Votre guide pour mettre en place un PMOaaS

22 septembre 2023

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PMO as a Service

Dans notre précédent article, nous avons examiné pourquoi les entreprises adoptent le PMO as a Service (PMOaaS). Comme le PMOaaS a un impact à la fois sur la manière dont ces services sont achetés et sur les processus de management de projet, il est important de comprendre ce qu’est un PMOaaS.

La décision de passer à un PMO as a Service (PMOaaS) gagne en popularité. Le PMOaaS permet aux clients d’assurer une mise en place cohérente de leurs PMO (Project Management Office), d’obtenir un meilleur rapport qualité-prix et d’améliorer la visibilité de la performance des projets. Avec pour principale motivation les gains d’efficacité dans le domaine de l’approvisionnement, de nombreux PMO cherchent aujourd’hui à franchir le pas du PMOaaS.

Qu’est-ce que le PMO as a Service (PMOaaS) ?

Le PMOaaS est un contrat à plus long terme dont le prix dépend des services spécifiques fournis par le Project Management Office (PMO), ainsi que du volume et de la complexité des projets prévus par les services.

Les solutions As a Service peuvent également être désignées comme managed services (services gérés). Donc, si vous voyez PMO Managed Service, il s’agit juste d’une autre manière de se référer au PMOaaS. C’est la même chose pour PM Managed Service pour désigner le PMaaS .

4 étapes pour mettre en place un PMOaaS dans votre organisation

Une transition vers un PMOaaS est un changement à grande échelle au sein de votre organisation. Elle doit donc être gérée comme tout autre gros programme en établissant des plans pour le changement. Nous avons travaillé avec beaucoup de clients pour tirer profit des avantages du PMOaaS, comme par exemple :

une réduction des efforts de pilotage ;
une amélioration de la capacité de management de projet ;
une amélioration de la qualité des prestations.

Notre approche reflète notre expertise en PMO et repose sur l’établissement d’un plan de réussite. Pour le dire simplement, notre approche utilise les quatre phases qui ont fait leurs preuves : Identification, Définition, Fourniture et Clôture. Nous avons modifié les phases ultérieures pour soutenir la poursuite d’un service basé sur les opérations au lieu d’un projet.

Voici les quatre étapes du passage à un PMOaaS :

Étape 1 : Identifier

La première étape consiste à observer la situation actuelle. Il faut dans ce cas définir la vision, les objectifs et les indicateurs clés de performance (KPI) qui régissent le service. Un des éléments clés de la réussite d’un service géré est la capacité à payer pour des résultats et non pour des ressources. Pour cela, vous devez identifier les principales exigences du service et définir des critères de réussite appropriés. Un diagnostic de programme aide l’organisation à évaluer la disponibilité :

des procédures standards;
des outils ;
des outils de reporting ;
de la variabilité de l’exécution des tâches et des projets.

Une fois cette base de référence établie, l’équipe pourra mesurer et communiquer toute augmentation des performances. L’identification d’écarts considérables dans la livraison permettra également d’identifier les domaines clés à privilégier pour obtenir des gains rapides.
À ce stade, il peut s’avérer nécessaire de recourir à des services de conseil « légers » pour stabiliser vos programmes ou vos projets. Vous pourrez de cette manière les maîtriser et éviter de devoir procéder à de nombreux changements à l’avenir.

Étape 2 : Définir

La deuxième étape consiste en une période d’apprentissage au cours de laquelle les consultants travaillent en parallèle avec les ressources existantes. Ces ressources peuvent être du personnel interne ou des contractants externes. L’objectif de cette phase est de définir un cahier des charges ou un catalogue d’activités ainsi qu’un plan de mobilisation.

L’établissement d’un catalogue et d’une cadence de fonctions et de tâches PMO vous permet d’évaluer correctement l’effort requis. Si vous n’estimez pas la complexité des projets dès le moment de leur lancement, il s’agit d’une bonne pratique à mettre en place. Cela permet de normaliser le service pour les projets simples, modérément complexes et complexes, ce qui permet ensuite de standardiser le prix.

La mobilisation est le deuxième point clé de la phase de définition. Dans ce cas, un plan de mobilisation couvre la conversion des ressources existantes et réduit l’impact que les changements pourraient avoir sur les projets en cours de réalisation.

Étude de cas : Améliorations d'un portefeuille d’investissement IT

MIGSO–PCUBED a été engagé par une grande entreprise du secteur de l’énergie dans le cadre d’un projet PMOaaS visant à améliorer son innovation informatique. Leur portefeuille actuel souffrait d’un manque de qualité globale des propositions et de lacunes en termes de management de projet. Les 56 projets concernés comprenaient :

Informatique avancée ;
Internet des objets (IoT) ;
Informatique en nuage ;
Modélisation de l’analyse ;
Cybersécurité.

MIGSO–PCUBED a mis l’accent sur l’ajout de valeur dans quatre domaines :

restructuration du portefeuille ;
qualité de la proposition ;
évaluation des projets ;
culture d’équipe.

La restructuration du portefeuille existant contenant des projets s’étendant sur plusieurs années a permis de redéfinir les priorités. Les projets ont été reportés et les ressources ont été réaffectées à des initiatives plus stratégiques. Par conséquent, l’équipe d’innovation IT pourrait apporter une valeur ajoutée plus tôt.

Lors de la mise en œuvre des meilleures pratiques, de la conception du projet à l’élaboration de la proposition commerciale, l’équipe a animé trois ateliers. L’objectif était de pitcher à la manière d’une start-up afin d’obtenir de meilleures propositions commerciales et d’améliorer la qualité des propositions.

En outre, la mise en place d’une « zone d’improvisation en matière de technologies émergentes » au sein de l’organisation a permis d’améliorer le partage des connaissances et la communication. Cela s’est traduit, à son tour, par une amélioration de la culture d’équipe globale.

Enfin, grâce au coaching et au mentorat en matière de management de projet, notre équipe a amélioré la création de plans de projet de 78 %. Le résultat était une meilleure qualité de l’estimation de l’évaluation du projet, ce qui a eu un impact positif : des prévisions plus réalistes en termes de rentabilité et des économies en aval.

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Étape 3: Déployer

La troisième étape est le déploiement et l’adoption du PMOaaS. La livraison est normalisée, les prix sont fixés et les chefs de projet comprennent ce que le client veut et s’en chargent. Dans le graphique de montée en puissance précédent, le chemin illustré est passé d’une phase d’apprentissage à une phase de mise à l’échelle. Lors de la mise à l’échelle, le client transfère des projets dans le portefeuille ou le cahier des charges par le biais d’un processus de contrôle du changement.

Pendant la phase de mise à l’échelle, vous devez procéder à des évaluations régulières afin que votre client soit satisfait au fur et à mesure que de nouveaux projets sont ajoutés au portefeuille. Les indicateurs clés de performance peuvent inclure les délais d’exécution des ressources, les niveaux de satisfaction des clients, la progression de l’intégration et l’état de la livraison des services.

Enfin, un facteur clé de succès pour MIGSO–PCUBED a été l’intégration aux équipes d’un management expert sur le terrain. Si votre organisation compte de nombreux silos ou fournisseurs, il peut être difficile de les amener à fonctionner ou à fournir des services de management de projet de manière uniforme. Grâce à notre Delivery Manager sur place, vous disposez d’un interlocuteur unique lors des points de suivi, et il peut accélérer la mise en place des améliorations nécessaires.

Étape 4 : Gérer

La dernière étape de notre approche est la gestion. L’accent durant cette phase est toujours mis sur l’amélioration continue du service PMO. Les PMO solides cherchent toujours à s’améliorer et à identifier où est-ce qu’ils peuvent apporter le plus de valeur à l’organisation. Il y a quelques questions à poser :

L’organisation doit-elle mettre l’accent plutôt sur l’intelligence économique, les initiatives numériques, l’IA ?
Le PMO devrait-il inclure des services de conduite du changement, permettant à l’organisation de mieux tirer parti de ses investissements numériques ?

Et dans certains cas, il peut être plus judicieux de renvoyer le service au client. Ce client est-il prêt à le faire lui-même ? Cela se produit quand des capacités internes ont évolué au point que le service n’est plus nécessaire.

Le PMO moderne est passé à distance. Vous voulez savoir comment améliorer vos PMO virtuels ?

Conclusion

Bien que la décision de passer à un PMOaaS ne soit pas facile à prendre, elle peut être positive. Il suffit d’appliquer une approche de management de projet et de suivre les étapes logiques.