Die Terminplanung gehört häufig zu den ersten Aufgaben, die mit Projektmanagement in Verbindung gebracht werden. Schließlich wird ein Projektzeitplan bereits in einer frühen Projektphase erstellt und während des gesamten Projekts gemeinsam vom Team umgesetzt und weiterentwickelt. Entsprechend spielt der Projektplaner eine zentrale Rolle. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Aufgaben diese Position umfasst und welche Fähigkeiten erforderlich sind, um als Projektplaner erfolgreich zu sein.
Inhaltsverzeichnis
Die Rolle des Schedule Managers
Ein Schedule Manager spielt eine zentrale Rolle im Verlauf eines Projekts. Er steuert einzelne Aufgaben und deren Dauer, um sicherzustellen, dass alle Projektergebnisse termingerecht geliefert werden. Dabei erstellt, aktualisiert und überwacht er den Projektzeitplan, der für das gesamte Projektteam relevant ist. Besonders wichtig ist außerdem die enge Zusammenarbeit mit den verschiedenen Stakeholdern, um eine realistische Termin-Baseline zu entwickeln, über den Projektfortschritt zu berichten und Risiken möglicher Verzögerungen frühzeitig zu minimieren.
Während der Projektinitiierungsphase arbeitet der Scheduler gemeinsam mit dem Projektteam und den Stakeholdern daran, einen Basiszeitplan zu erstellen, der den gesamten Projektumfang sowie die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Aufgaben berücksichtigt.
Darüber hinaus muss der Scheduler sicherstellen, dass sich alle Stakeholder auf einen realistischen und akzeptierten Projektzeitplan verständigen, um die Projektziele erfolgreich zu erreichen. Sobald dieser abgestimmt ist, sorgt er dafür, dass die Baseline vom gesamten Projektteam verstanden und akzeptiert wird.
Während der Projektausführungsphase überwacht und aktualisiert der Scheduler den Zeitplan kontinuierlich anhand der Informationen zum aktuellen Projektfortschritt. Er identifiziert potenzielle Verzögerungsrisiken und informiert über den allgemeinen Gesundheitszustand des Projekts. Dabei steht er im ständigen Austausch mit den Stakeholdern und dem Projektmanager, um Risiken zu begrenzen, Verbesserungen oder Gegenmaßnahmen vorzuschlagen und möglichst präzise Prognosen für zukünftige Aktivitäten zu erstellen.
Abschließend führt der Planer in der Projektabschlussphase – nach Fertigstellung des Projekts und des Zeitplans – eine retrospektive Analyse des Projektzeitplans durch. Ziel dieser Analyse ist es:
- Aufwandsschätzungen und Aufgabendauern für zukünftige Projekte zu verbessern,
- die wesentlichen Ursachen für Verzögerungen oder Beschleunigungen des ursprünglichen Plans zu verstehen,
- die eingesetzten Maßnahmen zur Vermeidung von Projektverzögerungen zu bewerten.
Diese Rückschau ist ein wesentlicher Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung ähnlicher Projekte und zukünftiger Projektzeitpläne.
Die wichtigsten Fähigkeiten eines Schedule Managers
Um diese zentrale Rolle bei der Organisation und Durchführung eines Projekts erfolgreich auszufüllen, muss ein Scheduler über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten verfügen und in der Lage sein, mit unterschiedlichen Ebenen eines Projekts zu interagieren – vom Projektmanager bis hin zu den Teams vor Ort. Gleichzeitig sind Offenheit, Neugier und die Fähigkeit, verschiedene Perspektiven zu verstehen, wichtige Eigenschaften.
Die Steuerung komplexer Projektzeitpläne mit zahlreichen Stakeholdern, Datenquellen und Fachbereichen erfordert außerdem ein hohes Maß an Organisationstalent sowie starke analytische und konzeptionelle Fähigkeiten. Nur so kann der Scheduler den Projektablauf auf dem richtigen Detailgrad steuern – weder zu detailliert noch zu oberflächlich.
Neben ausgeprägten Kommunikations-, Organisations- und Analysefähigkeiten benötigt ein Scheduler auch fundierte fachliche Kompetenzen. Dazu gehört insbesondere der sichere Umgang mit gängigen Tools für das Schedule Management, wie beispielsweise Planisware, Sciforma, Primavera oder Microsoft Project. Ebenso wichtig ist das Verständnis typischer Kennzahlen und Methoden zur Überwachung und Steuerung von Projektzeitplänen.
Wie wird man Project Scheduler?
Viele Menschen verbinden Schedule Management vor allem mit dem Erstellen und Aktualisieren von Gantt-Diagrammen oder Fortschrittsberichten. Tatsächlich geht die Rolle eines Projektplaners jedoch weit darüber hinaus. Sie ist nicht nur entscheidend für den Projekterfolg, sondern bietet aufgrund ihrer bereichsübergreifenden Zusammenarbeit auch eine äußerst abwechslungsreiche und erfüllende Karriere.
Besonders im Umfeld großer Projekte – beispielsweise in den Bereichen Engineering oder Bauwesen – ergeben sich zahlreiche Karrieremöglichkeiten für Scheduler. Erfahrung in Bereichen wie Engineering, Supply Chain oder Construction ist dabei von Vorteil, um komplexe Projekte besser zu verstehen und in die Terminplanung integrieren zu können. Gleichzeitig sollten Scheduler stets im Blick behalten, dass hinter jedem Projektzeitplan ein reales Produkt oder eine Dienstleistung steht, die direkte Auswirkungen auf Menschen haben.
Die Tätigkeit als Scheduler ist jedoch keineswegs auf bestimmte Fachrichtungen oder ausschließlich auf die Terminplanung beschränkt. Viele erfolgreiche Projektplaner finden eher zufällig oder durch neue berufliche Chancen in dieses Berufsfeld und entwickeln dort eine langfristige Karriere. Zudem ist die Vielfalt unterschiedlicher Hintergründe und Erfahrungen im Bereich Scheduling ein großer Mehrwert, da Herausforderungen aus verschiedenen Perspektiven betrachtet und gelöst werden können.
Doch wie wird man Projektplaner? Ein Bachelorabschluss ist häufig eine grundlegende Voraussetzung, um sich schnell in neue Projektumgebungen einzuarbeiten. Anschließend gilt es, sich mit Prozessen, Best Practices und Tools des Schedule Managements sowie mit den Grundlagen des Projektmanagements vertraut zu machen. Damit schaffen Sie die Basis, um komplexe Projektzeitpläne zu steuern und möglicherweise die termingerechte Umsetzung einiger der größten Industrieprojekte unserer Zeit sicherzustellen.
Vielen Dank an Sébastien DESLANDES, Jeremy LESCOP, Christine ORIARD sowie die MIGSO-PCUBED Scheduling Community of Practice für ihren Beitrag zu diesem Artikel.
