La planificación suele ser el primer aspecto de la gestión de proyectos que nos viene a la mente. Se elabora desde las primeras fases de la vida de un proyecto, es un trabajo de equipo y deberá mantenerse viva a lo largo de todo el proyecto. Por tanto, el planificador desempeña un papel muy importante. En este artículo veremos lo que implica este papel y las aptitudes necesarias para convertirse en planificador.
Tabla de contenido
El papel del planificador
El planificador desempeña un papel fundamental en la vida de un proyecto, ya que gestiona cada tarea y su duración para garantizar que los entregables se cumplan a tiempo. Crea, actualiza y supervisa el cronograma de todo o parte del equipo del proyecto. Sobre todo, se comunica con las partes interesadas para desarrollar una línea de base precisa, registrar avances fiables y reducir el riesgo de retrasos.
Durante la fase de inicio del proyecto, el planificador trabaja con el equipo del proyecto y otras partes interesadas para proponer un cronograma inicial. Este cronograma inicial debe tener en cuenta:
- Todo el alcance del proyecto
- Todas las interfaces necesarias para su realización
De este modo, el planificador debe conseguir que las partes interesadas se comprometan, mediante su aceptación del cronograma, a alcanzar el objetivo del proyecto. El planificador debe asegurarse de que el cronograma base es comprendido y aceptado por todos los implicados.
Durante la ejecución del proyecto, el planificador supervisa y actualiza continuamente el cronograma con toda la información recopilada sobre el progreso del proyecto. Identifica los riesgos de retrasos y comunica la salud del proyecto. Está en constante comunicación con las partes interesadas en el proyecto y con el director del proyecto para limitar los riesgos, proponer planes de mejora o de puesta al día y garantizar la mejor proyección posible de las actividades futuras.
Por último, durante la fase de cierre del proyecto, una vez completado el cronograma y finalizado el proyecto, es importante que el planificador lleve a cabo un análisis a posteriori del cronograma para:
- Afinar las estimaciones de duración para futuros proyectos,
- comprender cuáles fueron los principales acontecimientos que retrasaron (o aceleraron) el plan inicial,
- finalizar la capitalización de las acciones que se han puesto en marcha para responder a los riesgos para los plazos.
Estos datos post-mortem son la clave de la mejora continua en la ejecución del cronograma para futuros proyectos similares.
Las cualidades de un buen planificador
Para desempeñar su papel central en la organización y ejecución de un proyecto, los planificadores deben ser buenos comunicadores capaces de interactuar a distintos niveles según el tipo de proyecto (desde el director del proyecto hasta los equipos sobre el terreno), mantener una mentalidad abierta y ser inquisitivos.
La gestión de cronogramas complejos en los que interviene un gran número de participantes, fuentes de datos y profesiones requiere buenas dotes organizativas y una gran capacidad para sintetizar la información con el fin de gestionar la ejecución de un proyecto al nivel adecuado: ni demasiado detallado ni demasiado poco detallado.
Además de una gran capacidad de comunicación, organización y análisis, los planificadores también deben poseer ciertos conocimientos técnicos. Deben conocer las herramientas de planificación habituales, como Planisware, Sciforma, Primavera o MS Project. También deben conocer los indicadores típicos utilizados para supervisar y controlar la planificación.
Cómo convertirse en planificador de proyectos
Mientras que la mayoría de la gente se imagina pasar días construyendo y actualizando diagramas de Gantt o informes de progreso, el papel de un planificador de proyectos es bastante diferente. Son esenciales para el éxito del proyecto, y su papel interfuncional los convierte en una opción profesional muy gratificante. Hay muchas oportunidades para los planificadores, sobre todo en proyectos a gran escala para ayudar a gestionar la ingeniería o la construcción.
Contar con experiencia relacionada con proyectos de ingeniería, cadena de suministro o construcción es una ventaja, ya que le permite comprender e integrar mejor el proyecto. El planificador debe tener siempre presente que el resultado de la planificación es un producto que se construirá físicamente o un servicio que repercutirá en las personas.
Sin embargo, estas funciones no se limitan a la experiencia en un campo concreto o a la propia planificación. Muchos buenos planificadores acceden a la profesión por casualidad u oportunidad y se forjan una sólida carrera. Y no olvidemos que la gran diversidad de perfiles en el mundo de la planificación es una bendición, ya que permite abordar los problemas desde distintos ángulos en función de la experiencia o la formación.
Entonces, ¿cómo se llega a ser planificador de proyectos? Haber cursado 5 años de estudios superiores suele ser un requisito previo para entrar rápidamente en un nuevo entorno. El siguiente paso es familiarizarse con los procesos de planificación, las buenas prácticas y herramientas, así como con los conocimientos generales de gestión de proyectos. Pronto estarás bien encaminado para gestionar cronogramas complejos y, potencialmente, garantizar la entrega a tiempo de los mayores programas industriales de la actualidad.
Gracias a Sébastien DESLANDES, Jeremy LESCOP, Christine ORIARD y a la CoP de Planificación MIGSO-PCUBED por su contribución.
