Cos'è la gestione dei costi di progetto?

La gestione dei costi è un’attività con cui ci confrontiamo quotidianamente. Fare la spesa, acquistare un’auto o prepararsi per una vacanza sono tutte attività per le quali ci poniamo la domanda: Qual è il mio budget e quanto posso spendere? Ci si pone questa domanda anche durante la vita di qualsiasi azienda e progetto; la sfida è rispettare il più possibile il budget definito.

Tenete presente che, in media, un progetto su due viene consegnato con una deviazione in uno dei tre punti cardine di un progetto (ambito, costo, tempo)[1]. Ciò significa che il costo, uno di questi tre elementi, gioca un ruolo importante nel successo del progetto e deve essere gestito con attenzione.

In questo primo articolo di una serie di tre, spiegheremo cos’è la gestione dei costi e i diversi tipi di costi che esistono. Scritto dai nostri consulenti che lavorano su progetti industriali di larga scala, speriamo che questo articolo vi aiuti ad applicare questi concetti nei vostri progetti.

Che cos'è la gestione dei costi nel Project Management?

La gestione dei costi di progetto è il processo di valutazione, monitoraggio e controllo dei costi di un progetto, in linea con il budget del progetto e con i requisiti finanziari dell’organizzazione. È anche una delle funzioni principali della gestione del progetto e delle attività del PMO (Project Management Office). L’ambito di applicazione della gestione dei costi è vasto e comprende il controllo, l’analisi e persino la previsione di un determinato budget.

Poiché la gestione dei costi del progetto è così strettamente collegata al budget, potresti chiederti qual è la differenza tra la gestione dei costi e quella del budget? La gestione del budget è in realtà più legata alla gestione dell’azienda, mentre la gestione dei costi è più focalizzata sul progetto. Tuttavia, i responsabili dei costi del progetto hanno naturalmente responsabilità di bilancio. Dopotutto, rispettare il budget è uno dei loro principali obiettivi per mantenere i progetti sulla giusta strada.

La gestione dei costi è presente fin dai primi tempi della gestione dei progetti, essa è essenziale poichè il successo di un progetto è determinato sempre di più dai suoi risultati finanziari. Tuttavia, la gestione dei costi è stata a lungo gestita internamente e raramente affidata a contractor esterni. La mancanza di competenze interne delle aziende in questo settore, una maggiore diversità di tipi di costi, nonché l’avanzamento delle metodologie di gestione dei progetti hanno aperto la strada a una mentalità finanziaria più sviluppata.

La Gestione dei Costi del Progetto è il processo di valutazione, monitoraggio e controllo dei costi di un progetto, in conformità sia con il budget del progetto che con le esigenze finanziarie dell'organizzazione.

Il sistema finanziario attuale costringe le imprese ad accrescere la propria redditività. Questa pressione si ripercuote sui progetti, mettendo in primo piano il tema della gestione dei costi. Oggi, quindi, vediamo una maggiore necessità di responsabili dei costi specializzati nei team di progetto.

Gli obiettivi principali per una gestione efficace dei costi sono:

Comprendere l’ambiente del progetto per stabilire una previsione di bilancio accurata.
Garantire il rispetto del budget e analizzare i rischi del progetto.
Monitorare l’avanzamento del budget in relazione alla pianificazione e allo scopo del progetto.

L'importanza della gestione dei costi

La richiesta di maggiore redditività, unita all’aumento della frequenza di audit, ha portato le aziende a necessitare di una gestione dei costi e del budget più raffinata e robusta. La sfida è essere in grado di controllare, analizzare, riportare e anticipare i costi in modo più preciso. Ciò richiede responsabili dei costi specializzati che abbiano l’esperienza e la precisione necessarie per farlo.

Una Visione Globale della Finanza

Oggi un’azienda è vincolata nel modo in cui registra e riporta le proprie transazioni finanziarie da vari organismi di regolamentazione. Le linee guida sono fornite da organizzazioni come l’International Accounting Standards Board (IASB), che fornisce principi standard come gli International Financial Reporting Standards (IFRS). Poi ci sono anche le leggi fiscali in ciascun paese.

Questo pacchetto di leggi viene applicato alle aziende, il cui personale finanziario lo tiene in considerazione per garantire che l’organizzazione segua tutti i requisiti legali. Queste regole e procedure vengono trasferite al progetto per essere gestite dal responsabile dei costi.

Finché l’azienda rimane all’interno di questo quadro normativo, può adeguare il suo piano di gestione dei costi, poiché la legge lascia spazio per farlo. Un’azienda può gestire i suoi costi in modo molto globale o in modo più dettagliato. In entrambi i casi, il responsabile dei costi deve riportare le informazioni affinchè il progetto e la società possano rendere conto alle autorità. Si tratta di essere responsabili nei confronti dell’ente superiore, che sia esso locale, nazionale, multinazionale o globale.

Considera le seguenti obbligazioni finanziarie e di rendicontazione:

Rendicontazione di gestione (KPI, tracciamento e gestione dei costi, premi incentivanti)
Rendicontazione finanziaria (stati finanziari, accordi di prestito, dettagli delle transazioni, valutazione degli investimenti, altre presentazioni di titoli)
Contabilità fiscale
A seconda del tipo di contabilità scelta (base di cassa o base di competenza), le aziende possono decidere quando inizia e finisce il loro anno fiscale in base a ciò che cattura meglio il loro ciclo finanziario. Ciò consente loro di adempiere alle loro obbligazioni finanziarie e di rendicontazione.

I requisiti contabili di un’azienda devono essere considerati nella strategia di gestione dei costi del progetto. Inoltre, esistono 4 tipi di costi di progetto:

I 4 tipi di costi e perchè sono importanti per la gestione di un progetto

Ci sono diversi tipi di costi, che spesso si integrano a vicenda:

Costi Diretti e Indiretti: Questi distinguono tra i costi direttamente correlati alla produzione di un’unità (bene o servizio) e quelli che non lo sono. Ad esempio, in una fabbrica di biscotti, le materie prime o le ore necessarie per fare un biscotto sono costi diretti. Al contrario, l’affitto di proprietà, la pubblicità, l’attrezzatura informatica o gli stipendi sono costi indiretti perché non possono essere collegati direttamente alla produzione di un biscotto.
Costi Fissi e Variabili: Questi distinguono tra i costi che variano in base alla quantità prodotta e quelli che non lo fanno. Nell’esempio della produzione di biscotti, le materie prime, l’elettricità o i costi di trasporto sono costi variabili perché dipendono dal livello di attività, mentre l’affitto delle strutture, la pubblicità o le sottoscrizioni telefoniche sono fissi.
Costi Ricorrenti (RC) e Costi Non Ricorrenti (NRC): La maggior parte delle spese aziendali sono costi ricorrenti, ossia si verificano più volte nello stesso anno contabile (stipendi, abbonamenti, affitti, ecc.). I costi non ricorrenti non sono destinati a esistere per tutta la durata dell’azienda, ad esempio: svalutazioni di attività, costi di ristrutturazione o spese legali. In generale, si tratta di costi eccezionali.
Spese Operative (OPEX) e Spese di Capitale (CAPEX): Le spese operative sono spese correnti che consentono a un’azienda o a un prodotto di funzionare. Le spese di capitale riguardano gli asset di capitale e sono spese che hanno un valore a lungo termine. Entrambe si trovano spesso nelle aziende e possono influenzare la gestione dei i costi all’interno di un progetto.

Acquisto di macchine, software, ecc.
Costruzione di un impianto/sito operativo
Costi di avvio/test
Costi energetici
Trasporto e viaggi
Forza lavoro
Costi di protezione (assicurazione, videosorveglianza, antincendio)
Costi di manutenzione, riparazione e operazioni
Costi di fermo produzione
Costi legati all’ambiente (costi di bonifica dell’inquinamento)
Costi di smantellamento e disattivazione
Costi di gestione della proprietà intellettuale
Costi generali
Formazione

Comprendere questi diversi tipi di costi, così come i requisiti contabili legali, consente di definire i metodi utilizzati nella gestione di un progetto. Questo permette di iscrivere a bilancio, analizzare, progettare e controllare i costi del progetto.

[1] Source: The Standish Group

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This article series was written by Aurélien CRÔNIER and Mehdi DARD with contributions from Fanny DA SILVA and the MIGSO-PCUBED Cost Management Community of Practice.