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Guida
Il tempo è prezioso: che sia a casa o al lavoro, ci chiediamo spesso: “Quanto tempo ci vorrà? C’è modo di finire prima?” Nel contesto dei progetti, il tempo impiegato per completare le attività si traduce direttamente in costi e risorse. Per questo motivo, la gestione del programma riveste un ruolo fondamentale nel successo di un progetto.
In questo articolo, spiegheremo cos’è la gestione del programma e come si struttura una tipica pianificazione del progetto, offrendo strumenti pratici per iniziare a pianificare in modo corretto ed efficace.
La pianificazione del progetto, nota anche come gestione della pianificazione, è il processo con cui si definiscono le attività del progetto e la loro durata, le dipendenze tra esse e le risorse assegnate con l’obiettivo di completare il progetto entro un determinato periodo di tempo. Include anche il monitoraggio e il reporting del planning per garantire che il progetto venga consegnato nei tempi previsti.
Il tempo è uno dei tre vincoli del cosiddetto “Triangolo d’oro” della gestione dei progetti e qualsiasi ritardo può comportare costi significativi. Pertanto, la schedulazione è cruciale per garantire il successo del progetto.
La gestione dello scheduling permette, tra l’altro, di:
La schedule di progetto è un piano dettagliato che definisce come e quando gli output desiderati – prodotti o servizi – saranno realizzati come definito dallo scopo del progetto stesso.
Il programma è strettamente legato alla definizione del lavoro da completare; pertanto, la sua struttura è allineata all’organizzazione delle attività tramite la WBS (Work Breakdown Structure). Si tratta di un piano dettagliato dei compiti o delle attività da svolgere nell’arco temporale del progetto, consentendo anche di stimare le risorse necessarie e, quindi, di consolidare un budget.
Il programma include tutte le attività necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto. Queste attività sono collegate tra loro attraverso dipendenze, creando una vera e propria rete di compiti che costituisce la base per l’analisi e la gestione della pianificazione.
Il programma consente ai project manager di:
Durante tutto il progetto, il programma permette di misurare l’avanzamento delle attività rispetto alla baseline e di rivalutare continuamente il margine residuo. In questo modo, funge da indicatore chiave delle prestazioni del progetto. La baseline può essere modificata solo in condizioni rigorosamente controllate in quanto è integrata con lo scopo e il budget approvati.
Un programma di progetto può essere rappresentato mediante un diagramma di rete delle attività, che mappa la sequenza di queste e le loro dipendenze. L’immagine seguente illustra un tipico diagramma di rete delle attività:
Più comunemente, un programma viene rappresentato mediante un diagramma di Gantt, che elenca le attività in ordine cronologico, mostrando chiaramente la durata di ciascuna e le relative dipendenze tra di esse.
Le attività rappresentano le singole parti del lavoro da svolgere all’interno di un progetto. Hanno un inizio, una fine e una durata. Per gestirle correttamente, è necessario identificare diversi aspetti: il risultato atteso, il responsabile, le risorse necessarie e gli eventuali dati o input necessari per la sua attuazione.
I target intermedi sono eventi o risultati significativi del progetto e hanno una durata pari a zero.
Le relazioni tra attività (a volte chiamate dipendenze) collegano queste tra loro definendo l’ordine con cui devono essere completate. Ogni attività può avere: i predecessori (le attività che vengono prima) e i suoi successori (le attività che seguono). Esistono diversi tipi di relazione tra le attività:
Il lag e il lead possono essere applicati a ciascuna relazione tra le attività. Si tratta di offset che possono essere positivi (aggiungendo tempo) o negativi (risparmiando tempo). Per le migliori pratiche di gestione del programma, è consigliabile limitarne il più possibile l’utilizzo e definire chiaramente ciascuna attività.
È consigliabile scomporre l’attività predecessore (attività A) in modo chiaro, così da definire esattamente quale risultato deve essere conseguito per poter iniziare l’attività successiva (attività B) in una data specifica.
I vincoli sono limitazioni o restrizioni imposte al programma del progetto per l’esecuzione di un’attività. Di solito si presentano sottoforma di date imposte, ad esempio “il più tardi possibile”.
Si consideri il seguente esempio:
Diverse date importanti incorniciano il programma e forniscono informazioni importanti sullo stato del progetto:
Si ringraziano Sébastien DESLANDES, Jeremy LESCOP, Christine ORIARD e la community of practice sulla Gestione della Pianificazione per aver contribuito a questo articolo.
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