Tipos de PMO: ¿qué estructura es la mejor para tu organización?

20 noviembre 2023

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Tipos de PMO

Si te enfrentas a grandes retos en la tasa de éxito de los proyectos, la eficiencia en la ejecución de los proyectos, la optimización de los recursos, la alineación de los objetivos estratégicos, etc., es posible que una PMO de alto rendimiento sea el mejor enfoque para abordar todos estos desafíos. Sin embargo, debes pensar qué función y estructura de PMO encajarían bien en tu organización y en la cultura de tu organización.

¿Qué es una PMO? Una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) es un grupo de trabajo o departamento que existe para apoyar la consecución de los objetivos empresariales de una organización mediante la gestión de la cartera de proyectos. Más información en nuestra Guía de una PMO.

¿Debería la PMO actuar como una consultora, una coach, una directiva, una supervisora o una auditora? ¿Y qué tipo de estructura de PMO debería adoptar tu organización? ¿Funcionará también para ti la misma estructura que funcionó para tus competidores? ¿Surgirá algún reto a la hora de establecer o cambiar una nueva estructura de gobernanza en tu organización?

Como especialistas en la creación y ejecución de PMO durante los últimos 30 años, somos los más indicados para guiarte en este viaje de autoexploración y toma de decisiones. A continuación, te ofrecemos un breve resumen que esperamos te dé una mejor idea de los diferentes tipos de PMO.

Los diferentes tipos de PMO

Los modelos de PMO llevan mucho tiempo evolucionando. Es posible que hayas escuchado términos procedentes de múltiples fuentes u organizaciones, pero ¿cuáles son las diferencias entre ellos? Veamos los factores clave que influyen en los tipos de PMO.

En función del grado de control de los proyectos:

PMO de apoyo: Actúa como curadora del conocimiento proporcionando plantillas, buenas prácticas, formación y haciendo un seguimiento de las lecciones aprendidas. Tiene poco control en los proyectos y es adecuada para una organización funcional o matricial débil.
PMO controladora: Actúa como auditora realizando comprobaciones de cumplimiento normativo en las herramientas, los procesos y las normas de la organización. Tiene un control moderado en los proyectos y es adecuada para una organización matricial equilibrada.
PMO directiva: Actúa como una directora capaz de asumir la titularidad de todos los proyectos que se ejecutan en la organización. Tiene un alto control en los proyectos y es adecuada para una organización proyectizada o matricial fuerte.

Estos tres primeros tipos están definidos por el Project Management Institute y referenciados en el PMBOK, por lo que se estudian con frecuencia como los principales tipos de PMO. Sin embargo, existen otros tipos, que identificamos a continuación, que tienen en cuenta criterios diferentes.

En función del grado de participación en cada fase del proyecto:

PMO estratégica: Gestiona activamente el proceso de admisión de proyectos actuando como guardiana de los ejecutivos de las organizaciones, lo que les permite verificar las justificaciones empresariales y examinar las propuestas de proyectos y priorizar los proyectos en consonancia con las estrategias de la organización. Es adecuada para una organización proyectizada.
PMO de gobernanza: Equipa a la organización con prácticas estándar para medir el rendimiento de los proyectos y establece las mejores prácticas para un rendimiento óptimo de cada proyecto. Es adecuada para organizaciones que tienden a mejorar el rendimiento de los proyectos mediante la normalización y la mejora de la documentación, los procesos, los procedimientos y las metodologías.
PMO de rendimiento: Participa intensamente en la ejecución táctica de los proyectos, a fin de garantizar el éxito de su entrega, y crea continuamente procesos y herramientas para aumentar la tasa de éxito de los proyectos. Es adecuada para organizaciones que necesitan mejorar su rendimiento en la entrega de proyectos.
PMO de gestión del conocimiento: Proporciona un seguimiento centralizado de los proyectos e informes a los ejecutivos, y ofrece normas, procesos, formación, entrenamiento y repositorios de conocimientos para los gestores de proyectos. Es adecuada para organizaciones en las que la madurez de la gestión de proyectos y programas es todavía baja y necesitan establecer y proporcionar las mejores prácticas estandarizadas para todos los gestores de proyectos.

Lee nuestro estudio de caso: Madurar la gestión de proyectos y programas para mejorar la confianza en la PMO (en inglés)

En función de la posición que ocupan en la organización:

PMO de empresa: Actúa en el ámbito corporativo de la empresa, suele depender directamente de la dirección general y garantiza que los proyectos se alineen con los objetivos estratégicos de la organización. Es responsable de la planificación estratégica y la planificación de iniciativas a largo plazo, la selección y priorización de proyectos, así como de equilibrar los recursos para ofrecer apoyo en proyectos interfuncionales en toda la organización.
PMO de división: Actúa dentro de una división de negocio, normalmente informa directamente al gestor de la división o a la PMO de empresa. Es responsable de la planificación general táctica y de la gestión de la cartera de proyectos, incluido el establecimiento de planes operativos, presupuestarios y de la cartera de proyectos.
PMO de departamento: Actúa dentro de un departamento, o una unidad de negocio, y normalmente informa al gestor de la unidad. Es responsable de la planificación general operativa y de la gestión de los proyectos y programas, incluida la elaboración de planes operativos y planes presupuestarios para los proyectos y programas, así como de la gestión de los cambios.
PMO dedicada: Se dedica a ofrecer apoyo a un único proyecto o programa complejo, y proporciona apoyo funcional (por ejemplo, infraestructura, gestión de documentos, formación, etc.) a un único proyecto o programa complejo. Establece normas básicas y supervisa las actividades de planificación y control de un único proyecto.

En función del grado de tecnologías aplicadas por la PMO:

PMO manual: Este tipo de PMO utiliza herramientas tradicionales como Excel y PowerPoint para realizar el seguimiento de los proyectos, la gestión y la elaboración de informes estáticos. La información del proyecto se introduce, recopila y analiza en gran parte de forma manual.
PMO automatizada: Este tipo de PMO aprovecha la inteligencia empresarial y las herramientas de automatización en la gestión de carteras y proyectos, que pueden apoyar el seguimiento del rendimiento de los proyectos y generar tableros de control en tiempo real.
PMO aumentada: Este tipo de PMO aprovecha la I.A. basada en la consolidación de datos y las soluciones de inteligencia empresarial, además del seguimiento del estado de los proyectos en tiempo real, puede predecir las tendencias de la cartera y ofrecer soluciones prescriptivas para mejorar el rendimiento de la cartera.

Lee también Innovaciones de las PMO: desarrollo de la primera plataforma predictiva y colaborativa (en inglés).

La mejor estructura para una PMO

No existe una solución que se adapte a todas las situaciones, por lo que la mejor estructura para una PMO será aquella que mejor se adapte a tu organización y te permita satisfacer eficazmente sus necesidades para alcanzar objetivos tácticos a medio plazo y estratégicos a largo plazo. El breve resumen anterior nos proporciona una comprensión básica de los tipos de PMO, lo que nos lleva a las preguntas de autoevaluación, empezando por:

¿Cómo es tu estructura organizativa actual? ¿Funcional, divisional, proyectizada, de matriz fuerte, de matriz débil o plana?
¿Cuál es el tamaño de tu organización? ¿Pequeña, mediana, grande con una sola línea de negocio, grande con varias líneas de negocio o una organización de gran tamaño con presencia en todo el mundo?
¿Cuáles son los principales problemas a los que se enfrenta tu organización en la ejecución de proyectos? Por ejemplo, retos en la gestión de recursos, procesos de admisión de proyectos, procesos racionalizados de gestión de proyectos, tasa de éxito en la entrega de proyectos o cualquier otro reto.
¿Cuál es el grado de madurez de la gestión de proyectos aplicada en tu organización?
¿Cuál es el grado de madurez de la automatización de procesos y gestión en tu organización?
¿Cuáles son los resultados que espera que una PMO pueda aportar a tu organización?

Las actividades de autoevaluación, incluido un cuestionario de autoevaluación, le ayudarán a conocer mejor tu organización: ¿Cuáles son tus puntos fuertes y débiles en la aplicación de la gestión de proyectos? ¿Cómo es tu cultura organizativa? ¿Qué busca conseguir realmente tu organización? ¿Cuáles son los requisitos o expectativas críticos para el enfoque de la PMO? ¿Qué funcionaría mejor para tu organización?

Una vez más, para resumir, la mejor estructura de PMO para tu organización es la combinación de la mejor opción y las mejores prácticas que funcionan para tu organización para cumplir su misión y sus objetivos estratégicos.

Descubre cuál es la opción más adecuada para tu organización

Ampliemos un poco más la idea de “más adecuada”. “Adecuada” significa: establecer la estructura adecuada con las funciones adecuadas, situarla en la posición adecuada dentro de la organización, elegir a los candidatos adecuados para los roles dentro de la PMO, equipar a la PMO con las herramientas adecuadas, elegir las métricas adecuadas para medir tanto el funcionamiento de la PMO como el rendimiento de la cartera o programa, poner en marcha la PMO en el momento adecuado, etc. Y lo que es más importante, empezar eligiendo al socio adecuado para adoptar el enfoque que mejor se adapta a ti desde el principio de tu andadura en la PMO.

Desarrollar e implantar una PMO en una organización no es una tarea nada fácil. Se trata de una iniciativa estratégica que puede aplicarse gradualmente para integrar a todos los niveles de la organización. Este tipo de viaje hacia el cambio es importante para garantizar el pleno apoyo a la adopción de las nuevas formas estructuradas de supervisar y gestionar proyectos en toda la organización.

Nuestros más de 30 años de experiencia especializados en la consultoría de gestión de proyectos y PMO como Servicio nos permiten afinar constantemente nuestro propio enfoque para comprender verdadera y plenamente a nuestros clientes. Antes de recomendar a los clientes la solución de PMO adecuada, combinamos nuestro conocimiento sobre tu organización en aspectos de eficiencia, eficacia, creación de valor y visión de futuro, con las mejores prácticas del sector en términos de personas, procesos y herramientas. De este modo, preparamos a nuestros clientes para responder de forma proactiva a las incertidumbres y cambios que se avecinan y para afrontar los nuevos retos del ritmo vertiginoso del mundo actual.