Introduzione alla gestione
della pianificazione del progetto

Il tempo é prezioso: Che sia a casa o al lavoro, ci chiediamo sempre: “Quanto tempo ci vorrà? C’è modo di finire prima?” In termini progettuali, il tempo impiegato dalle attività diventa una questione di costo importante. Ecco perché la gestione del programma è così importante.

In questo primo articolo della nostra serie su questo argomento, spiegheremo cosa sia la gestione del programma e come appare una tipica pianificazione del progetto. Speriamo che questo ti aiuti a iniziare a pianificare correttamente i e con successo.

Che cos'è la pianificazione del progetto?

La pianificazione del progetto, chiamata anche gestione della pianificazione, è il processo di definizione delle attività del progetto e della loro durata, le loro dipendenze e le risorse a loro assegnate al fine di completare il progetto entro un determinato periodo di tempo. Include anche il monitoraggio e il resoconto del planning per garantire che il progetto venga consegnato nei tempi previsti.

Il tempo è uno dei tre vincoli del “Triangolo d’oro” della gestione dei progetti e qualsiasi ritardo può essere molto costoso. Pertanto, la schedulazione è cruciale per garantire il successo del progetto.

La gestione dello scheduling consente (tra l’altro):

Oganizzare il lavoro,
Condividere il piano con l’intero team,
Raccolta dati per la reportistica,
Definire le interdipendenze tra compiti / attività e la task force,
Visualizzare le attività critiche a cui prestare particolare attenzione,
Comprendere lo stato del progetto in relazione alla road map convalidata,
Aumentare la probabilità di raggiungere gli obiettivi del progetto.

Che cos'è la schedule di progetto?

La schedule di progetto è un piano dettagliato che definisce come e quando gli output desiderati – prodotti o servizi – saranno realizzati come definito dallo scopo del progetto stesso.

Il programma è strettamente legato alla definizione del lavoro da completare; pertanto, la sua struttura è allineata all’organizzazione di questo lavoro, cioè alla WBS (Work Breakdown Structure). Si tratta di un piano dettagliato dei compiti o delle attività da svolgere nell’arco temporale del progetto. Ciò consente anche di stimare le risorse necessarie per il progetto e quindi di consolidare un budget.

Il programma comprende tutti i compiti o le attività necessari per completare gli obiettivi del progetto. Queste attività sono collegate le une alle altre tramite delle dipendenze. La “rete” risultante di compiti diventa quindi la base dell’analisi della pianificazione.

Il programma consente ai project manager di:

Garantire che gli obiettivi del progetto siano raggiunti nei tempi previsti,
Identificare quanto tempo è flessibile per raggiungere questi obiettivi (float) e
il float del progetto (chiamato float totale), ovvero lo scarto tra il sequenziamento dei compiti più importanti del progetto con la durata più lunga (il percorso critico) e l’obiettivo,
Consolidare la previsione di spesa nel tempo (il budget), che supporterà il controllo dei costi del progetto.
Durante tutto il progetto, il programma consente di misurare l’avanzamento dei compiti rispetto alla baseline e di rivalutare il margine restante. In questo modo, funge da misura delle prestazioni del progetto. La baseline può evolvere, ma solo a rigide condizioni in quanto è integrata con lo scopo e il budget approvati.

Un programma di progetto può essere rappresentato in un diagramma di rete dei compiti, che mappa la sequenza dei compiti e le loro dipendenze. L’immagine seguente illustra un tipico diagramma di rete dei compiti:

Più comunemente, un programma viene rappresentato in un diagramma di Gantt, che elenca ogni attività in ordine cronologico con ciascuna delle loro durate e dipendenze.

Elementi di un diagramma di Gantt

Attività del Progetto

I compiti (o attività) corrispondono a una parte del lavoro che deve essere svolto. Hanno un inizio, una fine e una durata. Occorre identificare diversi aspetti di un’attività: il risultato atteso, chi ne è responsabile, le risorse necessarie e gli eventuali dati di input necessari per la sua attuazione.

I target intermedi del Progetto

I target intermedi sono eventi o risultati significativi del progetto. Hanno una durata pari a zero.

Relazioni tra attività

Le relazioni tra attività (a volte chiamate dipendenze) sono dei collegamenti che le relazionano le une alle altre. Identificano i predecessori di un’attività (le attività che vengono prima) e i suoi successori (le attività che seguono). Esistono diversi tipi di relazione:

Fine-Inizio (FS) – L’attività A deve terminare prima che l’attività B possa iniziare. (Questo è il tipo più comune)
Inizio-Fine (SF) – L’attività A deve iniziare prima che l’attività B possa terminare.
Inizio-Inizio (SS) – L’attività A deve iniziare prima che l’attività B possa iniziare.
Fine-Fine (FF) – L’attività A deve terminare prima che l’attività B possa terminare.

Lag e Lead

Il lag o il lead può essere applicato a ciascuna relazione tra attività. Questi sono offset che possono essere positivi (aggiungendo tempo) o negativi (risparmiando tempo). Per le migliori pratiche di gestione del programma, è meglio limitarli il più possibile e spiegare il più chiaramente possibile ciascuna attività.

Lag è un ritardo dalla fine dell’attività A all’inizio dell’attività B. Ad esempio, diciamo che posso iniziare l’attività B solo 5 giorni dopo la fine dell’attività A. Questo spostamento positivo (o lag) può rappresentare il trasporto di un elemento che non è controllato dal progetto.
Lead, d’altra parte, è quando l’attività B è stata spostata prima della sua data di inizio. Ad esempio, potrei voler iniziare l’attività B in previsione della fine dell’attività A.
È meglio scomporre l’attività predecessore (attività A) per chiarire esattamente quale risultato è previsto per iniziare l’attività successiva (attività B) in una data specifica.

Vincoli delle attività del progetto

I vincoli sono limitazioni o restrizioni imposte al programma del progetto per l’esecuzione di un’attività. Di solito si presentano sotto forma di date imposte, ad esempio “il più tardi possibile”.

Float del progetto

Il float libero è la quantità di ritardo che può essere aggiunta a un’attività senza ritardare i suoi successori.
Il float totale è la quantità totale di ritardo che può essere aggiunta alla data di fine di un’attività senza ritardare la data di fine del progetto.

Si consideri il seguente esempio:

L’attività A non ha float libero e un float totale di 5 giorni.
L’attività B ha un float libero di 5 giorni e un float totale di 5 giorni.
L’attività C ha un float libero di 5 giorni e un float totale di 10 giorni.
Diverse date importanti incorniciano il programma e forniscono informazioni importanti sullo stato del progetto:
Date corrente: sono l’insieme di date (pianificate o realizzate in passato) che rappresentano la visione completa della pianificazione e la proiezione più accurata del completamento del progetto, in base agli ultimi aggiornamenti del progetto.
Date di riferimento: sono l’insieme di date che definiscono quando ogni attività dovrebbe essere svolta. Sono determinate da chi prende parte al progetto e si basano sulle attività da effettuare e sulla disponibilità delle risorse per raggiungere l’obiettivo del progetto. La data corrente viene generalmente confrontata con la data di riferimento per misurare le prestazioni del progetto e la capacità di raggiungere i suoi obiettivi nei tempi previsti.
Data di fine: é la data.

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This article series was written by Sébastien DESLANDES, Jeremy LESCOP, and Christine ORIARD with contributions from the MIGSO-PCUBED Scheduling Community of Practice.