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Gestión de la planificación:
aspectos básicos de la planificación de proyectos

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Gestión de la planificación

Nuestro tiempo es oro: ya sea en casa o en el trabajo, siempre nos estamos preguntando: «¿Cuánto tardaré? ¿Podré terminarlo a tiempo? Cuando se trata de un proyecto, la duración de las actividades se convierte en una cuestión de costes. Por eso es tan importante la gestión de la planificación.

En esta guía te explicaremos qué es la planificación de un proyecto y cómo es un cronograma típico. Esperamos que te ayude a empezar a planificar tus proyectos con éxito.

¿Qué es la planificación de proyectos?

La planificación de proyectos, también conocida como gestión del cronograma, es el proceso de definición de las tareas del proyecto y sus duraciones, enlaces y recursos asignados, con el fin de completar el proyecto dentro de un periodo de tiempo designado. También incluye el seguimiento del cronograma y la elaboración de informes para garantizar que el proyecto se completa a tiempo.

El tiempo es una de las tres limitaciones del «triángulo de oro» de la gestión de proyectos, porque cualquier retraso en el calendario puede resultar costoso y repercutir en la calidad. La planificación del proyecto es, por tanto, esencial para su éxito.

Entre otras cosas, la gestión de la planificación permite:

Organizar el trabajo,
Compartir el plan con todo el equipo,
Especificar los datos que se necesitan reportar,
Definir las interdependencias entre las tareas y las distintas líneas de negocio,
Visualizar las tareas críticas a las que conviene prestar especial atención,
Posicionarse durante el proyecto en relación con la hoja de ruta validada,
Aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos del proyecto.

¿Qué es el cronograma de un proyecto?

El cronograma del proyecto es un plan detallado que indica cómo y cuándo el proyecto entregará los productos y servicios definidos en la descripción del alcance del proyecto a realizar.

Está estrechamente vinculado a la definición del trabajo que debe realizarse, por lo que su estructura está en consonancia con la organización del trabajo que debe realizarse para completar el proyecto, es decir, el WBS (Work Breakdown Structure). Este plan detallado de las tareas (actividades) que se llevarán a cabo a lo largo del tiempo también permitirá a la PMO estimar los recursos necesarios para el proyecto y, por tanto, consolidar un presupuesto.

El cronograma se compone de todas las tareas necesarias para producir los resultados del proyecto. Estas tareas están conectadas entre sí y representadas por enlaces. La malla resultante constituye la base del análisis de planificación.

El cronograma te permitirá:

Verificar la capacidad de cumplir el objetivo del proyecto en términos de tiempo,
identificar el margen del proyecto (denominado el margen total), que corresponde a la diferencia entre la secuenciación de las tareas del proyecto de mayor duración (el camino crítico) y el objetivo,
consolidar la previsión de gastos a lo largo del tiempo (el presupuesto), que se utilizará para controlar los costes del proyecto.

A lo largo del proyecto, la actualización de los avances y la nueva previsión de las tareas futuras permitirán medir el rendimiento con respecto a la línea de base y reevaluar el margen restante. De este modo, el cronograma permite evaluar el rendimiento global del proyecto. La línea de base puede estar sujeta a cambios, pero sólo bajo estrictas condiciones de control de la línea de base integrada con el alcance y el presupuesto.

El cronograma de un proyecto puede representarse en forma de red de tareas, que esquematiza las secuencias de tareas y sus vínculos. La siguiente imagen muestra una red de tareas típica:

Más tradicionalmente, el cronograma se representa en formato de Diagrama de Gantt, que enumera cronológicamente cada tarea con todas sus duraciones y enlaces.

Elementos de un diagrama de Gantt

Tareas del proyecto

Las tareas, o actividades, corresponden a una parte del trabajo que hay que realizar. Tienen un principio, un final y una duración. También deben identificarse otros aspectos de una tarea: el resultado esperado, la persona responsable de la tarea o actividad, los recursos y los inputs necesarios para llevarla a cabo.

Hitos del proyecto

Los hitos son eventos o entregables significativos en el proyecto, y tienen una duración cero.

Enlazamiento de tareas

Los enlaces relacionan las tareas entre sí. Se utilizan para identificar a los predecesores de una tarea (todas las tareas que contribuyen a la actividad) y a los sucesores de una tarea (todas las tareas que consumen los resultados de la tarea). Existen varios tipos de enlace:

Fin-Inicio (FI)– La tarea A debe terminar antes de que la tarea B pueda comenzar. Es el tipo de enlace más común.
Inicio-Fin (IF)– La tarea A debe comenzar antes de que la tarea B pueda terminar.
Inicio-Inicio (II)– La tarea A debe empezar antes de que la tarea B pueda empezar.
Fin-Fin (FF)– La tarea A debe terminar antes de que la tarea B pueda terminar.

Desfases entre tareas (Lag & Lead)

Para cada enlace entre tareas puede aplicarse un desfase temporal. Este desfase puede ser positivo (añadiendo tiempo), o negativo (adelantando tiempo). Para una mejor gestión del cronograma, se aconseja limitar al máximo estos desfases, haciendo que las tareas sean lo más explícitas y detalladas posible.

Lag es un retraso entre el final de la Tarea A y el inicio de la Tarea B. Por ejemplo, no puedo empezar la Tarea B hasta 5 días después de que haya terminado la Tarea A. Este retraso positivo (o lag) puede utilizarse, por ejemplo, para representar el transporte entre 2 lugares en los que la tarea no está controlada por el proyecto.
Leades cuando la Tarea B se desplaza antes de su fecha de inicio. Por ejemplo, si quiero iniciar la tarea B antes del final de la tarea A.

Es mejor recortar la tarea predecesora (tarea A) para representar con precisión el entregable previsto con el fin de iniciar la tarea sucesora (tarea B) en una fecha precisa.

Restricciones de las tareas del proyecto

Las restricciones son limitaciones impuestas al cronograma del proyecto para la ejecución de una actividad. Generalmente adoptan la forma de fechas impuestas.

Márgenes del proyecto

El margen libre es la duración del retraso que puede acumular una tarea sin que se retrasen sus sucesoras,
El margen total es el retraso que puede sufrir la fecha de finalización de una tarea sin que se retrase la fecha de finalización del proyecto.

Consideremos el siguiente ejemplo:

La tarea A tiene una margen libre de 5 días y un margen total de 5 días,
La tarea B tiene una margen de 5 días y un margen total de 5 días,
La tarea C tiene una margen libre de 5 días y una margen total de 10 días.

Varias fechas importantes enmarcan el cronograma y proporcionan información clave sobre el estado del proyecto:

La fecha actual es el conjunto de fechas previstas o realizadas (fechas en el pasado). En la fecha en que se actualiza el cronograma, representan la mejor visión de la hoja de ruta y el final previsto del proyecto.
La fecha de referencia es la fecha acordada contractualmente entre las partes interesadas en el proyecto, en función de las tareas que deben realizarse y de la disponibilidad de recursos para alcanzar el objetivo del proyecto. Es comparando la fecha actual con la fecha de referencia como medimos el rendimiento del proyecto (en términos de lo que se ha conseguido) y su capacidad para cumplir los objetivos de final de proyecto.
La fecha de finalización real es la fecha en la que se ha completado la tarea.

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Gracias a Sébastien DESLANDES, Jeremy LESCOP, Christine ORIARD y a la CoP de Planificación de MIGSO-PCUBED por su contribución.

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