventanilla única para la implantación de la metodología de mejores prácticas y datos del programa.
El Coach se centra en el aumento de las capacidades, la incorporación de mejores prácticas y la transferencia de habilidades.
El Guardián (guardian) está concentrado en la gestión de los hechos, sirviendo como una alarma temprana ante las partes interesadas clave.
Por último, el PMO “Partner” actúa como un acelerador de entregas que proporciona confianza para alcanzar el éxito.
Áreas clave de interés
Si observamos todos los diversos niveles y roles de la PMO, es fácil sentirse abrumado o no saber por dónde empezar. Las responsabilidades de la PMO dependen tanto del nivel en el que se encuentra en la organización como del papel que ha asumido dentro de ella.
Entre sus responsabilidades más comunes pueden incluirse desde funciones de soporte en gestión de proyectos hasta ser realmente responsables de los proyectos, proporcionando gestores de proyecto a los equipos durante de los mismos.
Por lo tanto, al implementar una PMO recomendamos centrarse en algunas áreas clave, como son:
- Un enfoque orientado a la consecución de los objetivos y requisitos de la organización.
- Un fuerte apoyo e implicación activa de la dirección.
- Una gobernanza y controles eficaces.
- Un claro enfoque hacia la entrega apoyado en un equipo flexible y comprometido con el proyecto.
- Procesos y herramientas en línea con los objetivos.
- Integridad de los datos y análisis e información proactivas.
- Transferencia de habilidades donde “la creación de capacidades es fundamental”.
- Gestión de los stakeholders que haga un fuerte hincapié en la participación y la comunicación entre todas las partes.
Esto permite establecer primero los conceptos básicos para mejorar la entrega y, a continuación, establecer una reputación como controlador de adición de valor. Con esto como línea base se puede definir una hoja de ruta para la mejora continua de la PMO.
Tendencias de la PMO
La PMO se ha transformado a lo largo de los últimos años en un impulsor de valor. Las tendencias a las que se enfrentaron las oficinas de gestión de proyectos de cara a 2020 fueron:
- la necesidad del teletrabajo,
- el incremento de las soft skills y el liderazgo dentro del equipo,
- la expansión de los conocimientos en Agile,
- el desarrollo de habilidades analíticas, digital y de pensamiento estratégico.
La PMO vio cómo su credibilidad y sus acciones dentro del negocio incrementaban gracias a que las oficinas de gestión de proyectos:
- mejoraban la formación de su personal,
- se ajustaban a los objetivos estratégicos de la organización, y
- apoyaban la transición hacia nuevas formas de trabajo.
Como todos sabemos, en 2020 la irrupción del nuevo coronavirus provocó que empresas de todo el mundo comenzaran a trabajar de forma remota sin descanso. Incluso algunas de ellas reconvirtieron sus PMOs para que tuvieran la capacidad de ayudarles en la estructuración y dirección de los programas de recuperación y cumplimiento del COVID-19.
Así pues, aquellas empresas que invirtieron previamente en tecnologías de colaboración pudieron tener una transición hacia servicios online sin problemas. Sin embargo, las empresas que no estaban preparadas tardaron meses en superar estos retos.
Aunque todas estas tendencias siguen siendo reales, el futuro de las oficinas de gestión de proyectos reside en ser híbrida (en todos sus sentidos).
Tendrán que ser capaces de adaptar sus formas de trabajo para así dar cabida a la asistencia, tanto online como presencial, de las partes interesadas. Asimismo, tendrán que adaptar los procesos de gestión para englobar tanto las formas de trabajo más tradicionales como las más actuales y adaptativas, como es el ejemplo de Agile.
Se acabó el ser solo una cosa: ahora se puede tener una metodología de trabajo tradicional o una Agile, y elegir entre ser híbrido o digital. Aunque, si somos realistas, las PMO en un futuro tendrán la capacidad de ser totalmente digitales.
Si observamos la imagen anterior, podemos hacernos algunas preguntas para reflexionar:
- ¿Hasta qué punto debemos estar digitalizados para aumentar nuestra visibilidad?
- ¿Hasta qué punto debemos utilizar las metodologías ágiles para aumentar la confianza en la entrega?
- ¿Hasta qué punto debemos ser tradicionales para garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos?
- ¿Necesitamos subir o bajar el volumen de trabajo para que el equipo rinda al máximo?
Se observa que la tendencia que la PMO está tomando es de ser la impulsora de una mayor capacidad y entrega de valor dentro de la empresa. ¿Su oficina de gestión de proyecto está haciendo esto?
Esperamos que esta guía te haya resultado útil. Si estás pensando en mejorar tu oficina de gestión de proyectos, consulta nuestro artículo sobre las mejores prácticas en una PMO o contáctanos para obtener más información.
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