PMO Reifegradmodell - Ist Ihr PMO bereit für die Zukunft?

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Das PMO – das Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagementbüro – hat oft einen schlechten Ruf. Bei dem Wort „PMO“ denken einige Führungskräfte vielleicht an etwas Positives, aber die meisten erschaudern bei dem Gedanken an den Verwaltungsaufwand, der mit dem Herumschieben von Dokumenten und der Konformitätskontrolle verbunden ist. Nicht Ihr PMO, meinen Sie? Das liegt wahrscheinlich daran, dass der Fokus Ihres Teams auf einer PMO-Verbesserungsinitiative liegt. Sie sind noch nicht so weit? Kein Problem, denn hier erfahren Sie, wie Sie Ihr PMO für die Zukunft fit machen.

Inhaltsverzeichnis

Ist das PMO bereit für die Zukunft?

Der schlechte Ruf des PMOs hat vor einigen Jahren seinen Zenit erreicht. Dessen Ausmaß war derart gravierend, dass unser ursprünglicher Artikel über die Verbesserung der PMO-Reife den Titel „Stirbt das PMO?“ trug.  Zum Teil beruhte das auf Angstmacherei angesichts des Aufstiegs künstlicher Intelligenz (KI), aber in wesentlichen Punkten war die Diskussion berechtigt und notwendig. Im Jahr 2017 verfügten etwas mehr als 70 % der Unternehmen über PMOs. Die große Mehrheit von ihnen war jedoch nicht in der Lage, deren Wert zu quantifizieren, womit sie sich den Begriff „Zombie-PMOs“ einhandelten.

Vor einiger Zeit reichte die einfache Verwaltung von Projektplänen und Compliance-Dokumenten aus, um sicherzustellen, dass das PMO einen Wertbeitrag leistet.  Doch das ist nicht mehr der Fall. Bei all der Arbeit – Innovation, rasante Produktveröffentlichungen, schlanke Prozessverbesserungen – ist das PMO das Bindeglied, das alles zusammenhält.

Daher müssen PMOs eine strategischere Denkweise annehmen, die über das Management der taktischen Aspekte der Projektdurchführung hinausgeht und ihre Projekte mit der Unternehmensstrategie verknüpft. Leider sind laut einer Umfrage des PMI aus dem Jahr 2018 „nur 41 % der Unternehmen, die über ein PMO verfügen, der Meinung, dass dieses angemessen auf die Strategie abgestimmt ist.“

Das PMO ist also nicht tot, aber es muss sich wandeln.

Wie Sie die Kompetenzen Ihres PMO erweitern können

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Foto de David Pisnoy en Unsplash

Es existieren zahlreiche Reifegradmodelle zur PM-Verbesserung – CMMI, P3M3, OPM3.  In unserem Artikel über die Verbesserung der Lieferfähigkeit mit P3M3 und einer aktuellen Fallstudie über Bordkontrollen erläutern wir Ihnen unseren Ansatz zur PM-Optimierung.  Wenn es darum geht, Ihr PMO auf der Reifegradleiter nach oben zu bringen, ist das nicht anders. Wir haben gerade einen vierten Schritt hinzugefügt, der sich auf die kontinuierliche Weiterentwicklung konzentriert.

Die vier Schritte zur Erhöhung der PMO-Reife:

  1. Ermitteln Sie anhand einer Reifegradbewertung den aktuellen Stand des PMOs.

  2. Bestimmen Sie, wo es stehen sollte.

  3. Führen Sie eine Lückenanalyse durch und stellen Sie einen Aktionsplan auf.

  4. Strukturieren Sie das PMO für eine kontinuierliche Verbesserung.

Ihre erste Frage lautet wahrscheinlich: „Was ist das PMO-Reifegradmodell und wo genau befinden wir uns darin?“

Einführung in das PMO-Reifegradmodell

Wenn ein PMO nicht die erwartete Arbeit leistet, muss es sich verbessern oder weiterentwickeln, bis es über die nötigen Kompetenzen verfügt, um die geforderte Arbeit zu leisten. Wenn dies nicht gelingt, muss das PMO möglicherweise einfach abgeschafft werden.  Das liegt entweder daran, dass es als ein Bereich angesehen wird, der in einer Rezession leicht zu kürzen ist, oder daran, dass die Organisation auf andere Weise davon profitieren könnte.

Dieser erste Schritt besteht darin, die vom PMO erbrachten Leistungen mit externen Standards zu vergleichen. In der Regel beauftragen Unternehmen einen externen Berater mit einer objektiven Bewertung des Reifegrads ihres PMO. Sie können jedoch auch intern eine Bewertung vornehmen. Achten Sie nur darauf, dass Sie Ihre PMO-Aktivitäten nicht zu rosig darstellen.

Die Stufen der PMO-Reife ähneln den Stufen der Projektmanagement-Reife, die in der untenstehenden Grafik hervorgehoben werden.  Der Reifegrad reicht von Stufe 1 (Initial / Adhoc), bei der noch kein formelles PMO eingerichtet ist, bis hin zu Stufe 5 (Optimize / Sustain).

Five levels of PMO Maturity evolution
Hoja de ruta de una PMO

Auch wenn es entmutigend sein kann, herauszufinden, wo Ihr PMO rangiert (vor allem, wenn Sie sich selbst unter 1 einstufen), ist Ehrlichkeit hier der Schlüssel. Die einzige Möglichkeit festzustellen, ob Ihr PMO tatsächlich einen Mehrwert bietet, besteht in der Befragung Ihrer Stakeholder.

Die gute Nachricht ist, dass Sie bei diesen Gesprächen herausfinden werden, wo Sie wirklich stehen sollten, womit Sie Schritt 2 abdecken.

Das Interessante am Reifeprozess

Am Rande sei bemerkt, dass Projektmanagementbüros wie Menschen sind: Sie reifen unterschiedlich schnell. Daher entspricht ihr Reifegrad oft nicht dem gewünschten Niveau. Aber anders als bei Menschen, ist bei manchen PMOs keine Reife erforderlich.

Oft scheitern PMOs, weil die Erwartungen oder das Verständnis ihrer Rolle nicht mit der Realität übereinstimmen. Da keine einheitliche Definition für ein PMO besteht, kommt es immer wieder zu Unstimmigkeiten.  Darüber hinaus trägt das Fehlen eines klaren Zwecks zur Unsicherheit über die Art und das Ausmaß der vom PMO benötigten Kompetenzen bei, was zu weiteren Problemen führt.

Mismatched Expectations

Poor Execution

No Sponsorship

Seen as Overhead

Unclear Purpose

Cannot Articulate Value

Reasons PMOs Fail

Beispielsweise kann es vorkommen, dass die Organisation nur auf einer bestimmten Ebene ein PMO benötigt.  In solchen Fällen gilt es, klare Erwartungen an die Rolle des PMO zu formulieren und die Mitarbeiter entsprechend zu besetzen. Dieser zweite Schritt erfordert eine Prüfung der geschäftlichen Anforderungen, einschließlich der Pipeline zukünftiger Initiativen, und eine Bewertung, um zu sehen, was andere PMOs richtig machen. Auf diese Weise können Sie feststellen, wohin Sie sich bewegen müssen und warum.

Nehmen wir zum Beispiel ein Unternehmen, das an einem wichtigen Transformationsprogramm mit einer großen Anzahl von Arbeitsabläufen arbeitete, für die jeweils eigene Projektmanager zuständig waren. Das PMO hatte die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle Projekte im Zeitplan lagen.  Daher konzentrierte sich das PMO darauf, der Geschäftsleitung genaue Statusberichte zu liefern.

In dieser speziellen Situation war ein PMO vom Typ Compliance oder Guardian genau das, was gebraucht wurde. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt über die vier verschiedenen Rollen von PMOs weiter unten.

Die Rolle der PMOs
MIGSO-PCUBED - Die Rolle der PMOs

Bei unserer Arbeit mit verschiedenen Organisationen haben wir im Laufe der Jahre festgestellt, dass PMOs in der Regel eine von vier verschiedenen Funktionen einnehmen.

The Enabler

Das Enabler-PMO, das am unteren Ende der Reifegradleiter steht, nimmt hauptsächlich eine administrative Rolle ein. Diese Art von PMO dient als zentrale Anlaufstelle für alle Fragen zur Methodik und zu Daten. Als Informationsdrehscheibe sammelt und veröffentlicht es Fortschrittsberichte.  Wenn ein Projektmanager wissen möchte, welche Leistungen für ein bestimmtes Gateway erforderlich sind oder wie eine Aufgabe zu erledigen ist, kann das Enabler-PMO auf wichtige Prozessdokumente verweisen, um den Projektmanagern zu zeigen, was von ihnen erwartet wird.

The Guardian

Ein paar Sprossen weiter oben auf der Leiter steht das Guardian-PMO. Diese Art von PMO wird häufig als Polizei bezeichnet und sorgt dafür, dass die Projektmanager die Regeln für die Durchführung von Projekten einhalten.
Diese Art von PMO ist in der Regel mit Personen besetzt, die über mehr Erfahrung verfügen – sowohl in der Kundenorganisation als auch in der Methodik des Projektmanagements. Die Mitglieder des Guardian-PMO sammeln nicht nur Projektberichte, sondern analysieren sie auch. Ihr Wert besteht darin, als Frühwarnsystem für das Management zu fungieren und Lösungen zu präsentieren, um die Dinge wieder auf den richtigen Weg zu bringen.

The Coach

Ähnlich wie beim Enabler-PMO verfügen die Mitarbeiter des Coach-PMO über ein höheres Maß an Erfahrung, was den Projekten, an denen sie beteiligt sind, einen höheren Wert verleiht. Anstatt nur mit den Projektmanagern zu interagieren, kommunizieren sie aktiv in beide Richtungen und fassen den Status der Initiative bis hin zum Gesamtportfolio zusammen.
Die Mitarbeiter eines PMO auf Coach-Ebene kennen ihre Methodik aus dem Effeff, ob sie nun auf PMI oder PRINCE2, SSM oder sogar PROSCI basiert. Ihr Wert besteht darin, dieses Wissen an die Organisation weiterzugeben, die Projektmanager weiterzubilden und die besten Praktiken einzubinden, während die Teams ihre Arbeit erledigen. Sie beeinflussen das Verhalten, indem sie es vorleben.

The Partner

Schließlich agieren die ausgereiftesten PMOs als Partner. Das Partner-PMO besteht aus hochrangigen Mitarbeitern, die in der Lage sind, wichtige Prozesse zu entwickeln und einzuführen, und über die Erfahrung verfügen, die Strategie zu beeinflussen.
Wenn ein Projekt in Schwierigkeiten gerät, kann sich das Partner-PMO vorübergehend zusammenschließen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Das Partner-PMO kann auch als Umsetzungsbeschleuniger fungieren, indem es bestehende Geschäftsprozesse umstrukturiert, um den Anforderungen des Unternehmens besser gerecht zu werden, oder indem es Projektmanager weiterbildet.

Mit einem genaueren Verständnis des PMO-Typs, den Sie anstreben, können Sie den Reifegrad bestimmen, der für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Steigern Sie den Reifegrad Ihres PMOs

Nachdem Sie nun festgestellt haben, wo Sie hinwollen, ist es Zeit für Schritt 3 – die Zusammenfassung der wichtigsten Lücken, die in den Gesprächen mit Ihren Stakeholdern identifiziert wurden, und die Erstellung eines Aktionsplans, um diese zu schließen.

Ein typischer Ansatz zur Verbesserung des Reifegrads besteht darin, die Fähigkeiten der internen Mitarbeiter gezielt auszubauen.  Die Herausforderung besteht bei diesem Ansatz darin, dass es bis zur Amortisierung der Investitionen einige Zeit dauert, da Reifesprünge 12 bis 18 Monate in Anspruch nehmen können.

Young man wearing Apple Watch
Foto de Luke Chesser en Unsplash

Wenn Ihnen nicht so viel Zeit zur Verfügung steht, besteht ein zweiter Ansatz darin, Schlüsselkompetenzen oder den gesamten PMO-Betrieb auszulagern. Wir betrachten PMO Managed Services oder PMO as a Service (PMOaaS) als die Modelle der Zukunft. Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass Sie nicht mehrere separate Verträge verwalten oder sich damit herumschlagen müssen, dass unabhängige Auftragnehmer als Team arbeiten. Und für den Fall, dass etwas nicht klappt, können Sie sich an eine einzige Stelle wenden, um eine Lösung zu finden. 

Wahrscheinlich sind Sie aber auf der Suche nach schnellen Erfolgen für Ihr eigenes PMO. Leider müssen wir zugeben, dass es kein Patentrezept für PMOs gibt. Sie müssen sich die Mühe machen, herauszufinden, warum die Erwartungen nicht erfüllt werden, und Verbesserungsmaßnahmen zu definieren, um diese Lücken zu schließen.  Glücklicherweise sind Sie dabei nicht auf sich allein gestellt.

Der entscheidende Punkt ist, sich für kleine Veränderungsschritte zu entscheiden, zu bewerten, ob diese einen Nutzen bringen, und dann weiterzumachen.  Dies ist unser letzter Schritt zum höchsten Reifegrad unseres PMO.

Kontinuierliche Bewertung des Status, des Nutzens und des Verbesserungspotenzials

Kontinuierliche Verbesserung ist hier das Gebot der Stunde. Sie müssen sich also ständig fragen: „Ist das PMO auf dem Stand, auf dem es sein sollte?“ Können wir noch etwas anderes anbieten? Was könnten wir noch tun?“

Eine Möglichkeit besteht darin, einflussreiche Stakeholder und Projektmanager auf Ihre Seite zu ziehen. Nutzen Sie deren Fachwissen über das Management von Projekten und holen Sie sich ihren Input für neue Ideen. Nehmen Sie dann Teile ihrer Arbeit, verknüpfen Sie sie mit den bewährten Verfahren des PMO und würdigen Sie ihren Beitrag zum Reifeplan für das Projektmanagementbüro.

Darüber hinaus sollte der Plan die Kommunikation zur kontinuierlichen Steuerung der Erwartungen von Kunden und Stakeholdern regeln. Sie brauchen deren Unterstützung und müssen sie in den Prozess einbeziehen. Andernfalls werden sie sehr misstrauisch sein, wenn das Guardian-PMO, das die Projektmanager bisher drangsalierte, plötzlich damit anfängt, Bonbons zu verteilen und vorschlägt, ihnen etwas Neues beizubringen.

Fazit

Wenn bei Projekten alles glatt läuft, dann liegt das wahrscheinlich daran, dass das PMO seine Aufgabe erfüllt, auch wenn es selten die Lorbeeren erntet.  Der Erfolg wird im Allgemeinen dem Projektteam zugeschrieben – und das ist auch gut so. Denken Sie jedoch daran, dass es auch ein Stück zur Selbsterhaltung beiträgt, wenn Sie ihren Mehrwert kommunizieren und sich auf die kontinuierliche Verbesserung konzentrieren.  Wenn Menschen nicht wissen, woran Sie arbeiten und wie Sie ihnen helfen können, werden Sie ihnen auch nicht helfen können.

Unabhängig davon, auf welcher Ebene Ihr PMO derzeit agiert, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über ein starkes Team verfügen, das in der Lage ist, die Aufgaben des PMO zu vermitteln und zu erläutern, wie es einen Mehrwert für das Unternehmen schafft. Seien Sie bereit, das PMO ins Rampenlicht zu rücken.  Es braucht vielleicht nur ein wenig Reife.

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