Der Terminplan dient als Projekt-Roadmap. Er zeigt auf, was erledigt werden muss und wann dies erfolgen soll, damit das Projekt termingerecht umgesetzt werden kann. Um diese Roadmap zu erstellen, muss der Terminplaner (Scheduler) zunächst das Projekt und dessen Umfeld genau analysieren. Schließlich müssen die richtigen Fragen gestellt werden, um alle erforderlichen Details und Rahmenbedingungen zu verstehen. Im Folgenden führen wir Sie durch diesen Prozess sowie durch die fünf wichtigsten Schritte zur Erstellung eines fundierten Projektterminplans.
Inhaltsverzeichnis
Erste Schritte mit Ihrem Terminplan
Bevor ein Gantt-Diagramm erstellt oder die Projektaufgaben strukturiert werden, ist es wichtig, den Kontext des Projekts zu verstehen. Der zuständige Terminplaner muss die zentralen Herausforderungen und Ziele des Projekts kennen: seinen Zweck und Business Case, den Projektplan und den Projektauftrag sowie weitere relevante Grundlagen.
Zudem gilt es, die Historie des Unternehmens zu verstehen, um auf bereits gewonnene Erkenntnisse und Erfahrungen zurückgreifen zu können. Dies liefert den notwendigen Kontext für das Projekt und verhindert, dass Fehler der Vergangenheit wiederholt werden. All diese Aspekte wirken sich auf den Projektzeitplan und damit auf den Terminplan aus. Nachdem der Kontext des Projekts klar ist, muss der Terminplaner identifizieren, wer am Projekt mitwirken wird: wichtige Stakeholder, das Projektmanagement-Team, Dienstleister und Lieferanten und weitere Beteiligte. In diesem Schritt wird auch der Projektstrukturplan (PSP) betrachtet, die die Struktur und Organisation des Terminplans bestimmt.
Mit diesen Informationen kann nun die Terminplanungsphase beginnen.
5 Schritte zur Erstellung eines Projektterminplans
Der Baseline-Terminplan ist der zentrale Bezugspunkt während des gesamten Projekts, um das Projekt auf Kurs zu halten. Nachfolgend finden Sie fünf wesentliche Schritte zur Erstellung Ihres Baseline-Terminplans.
1. Festlegen der Aufgabenreihenfolge (Vorgangskette)
- Aufgaben definieren: Der erste Schritt bei der Erstellung eines Terminplans besteht darin, den PSP weiter zu verfeinern, bis ein geeignetes Detaillierungsniveau erreicht ist, auf dem jedes Deliverable realisiert werden kann. Diese besser handhabbaren Arbeitspakete werden zu den Aufgaben des Projekts.
- Reihenfolge bestimmen: Sobald alle Projektaufgaben und Meilensteine bekannt sind, müssen sie in eine logische Reihenfolge beziehungsweise ein Netzwerk gebracht werden. Betrachten wir beispielsweise den Bau eines Hauses. Es erscheint logisch, das Dach nicht aufzusetzen, bevor die Wände errichtet wurden, die es tragen. Dieselbe Logik der Aufgabenreihenfolge gilt auch für Projekte.
- Aufgaben verknüpfen: Nachdem die Aufgaben für jeden Zweig des PSP definiert und sequenziert wurden, muss sichergestellt werden, dass die Beziehungen zwischen den einzelnen Zweigen identifiziert und berücksichtigt werden. Einige Aufgaben können erst beginnen, wenn andere abgeschlossen sind. Zudem gibt es weitere Beziehungsarten, wie in unserem Artikel Einführung in das Terminplanmanagement im Projekt Auf diese Weise werden Aufgaben in einer Sequenz miteinander verknüpft und bilden das Fundament des Terminplans.
2. Schätzen der Aufgabendauer
Der nächste Schritt besteht darin, die Dauer der einzelnen Aufgaben zu definieren. Diese Schätzung basiert auf einer Reihe von Annahmen, beispielsweise der Anzahl der verfügbaren Ressourcen und deren Qualifikationen. So wird die Errichtung eines Daches weniger Zeit in Anspruch nehmen, wenn fünf Personen daran arbeiten statt nur einer, und ein Auszubildender wird wahrscheinlich langsamer arbeiten als ein erfahrener Dachdecker.
Es gibt verschiedene Methoden, um diese Dauer zu schätzen:
- Expertenbefragung (Expert Judgement)
- Gruppenentscheidungsfindung (Group Decision Making)
- Analoge Schätzung (Analogous Estimation)
- Parametrische Schätzung (Parametric Estimation)
- Drei-Punkt-Schätzung (Three-Point Estimation)
Mit einer logischen Reihenfolge der Aufgaben sowie den definierten Beziehungen und Laufzeiten kann eine erste Version des Terminplans erstellt werden.
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3. Einbeziehen von Projektbeschränkungen
Auf der Basis dieser ersten Version des Terminplans und des Projektstartdatums kann der Terminplaner diese „ideale“ Version nun mit den tatsächlichen Rahmenbedingungen abgleichen. Das bedeutet, dass er gemeinsam mit den Projektstakeholdern Einschränkungen berücksichtigt, beispielsweise gesetzliche oder behördliche Vorgaben, Betriebsferien oder die Verfügbarkeit von Schlüsselressourcen.
4. Optimieren des Terminplans
Mit dieser aktualisierten und realistischeren Version des Terminplans kann das geplante Enddatum mit dem angestrebten Projektabschluss verglichen werden. Stimmen beide überein, ist der Terminplan geeignet. Führt der Terminplan zu einem früheren Projektabschluss, besteht ein positiver Puffer (eine eher seltene Situation).
Führt der Terminplan hingegen zu einem Abschluss nach dem vorgesehenen Projektendtermin, muss der Terminplan komprimiert werden. Dies kann beispielsweise durch Ressourcenoptimierung oder Fast-Tracking erfolgen. Solche Anpassungen können jedoch die Kosten erhöhen oder zusätzliche Risiken verursachen. Eine alternative Möglichkeit besteht darin, einen neuen Liefertermin für das Projekt zu verhandeln.
Sobald sich die Projektstakeholder auf die Rahmenbedingungen und eine aktualisierte Version des Terminplans geeignet haben, kann die Baseline festgelegt werden. Diese Baseline dient während des gesamten Projekts (oder bis eine neue Baseline definiert wird) als Vergleichsmaßstab zwischen dem genehmigten Plan und dem tatsächlichen Projektfortschritt. Dadurch können Verzögerungen identifiziert und notwendige Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden.
5. Den kritischen Pfad bestimmen und Pufferzeiten verwalten
Als Nächstes muss der Terminplaner den oder die kritischen Pfade des Projekts sowie die vorhandenen Puffer identifizieren. Der kritische Pfad ist die Abfolge von Aufgaben, bei der jede Verzögerung unmittelbare Auswirkungen auf das Enddatum des Projekts hat. Deshalb ist es besonders wichtig, diese Aufgaben genau zu überwachen.
Der Puffer ist die Zeitspanne, um die sich eine Aufgabe verzögern kann, ohne das Projektende zu beeinflussen. Die Überwachung der Pufferzeiten und des kritischen Pfads ermöglicht es dem Terminplaner vorherzusehen, wie sich unvorhergesehene Ereignisse oder Verzögerungen im Projekt auf die Projektziele auswirken würden.
Vor dem Festlegen der Terminplan-Baseline wird in einem iterativen Prozess eine Analyse der kritischen Pfade (primär und sekundär) durchgeführt. Ziel ist es, das Risiko auf diesen kritischen Pfaden zu reduzieren und an strategisch wichtigen Stellen des Projekts maximalen Puffer freizusetzen. Erst nach Abschluss dieser Analyse wird eine Terminplan-Baseline festgelegt, die anschließend als verbindliche Referenz für die Steuerung des Projekts dient.
Terminplanüberwachung und Reporting: Die besten Tools
Sobald das Projekt in die Ausführungsphase eintritt, legt der Terminplaner seinen „Planungshut“ ab und setzt seinen „Überwachungshut“ auf, um den Fortschritt der Arbeiten zu verfolgen. Schließlich wäre es schade, nach dem erheblichen Aufwand für die Erstellung dieser Roadmap nicht sicherzustellen, dass sie überwacht wird und keine Abweichungen entstehen.
Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Terminplan eine Projektion dessen darstellt, was eintreten könnte, sowie eine Roadmap, die auf bekannten Informationen basiert (abzuschließende Aufgaben, Kosten vergleichbarer Projekte usw.). Daher ist es wahrscheinlich, dass sich der Terminplan im Verlauf des Projekts weiterentwickelt, da unerwartete Ereignisse eintreten können.
Hierfür kann der Terminplaner auf verschiedene Werkzeuge und Softwarelösungen zurückgreifen. Zu den geeignetsten Werkzeugen gehören: Planisware, Sciforma, Primavera und Microsoft Project. Diese Tools sind speziell für die Terminplanung konzipiert und ermöglichen es, große Mengen an Terminplandaten zu konsolidieren, Visualisierungen zu erstellen und Berichte zu automatisieren. Darüber hinaus können sie auch mit anderen Informationssystemen verknüpft werden, beispielsweise Enterprise-Resource-Planning- (ERP) und Enterprise-Risk-Management-Software (ERM).
Obwohl diese Softwarelösungen sehr nützlich und effektiv sind, sind sie zugleich komplex, erfordern oft Schulungen und können teuer sein. Für Projekte mit einfachen Terminplänen sind sie daher nicht zwingend erforderlich, stellen jedoch bei sehr großen Projekten eine sinnvolle Investition dar. In einfachen Fällen kann eine Tabellenkalkulation mit farbigen Zellen völlig ausreichen.
Unabhängig davon, ob komplexe Software eingesetzt wird oder nicht, ist entscheidend, dass der Terminplaner jederzeit erkennen kann, wo das Projekt steht, den aktuellen Stand mit der Baseline vergleichen kann, die Abfolge zukünftiger Ereignisse antizipiert und das Projektteam über Veränderungen informiert (Verfügbarkeit von Ressourcen, geschäftliche Risiken usw.).
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Beim Vergleich des tatsächlichen Fortschritts mit der Basislinie verlässt sich der Terminplaner nicht nur auf die oben genannten Tools. Er nutzt auch eine Vielzahl von Indikatoren, darunter die folgenden:
- S-Kurve (S-Curve): Dies ist der am häufigsten verwendete Indikator. Er stellt den physischen Fortschritt der Projektergebnisse im Zeitverlauf im Vergleich zur Baseline dar, zu der sich das Projektteam zu Beginn des Projekts verpflichtet hat. Die S-Kurve zeigt die Projektleistung auf. Um jedoch beurteilen zu können, ob der dokumentierte Fortschritt an der richtigen Stelle und zum richtigen Zeitpunkt erzielt wurde, ist eine tiefergehende Analyse erforderlich.
Diese S-Kurve ist einfach aufzusetzen, verliert jedoch gegen Ende des Projekts tendenziell an Aussagekraft.
- Burn-Down-Chart: Einige Terminplaner bevorzugen ein Burn-Down-Chart. Es wird ähnlich wie eine S-Kurve gelesen, stellt jedoch die verbleibende Arbeit dar, die bis zum Abschluss des Projekts noch zu erledigen ist.
- Meilenstein-Trendanalyse (Milestone Slip Chart): Komplexer und seltener genutzt, aber sehr effektiv ist die Meilenstein-Trendanalyse, die sich auf die Projektmeilensteine konzentriert. Meilensteine sind im Terminplan eindeutig definiert und stellen wichtige Zwischenschritte, wesentliche Fortschritte, Fristen oder kritische Verzögerungspunkte dar, die im Projekt vermieden werden sollten. Jede Kurve in diesem Diagramm repräsentiert einen Meilenstein sowie die Entwicklung seines Terminplans im Zeitverlauf. Die 45°-Linie wird überschnitten, sobald ein Meilenstein erreicht wurde. Steigt eine Kurve hingegen an, ohne die Diagonale jemals zu schneiden, bedeutet dies, dass der zugehörige Meilenstein fortlaufend neu terminiert wird, ohne jemals erreicht zu werden. Dies stellt einen interessanten Diskussionspunkt dar, um das Team zu befragen und die Gründe dafür zu verstehen.
Es gibt weit mehr Indikatoren als die hier genannten, von denen einige durch die oben genannte Software automatisch generiert werden. Die Beherrschung dieser Indikatoren ist entscheidend, da sie den Projektfortschritt objektiv abbilden. Daher müssen Terminplaner in der Lage sein, diese zu interpretieren, denn es gehört zu seinen Aufgaben, die Ursachen von Verzögerungen zu analysieren und die geeigneten Korrekturmaßnahmen vorzuschlagen.
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Wir danken Sébastien DESLANDES, Jeremy LESCOP, Christine ORIARD und der MIGSO-PCUBED Scheduling Community of Practice für ihren Beitrag zu diesem Artikel.
