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Projekt-Terminmanagement: Ein vollständiger Leitfaden

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Projekt-Terminmanagement

Zeit ist wertvoll, und unser gesamtes Leben wird von der Zeit bestimmt. Ob zu Hause oder bei der Arbeit – wir stellen uns ständig die Fragen: „Wie lange wird das dauern?” oder “Gibt es eine Möglichkeit, früher fertig zu werden?“ Im Projektkontext wird die Dauer einzelner Aktivitäten zu einem wichtigen Kostenfaktor. Genau deshalb ist Terminmanagement von so großer Bedeutung.

In diesem Abschnitt erklären wir, was Schedule Management bedeutet und wie ein typischer Projektterminplan aussieht. Wir hoffen, dass Ihnen dies dabei hilft, Ihre eigenen Projekte erfolgreich zu terminieren.

Was ist Terminplanung im Projektmanagement?

Schedule Management bezeichnet den Prozess der Planung und Steuerung von Projektaufgaben – einschließlich ihrer Dauer, Abhängigkeiten und zugewiesenen Ressourcen –, um ein Projekt innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens erfolgreich abzuschließen. Es umfasst außerdem die Überwachung und Berichterstattung zum Terminplan, um sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht geliefert wird.

Zeit ist eine der drei Restriktionen des „magischen Dreiecks“ im Projektmanagement, und jede Verzögerung im Terminplan kann sehr kostspielig sein. Daher ist Schedule Management entscheidend um den Projekterfolg sicherzustellen.

Schedule Management ermöglicht unter anderem:

Strukturierung der Projektarbeit,
gemeinsame Nutzung des Plans mit dem gesamten Team,

Erfassung von Daten für das Reporting,

Definition von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben/Aktivitäten und den beteiligten Ressourcen,
Visualisierung kritischer Aufgaben, die besondere Aufmerksamkeit erfordern,
Verständnis des aktuellen Projektstatus im Verhältnis zur abgestimmten Roadmap,
Erhöhung der Wahrscheinlichkeit, die Projektziele erfolgreich zu erreichen.

Was ist ein Projektterminplan?

Der Projektterminplan ist ein detaillierter Plan, der festlegt, wie und wann ein Projekt die im Projektumfang definierten Produkte und Leistungen liefert.

Der Terminplan ist eng mit der Definition der auszuführenden Arbeiten verknüpft. Seine Struktur orientiert sich daher an der Organisation dieser Arbeiten – also an der WBS (Work Breakdown Structure). Dabei handelt es sich um eine detaillierte Aufstellung aller Aufgaben und Aktivitäten, die innerhalb des Projektzeitraums durchgeführt werden müssen. Dadurch lassen sich außerdem die benötigten Ressourcen abschätzen und entsprechende Budgets konsolidieren.

Der Terminplan umfasst sämtliche Aufgaben bzw. Aktivitäten, die zur Fertigstellung der Projektergebnisse erforderlich sind. Diese Aufgaben sind durch Verknüpfungen miteinander verbunden, die als Abhängigkeiten bezeichnet werden. Das daraus entstehende „Netzwerk“ von Aufgaben bildet die Grundlage für die Terminplananalyse.

Der Terminplan ermöglicht es Projektmanagern:

sicherzustellen, dass die Projektziele termingerecht erreicht werden,
den Projektpuffer die Gesamtpufferzeit (auch Total Float genannt) zu identifizieren, der die Differenz zwischen der Abfolge der Projektaufgaben mit der längsten Dauer (dem kritischen Pfad) und dem definierten Ziel darstellt,
die prognostizierten Ausgaben über die Projektlaufzeit (das Budget) zu konsolidieren und dadurch die Projektkostenkontrolle zu unterstützen.

Während des gesamten Projekts ermöglicht der Terminplan, den Fortschritt der Aufgaben mit der festgelegten Baseline zu messen und zukünftige Aktivitäten entsprechend neu zu prognostizieren. Auf diese Weise dient er als wichtiges Instrument zur Messung der Projektleistung. Die Baseline kann sich verändern, allerdings nur unter strengen Voraussetzungen, da sie mit dem genehmigten Projektumfang und Budget verknüpft ist.

Ein Projektterminplan kann in einem Task Network Diagrams dargestellt werden, der die Abfolge der Aufgaben sowie deren Abhängigkeiten abbildet. Die folgende Abbildung zeigt ein typisches Task Network Diagram:

Häufiger wird ein Projektterminplan jedoch in Form eines Gantt-Diagramms dargestellt. Dieses zeigt alle Aufgaben in chronologischer Reihenfolge einschließlich ihrer jeweiligen Dauer und Abhängigkeiten.

Elemente eines Gantt-Diagramms

Projektaufgaben

Aufgaben (oder Aktivitäten) entsprechen einzelnen Arbeitspaketen, die im Rahmen des Projekts durchgeführt werden müssen. Sie haben einen definierten Anfang, ein Ende sowie eine Dauer. Für jede Aufgabe müssen mehrere Aspekte festgelegt werden: das erwartete Ergebnis, die verantwortliche Person, die benötigten Ressourcen sowie alle Eingabedaten oder Voraussetzungen, die für die Umsetzung erforderlich sind.

Projektmeilensteine

Meilensteine sind bedeutende Ereignisse oder wichtige Arbeitsergebnisse innerhalb eines Projekts. Sie besitzen keine Dauer und werden daher mit einer Dauer von null angesetzt.

Aufgabenbeziehungen

Aufgabenbeziehungen (auch Abhängigkeiten genannt) sind die Verknüpfungen zwischen einzelnen Aufgaben. Sie definieren Vorgänger- und Nachfolgeaufgaben – also welche Aufgaben zuerst abgeschlossen werden müssen und welche darauf aufbauen. Dabei gibt es verschiedene Arten von Beziehungen:

Ende-Anfang-Beziehung (Finish-to-Start / FS) – Aufgabe A muss abgeschlossen sein, bevor Aufgabe B beginnen kann.
Anfang-Ende-Beziehung (Start-to-Finish / SF) – Aufgabe A muss beginnen, bevor Aufgabe B abgeschlossen werden kann.
Anfang-Anfang-Beziehung (Start-to-Start / SS) – Aufgabe A muss beginnen, bevor Aufgabe B beginnen kann.
Ende-Ende-Beziehung (Finish-to-Finish / FF) – Aufgabe A muss abgeschlossen sein, bevor Aufgabe B abgeschlossen werden kann.

Verzögerung und Vorlaufzeit

Für jede Aufgabenbeziehung können Verzögerungen (Lag) oder Vorlaufzeiten (Lead) definiert werden. Dabei handelt es sich um zeitliche Verschiebungen, die entweder positiv (Zeit hinzufügen) oder negativ (Zeit einsparen) sein können. Im Sinne bewährter Praktiken im Terminmanagement sollten diese so weit wie möglich begrenzt werden, und jede Aufgabe sollte so präzise wie möglich beschrieben werden.

Im Sinne eines effektiven Schedule Managements sollten solche Zeitverschiebungen möglichst sparsam eingesetzt und die jeweiligen Aufgaben stattdessen so klar und präzise wie möglich beschrieben werden.

Lag bezeichnet eine Verzögerung zwischen dem Ende von Aufgabe A und dem Beginn von Aufgabe B. Beispielsweise kann Aufgabe B erst fünf Tage nach Abschluss von Aufgabe A starten. Diese positive zeitliche Verschiebung (Lag) kann etwa Transportzeiten oder externe Abläufe darstellen, die außerhalb des direkten Projektkontrollbereichs liegen.
Lead hingegen bedeutet, dass Aufgabe B bereits vor dem eigentlichen Abschluss von Aufgabe A begonnen wird. Beispielsweise kann Aufgabe B vorgezogen werden, um den Projektablauf zu beschleunigen und bereits vor Fertigstellung von Aufgabe A vorbereitet zu starten.

Best Practice im Schedule Management ist es, die Vorgängeraufgabe (Aufgabe A) möglichst detailliert aufzuschlüsseln. Dadurch wird klar definiert, welches konkrete Ergebnis oder Teilergebnis erforderlich ist, damit die Nachfolgeaufgabe (Aufgabe B) zu einem bestimmten Zeitpunkt beginnen kann.

Einschränkungen von Projektaufgaben

Einschränkungen sind Limitierungen oder Vorgaben, die den Projektterminplan bei der Durchführung einer Aufgabe beeinflussen. In der Regel handelt es sich dabei um festgelegte Termine oder zeitliche Bedingungen, beispielsweise „so spät wie möglich“.

Projektpufferzeiten

Der freie Puffer (Free Float) bezeichnet die Zeitspanne, um die sich eine Aufgabe verzögern darf, ohne dass sich dadurch die nachfolgenden Aufgaben verschieben.
Der Gesamtpuffer (Total Float) bezeichnet hingegen die gesamte Zeitspanne, um die sich das Enddatum einer Aufgabe verschieben darf, ohne das Enddatum des Projekts zu verzögern.

Betrachten wir folgendes Beispiel:

Aufgabe A verfügt über keinen freien Puffer und einen Gesamtpuffer von 5 Tagen.
Aufgabe B verfügt über einen freien Puffer von 5 Tagen sowie einen Gesamtpuffer von 5 Tagen.
Aufgabe C verfügt über einen freien Puffer von 5 Tagen und einen Gesamtpuffer von 10 Tagen.

Mehrere wichtige Termine strukturieren den Terminplan und liefern wesentliche Informationen über den aktuellen Status des Projekts:

Statusdaten sind Terminangaben – geplant oder bereits realisiert, die eine Aktualisierung des Projektterminplans widerspiegeln. Sie zeigen den aktuellen Stand des Projekts und liefern die genaueste Prognose für den Projektabschluss.
Baseline-Termine sind die festgelegten Termine, zu denen einzelne Aufgaben durchgeführt werden sollen. Sie werden gemeinsam mit den Projektstakeholdern definiert und basieren auf der Verfügbarkeit der Ressourcen zur Erreichung der Projektziele. Das Statusdatum wird in der Regel mit dem Baseline-Termin verglichen, um die Projektleistung sowie die Einhaltung der geplanten Termine zu bewerten.
Tatsächliche Fertigstellungstermine sind die Termine, an denen einzelne Aufgaben oder Aktivitäten tatsächlich abgeschlossen wurden.

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Wer ist der Projektplaner?

Ein Projektplaner (Project Scheduler bzw. Schedule Manager) spielt eine zentrale Rolle im gesamten Projektverlauf. Er steuert die einzelnen Aufgaben sowie deren Dauer, um sicherzustellen, dass alle Projektergebnisse termingerecht geliefert werden. Dabei arbeitet er eng mit den wichtigsten Stakeholdern zusammen, um die Termin-Baseline zu entwickeln, den Projektfortschritt zu überwachen und Risiken möglicher Verzögerungen frühzeitig zu minimieren. Erfahren Sie mehr über die Aufgabenbereiche und erforderlichen Kompetenzen eines Projektplaners.

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Vielen Dank an Sébastien DESLANDES, Jeremy LESCOP, Christine ORIARD und die MIGSO-PCUBED Scheduling Community of Practice für ihren Beitrag zu diesem Artikel.

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