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La PMO (oficina de gestión de proyectos, programas o carteras) suele tener mala reputación. Cuando se dice “PMO“, es posible que algunos altos ejecutivos piensen en lo bueno, pero la mayoría se estremece al pensar en la sobrecarga administrativa que supone estar moviendo papeles de un lado a otro y el trabajo de vigilancia para garantizar el cumplimiento de todas las normas.
¿Crees que le ocurre lo mismo a tu PMO? Probablemente se deba a que tu equipo se centró en una iniciativa de mejora de la PMO. ¿Aún no has llegado a ese punto? No pasa nada, aquí te explicaremos cómo preparar tu PMO para los retos que se le avecinan.
La mala reputación de las PMO alcanzó su punto álgido hace varios años. Tanto es así, que nuestro artículo original sobre el aumento de la madurez de la PMO se titulaba “¿Están las PMO heridas de muerte?”. En parte se trataba de conversaciones sobre el miedo, con el auge de la inteligencia artificial (IA), pero la mayor parte del discurso era válido y necesario. En 2017, algo más del 70 % de las organizaciones contaban con una PMO. Sin embargo, la gran mayoría de ellas eran incapaces de cuantificar su valor, lo que se conoce como “PMO zombie”.
Hubo un tiempo en que bastaba con gestionar los calendarios de los proyectos y la documentación de cumplimiento normativo para garantizar que la PMO aportaba valor. Sin embargo, ese ya no es el caso. Con todo el trabajo en marcha –innovación, lanzamientos rápidos de productos, mejora de procesos Lean–, la PMO es el pegamento que lo mantiene todo unido.
Por ello, las PMO deben adoptar una mentalidad más estratégica, ir más allá de la mera gestión de los aspectos tácticos de la ejecución de proyectos y vincular sus proyectos a la estrategia corporativa.
Desafortunadamente, según una encuesta realizada por el PMI (Project Management Institute) en 2018, “solo el 41 % de las organizaciones con una PMO empresarial implantada, sienten que está adecuadamente alineada con su estrategia”.
Así pues, aunque la PMO no está muerta todavía, necesita transformarse y adaptarse a los cambios que se avecinan.
¿Es la primera vez que quieres implantar una PMO? Para empezar con buen pie, lee nuestros artículos Configuración de una PMO y Buenas prácticas de las PMO.
Existen muchos modelos de madurez para la mejora de la gestión de proyectos: CMMI, P3M3, OPM3. En nuestro artículo sobre la mejora de la capacidad de entrega con P3M3 y un reciente estudio de caso sobre controles en vuelo (ambos en inglés), mostramos nuestro enfoque para la mejora de la gestión de proyectos. El caso de promover el ascenso de tu PMO en la escala de la madurez realmente no es algo muy diferente. Acabamos de añadir un cuarto paso centrado en la evolución continua.
Identificar la situación actual de la PMO mediante una evaluación de madurez.
Identificar dónde debe estar.
Completar un análisis de carencias y elaborar un plan de acción.
Estructurar la PMO para una mejora continua.
Así que tu primera pregunta probablemente sea “¿qué es el Modelo de madurez de una PMO y en qué punto exacto nos encontramos?”
Cuando una PMO no está haciendo el trabajo que se espera de ella, necesitará mejorar o evolucionar hasta que tenga las capacidades para hacer el trabajo requerido. Si no lo hacen, puede que simplemente haya que eliminar la PMO. Esto se debe bien a que se percibe como un área fácil de recortar durante una recesión, o bien porque la organización podría beneficiarse por otros medios.
Este primer paso consiste en comparar la prestación de servicios de la PMO con un conjunto de normas externas. Las organizaciones suelen contratar a un asesor externo para que realice una evaluación objetiva de la madurez de tu PMO. No obstante, tú mismo puedes llevar a cabo una evaluación interna; solo debes asegurarte de no maquillar demasiado de color de rosa tus actividades de PMO.
Los niveles de madurez de la PMO son muy similares a los niveles de madurez de la gestión de proyectos, resaltados en el siguiente gráfico. La madurez va desde el Nivel 1 (Inicial / Adhoc), donde realmente no existe una PMO formal, hasta el Nivel 5 (Optimizar / Mantener).
Así que, aunque descubrir en qué posición se encuentra tu PMO puede resultar descorazonador (especialmente si su calificación está por debajo del 1), la clave aquí es ser honesto. La única manera de saber si tu PMO aporta realmente valor es preguntar a las partes interesadas.
La buena noticia es que, mientras mantienes estas conversaciones, empezarás a comprender dónde necesitas estar realmente, lo que nos lleva al paso 2.
Una nota al margen interesante, las oficinas de gestión de proyectos son como las personas: maduran a ritmos diferentes. Por ello, a menudo sus niveles de madurez no están donde deberían. Sin embargo, a diferencia de lo que ocurre con las personas, puede que algunas PMO no necesiten madurar.
A menudo, las PMO fracasan porque hay un desajuste en las expectativas o en la comprensión de cuál es su papel. Como no existe una definición única de PMO, se producen desajustes todo el tiempo. Además, la falta de un objetivo claro contribuye a la incertidumbre sobre los tipos y el nivel de competencias que requiere la PMO, lo que da lugar a otros problemas.
Expectativas dispares
Mala ejecución
Sin suficientes apoyos por parte de la dirección
Visto como un gasto innesario
Propósito no está claro
No se puede articular su valor
Razones por las que una PMO fracasa
Por ejemplo, puede suceder que la organización solo necesite una PMO a un nivel determinado. La clave aquí es establecer una expectativa clara sobre el rol de la PMO y, a continuación, elegir el personal en consecuencia. Este segundo paso requiere examinar los requisitos empresariales, incluida la proyección de futuras iniciativas, y evaluar lo que otras PMO están haciendo bien. De este modo, podrá identificar hacia dónde necesita moverse y por qué.
Otro ejemplo es que supongamos que una organización está trabajando en un programa de transformación crítico con un gran número de flujos de trabajo, cada uno con sus propios jefes de proyecto. La directiva de la PMO consistía en garantizar que todos los proyectos se ajustaran al calendario previsto. Por ello, la PMO se centró en presentar informes de situación precisos a la alta dirección.
En esta situación concreta, lo que se necesitaba exactamente era una PMO del tipo de las de cumplimiento o guardiana. Para más información, consulte la sección 4 roles diferentes que desempeñan las PMO.
Al trabajar con muchas organizaciones a lo largo de los años, hemos visto que las PMO suelen adoptar alguna de las siguientes cuatro personalidades diferentes.
La PMO facilitadora, situada en la base de la escala de madurez, desempeña un papel principalmente administrativo. Piense en este tipo de PMO como su ventanilla única para todo lo relacionado con metodología y datos, donde se encargan de recopilar y publicar informes de progreso como un centro de información. Cuando un gestor de proyecto quiere saber qué entregables son compatibles con una determinada pasarela o cómo completar una tarea, la PMO facilitadora puede indicar la documentación clave del proceso para guiar a los gestores de proyecto sobre lo que se espera.
Unos peldaños más arriba en la escala de influencia se encuentra la PMO guardiana. Frecuentemente caracterizada como un agente de policía, este tipo de PMO vela por que los gestores de proyecto cumplan las normas de ejecución de los proyectos.
Este tipo de PMO suele contar con personal más experimentado, tanto en la organización del cliente como en metodologías de gestión de proyectos. Por ello, los miembros de la PMO guardiana no solo recopilarán los informes de los proyectos, sino que también los analizarán. Su valor reside en actuar como un sistema de alerta temprana para la dirección y presentar soluciones para que las cosas vuelvan a su cauce.
En la PMO entrenadora, de forma similar a la PMO facilitadora, las personas que la integran tienen mayores niveles de experiencia, lo que añade más valor a los proyectos en los que participan. En lugar de interactuar únicamente con los gestores de proyecto, se comunicarán activamente en ambas direcciones, resumiendo el estado de las iniciativas hasta el nivel de la cartera global.
Las personas que forman parte de una PMO de nivel entrenadora conocen su metodología al dedillo, tanto si está basada en PMI o PRINCE2, como en SSM o incluso en PROSCI. Su valor reside en la transferencia de estos conocimientos a la organización, la mejora de las cualificaciones de los gestores de proyectos y la incorporación de las mejores prácticas a medida que los equipos completan su trabajo. A menudo influyen en el comportamiento modelándolo.
Por último, las PMO más maduras actúan como asociadas. La PMO asociada cuenta con altos cargos capaces de diseñar e implantar procesos clave y con experiencia para influir en la estrategia.
Si un proyecto tiene problemas, la PMO asociada puede alinearse temporalmente para volver a encarrilarlo. La PMO asociada también puede actuar como aceleradora de la entrega, reestructurando los procesos empresariales existentes para satisfacer mejor las necesidades de la organización o mejorando la cualificación de los gestores de proyectos.
Con una comprensión más precisa del tipo de PMO que desea ser, podrá determinar el nivel de madurez adecuado para tu organización.
Ahora que ya has establecido dónde quieres estar, es el momento del Paso 3: resumir las carencias clave identificadas durante las conversaciones con las partes interesadas y elaborar un plan de acción para resolverlas.
Un enfoque típico de la mejora de la madurez consiste en dedicar un esfuerzo específico a aumentar las cualificaciones del personal interno. El reto de este planteamiento es que se tardará algún tiempo en rentabilizar la inversión, ya que los saltos en la madurez pueden llevar de 12 a 18 meses.
Si no dispones de ese tiempo, una segunda opción es subcontratar las competencias clave o el funcionamiento completo de la PMO. Nosotros creemos que los servicios gestionados de PMO u PMO como servicio (PMOaaS, del inglés PMO as a Service) son el modelo del futuro. La ventaja de este enfoque es que se no necesita gestionar varios contratos independientes ni tener que lidiar con contratistas independientes para que trabajen en equipo. Y si las cosas no van bien, hay un único punto de responsabilidad para poner remedio.
Sin embargo, si estás aquí, probablemente estés buscando algunas victorias rápidas o quick wins para tu propia PMO. Por desgracia, tenemos que confesar que no existe un enfoque único que sirva para todas las PMO. Tú mismo debes hacer el trabajo duro de comprender las carencias en las expectativas de entrega y definir acciones de mejora para rectificarlas. Por suerte, no tienes que hacerlo en solitario.
La clave está en decidir pequeños pasos de cambio, evaluar si aportan valor y volver a empezar. Este es nuestro último paso para que nuestra PMO ascienda por la escalera de la madurez.
Aquí el juego se llama Mejora Continua. Así que debes preguntarte constantemente: “¿Aquí es donde debería estar la PMO? ¿Hay algo más que podamos ofrecer? ¿Qué otra cosa podríamos estar haciendo?”
Una forma que hemos encontrado de hacer esto es lograr que las partes interesadas y los gestores de proyectos influyentes se pongan de tu lado. Aprovecha tu experiencia en la gestión de proyectos y consigue tus aportaciones para nuevas ideas. A continuación, toma fragmentos de lo que hacen, combínalos con las mejores prácticas de la PMO y reconoce su contribución al plan de maduración de la oficina de gestión de proyectos (PMO).
Además, el plan debe establecer comunicaciones para gestionar continuamente las expectativas de los clientes y las partes interesadas. Necesitas que te respalden y necesitas hacerles partícipes del proceso. De lo contrario, sospecharán mucho cuando esa PMO guardiana que estaba acostumbrada a azotar a los gestores de proyectos con “palos afilados” de repente empiece a colgar zanahorias y a sugerirles enseñarles algo nuevo en su lugar.
Cuando todo va bien en los proyectos, probablemente es porque la PMO está haciendo su trabajo, aunque rara vez se lleve el mérito. El éxito suele atribuirse al equipo del proyecto, y eso es algo bueno. Sin embargo, piensa que hablar del valor que tú aportas y centrarse en la mejora continua es un poco de autopreservación. Si la gente no sabe en qué estás trabajando y cómo puedes ayudarles, no podrás ayudarles.
Por lo tanto, independientemente del nivel en el que trabaje actualmente tu PMO, asegúrate de contar con un equipo sólido que pueda comunicar lo que hace la PMO y cómo aporta mayor valor a la empresa. Prepárate para poner a la PMO en el punto de mira. Puede que solo necesite madurar un poco más.
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