Per Definition verfolgt ein Projekt das Ziel, innerhalb eines festgelegten Zeitraums ein Produkt oder eine Dienstleistung zu liefern. Sobald ein Endtermin definiert ist, existiert bereits ein Terminplan, unabhängig davon, wie einfach dieser auch sein mag.
Heutzutage ist es jedoch kaum vorstellbar, ein Projekt erfolgreich abzuschließen, ohne über eine deutlich strukturiertere Terminplanung als lediglich ein Enddatum zu verfügen. Ein aussagekräftiges Projekt-Dashboard kann ohne zugrunde liegenden Terminplan nicht existieren. Doch wenn Terminplanung ein so wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements ist, warum ist sie dann so wichtig? Welchen Nutzen bringt sie? Welchen Mehrwert schafft sie? Und warum wird die Rolle des Projektplaners dennoch so häufig missverstanden? Diese Fragen sind oft komplexer, als sie auf den ersten Blick erscheinen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Projektterminplanung?
Zunächst eine Klarstellung: Der Begriff Planung kann sowohl bedeuten, einen Projektplan zu erstellen, als auch einen Terminplan auszuarbeiten. In der Praxis sind beide untrennbar miteinander verbunden, denn der Terminplan ist oft ein wesentlicher Bestandteil der Gesamtplanung. Im Folgenden beschäftigen wir uns hauptsächlich mit dieser zweiten Bedeutung.
Terminplanung ist somit ein Prozess, der nach Analyse und vorausschauender Betrachtung festlegt, welche Ziele erreicht werden sollen, welche Mittel dafür erforderlich sind, welche Schritte durchgeführt werden müssen und wie deren Umsetzung überwacht wird.[i]
Vereinfacht ausgedrückt bedeutet Terminplanung:
- festzulegen, welche Phasen und Schritte das Projekt durchlaufen wird;
- die zeitliche und logische Abfolge dieser Schritte zu strukturieren;
- die notwendigen Ressourcen zur Umsetzung der einzelnen Aktivitäten zu bestimmen;
- festzulegen, wie Fortschritt und Zielerreichung überwacht werden.
Vor allem aber bedeutet Terminplanung, die Zukunft durch die Perspektive der Zeit zu betrachten. Sie hilft dabei, die verschiedenen möglichen Entwicklungen eines Projekts sichtbar zu machen, Unsicherheiten zu berücksichtigen und den Weg zu wählen, der am besten zu den angestrebten Zielen führt.
Denn letztlich kann man durchaus Terminplaner und Poet zugleich sein.
Terminplanung: Welchen Nutzen bringt sie?
Die Bedeutung der Terminplanung wird häufig unterschätzt. Dabei ist sie weit mehr als ein Instrument zur Leistungsüberwachung einzelner Personen. Ihr Zweck besteht nicht darin, jemanden darauf hinzuweisen, dass eine Aufgabe laut Gantt-Diagramm bereits gestern hätte abgeschlossen sein sollen.
Zu Beginn eines Projekts schafft der Terminplan Klarheit für alle Beteiligten. Er macht deutlich, welche Erwartungen bestehen und welche Ressourcen zur Verfügung stehen. Darüber hinaus ermöglicht er es, den zukünftigen Projektverlauf gemeinsam zu gestalten und verbindlich festzuhalten. Dies ist ein entscheidender Faktor, um den Teamgeist zu stärken und alle Beteiligten hinter klaren und erreichbaren Zielen zu vereinen.
Während des gesamten Projektlebenszyklus dient der Terminplan als Instrument zur Steuerung und Vorausschau. Er ermöglicht jederzeit einen besseren Überblick über vergangene Entwicklungen, den aktuellen Stand und die kommenden Herausforderungen.
Dadurch unterstützt er Projektverantwortliche dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, und hilft den Teams, ihre Arbeitsbelastung an die anstehenden Aufgaben und eingegangenen Verpflichtungen anzupassen.
Darüber hinaus ist die Terminplanung ein wirkungsvolles Kommunikationsinstrument für sämtliche Projektbeteiligten, sei es für Kunden, Lieferanten, Partner oder Mitglieder des Projektteams.
Auch nach Projektabschluss bleibt der Terminplan wertvoll. Die darin dokumentierten Erfahrungen und Erkenntnisse bilden eine wichtige Grundlage für zukünftige Projekte und ermöglichen kontinuierliches Lernen innerhalb des Unternehmens.
Was zeichnet einen guten Terminplan aus?
Ein Terminplan lässt sich mit einem Kochrezept vergleichen: Nicht jeder benötigt dieselbe Detailtiefe, um zu einem erfolgreichen Ergebnis zu gelangen. Manche bevorzugen eine genaue Beschreibung jedes einzelnen Schritts, möchten sämtliche benötigten Zutaten kennen und die Dauer jeder Aktivität exakt bestimmen. Andere kommen mit deutlich weniger Details aus. Dass dieser Vergleich sowohl für das Kochen als auch für Projekte funktioniert, zeigt die Stärke dieser Metapher.
Ein guter Terminplan ist daher vor allem ein Terminplan, der eine erfolgreiche Steuerung des Projekts ermöglicht. Er erleichtert die Kommunikation, fördert das gemeinsame Verständnis und unterstützt die Beteiligten dabei, ihn als ihr eigenes Arbeitsinstrument zu nutzen.
Dabei gibt es keinen universellen Terminplan, der für jedes Projekt geeignet wäre. Jedes Projekt benötigt einen Ansatz, der an seine spezifischen Anforderungen angepasst ist.
Falls Ihnen das bereits etwas komplex erscheint: Das war lediglich die Vorspeise.
Die verschiedenen Methoden und Werkzeuge der Terminplanung
Genau wie Projekte selbst können auch Terminpläne sehr unterschiedliche Formen annehmen. Sie reichen von einfachen Terminübersichten über umfangreiche Gantt-Diagramme mit Tausenden von Vorgängen, wie sie beispielsweise bei Eisenbahn- oder Infrastrukturprojekten verwendet werden, bis hin zu priorisierten Product Backlogs in agilen Umgebungen.
Hinzu kommt, dass jede Art der Terminplanung unterschiedliche Ansätze für Analyse und Steuerung ermöglicht. Die Fachliteratur bietet hierfür eine enorme Vielfalt an Methoden. Eine der bekanntesten ist die von Eliyahu M. Goldratt entwickelte Critical-Chain-Methode. Jede Methode bringt eigene organisatorische Regeln, spezifische Kennzahlen sowie überzeugte Befürworter und Kritiker mit sich.
Und weil die Sache sonst zu einfach wäre, existiert zudem eine große Auswahl an Werkzeugen. Sie unterscheiden sich hinsichtlich Funktionsumfang, Komplexität und Benutzerfreundlichkeit.
Zu den bekanntesten Lösungen zählen Microsoft Project, Primavera und Planisware. Die Liste ist jedoch deutlich länger. Und ja, glücklicherweise oder leider, je nach persönlicher Sichtweise, gehören auch Excel und sogar Lego zu den Werkzeugen, die in bestimmten Situationen für Planung und Visualisierung eingesetzt werden können.
Die Rolle des Terminplaners in diesem Zusammenhang
Schauen Sie sich unser Mitarbeiter-Story-Video (auf English) über die Rolle eines Schedulers an!
Der Terminplaner ist gewissermaßen die Ariadne des Projekts. Als Dirigent und Jongleur zugleich muss er zahlreiche Werkzeuge, Methoden und Rahmenbedingungen miteinander verbinden, um seine Aufgabe erfolgreich zu erfüllen. Dabei geht es nicht nur darum, einen Terminplan zu erstellen, sondern weit darüber hinaus.
Er begleitet Teams, überzeugt Stakeholder, moderiert Diskussionen, analysiert Situationen, verschiebt Prioritäten, verhandelt, sichert Wissen, kommuniziert und muss oft immer wieder aufs Neue Überzeugungsarbeit leisten. Und das idealerweise mit einem Lächeln.
„Ich bin kein Held, aber ich bin Terminplaner. Das kommt der Sache schon ziemlich nahe!“ [ii]
Dieser Artikel wurde von Martial Dutot geschrieben.
