Mise en place d'un planning au sein d'une supply chain

10 avril 2024
PMO & Project Delivery, Énergie et Ressources

La mise en place d’un planning est une étape clé dans la préparation d’un projet. offre une vue globale de l’ensemble des actions à mettre en place jusqu’à la livraison du produit au client. Il permet d’identifier les risques et d’anticiper certaines solutions. Etablir et suivre un planning revient à orienter les différents acteurs pour s’assurer du respect des engagements auprès du client.

C’est dans cette optique que notre client, un leader dans les énergies renouvelables, a souhaité mettre en place pour l’un de ses branches, le planning de sa chaîne d’approvisionnement mondial (Global Supply Chain – GSC). Avec pour principal objectif de gagner en visibilité sur l’achat des composants les plus critiques, notre client s’est rapproché de MIGSO-PCUBED pour la création et le suivi du planning GSC sur l’ensemble de ses projets.

Challenge : Implémentation d’un planning

L’organisation de notre client est divisée en trois département : Ingénierie (ENG), Achats (GSC) et Projet (PMO), travaillant conjointement sur l’ensemble des différents projets et programmes. A l’exception des achats, les autres départements suivent et coordonnent les projets par le biais de plannings individuels en utilisant l’outil Primavera P6. Bien qu’en étroite collaboration, les départements suivent dans leurs plannings respectifs leurs propres jalons et objectifs. L’absence d’un planning général aux achats complique la mise en place de plannings intégrés entre les départements.

Au sein même de la GSC, les acheteurs se voient régulièrement dans l’obligation de construire leurs propres plannings. Bien qu’ayant une charge de travail importante, le planning est pour eux un élément clé pour faciliter la communication avec leurs fournisseurs. Ces plannings spécifiques ne sont pas liés entre eux, ont différents formats, des dates de besoins variables et ne sont généralement que peu suivis. Aucune vision globale n’existe par projet et seuls les acheteurs ont une certaine visibilité de leur propre scope.

Le statut d’entreprise internationale de notre client implique également des collaborateurs répartis à travers le monde, ce qui peut allonger les temps de mise en place de nouvelles méthodologies

MIGSO-PCUBED travaille également avec les autres départements de notre client, en France comme à l’étranger. Nos connaissances de son environnement, de ses outils et de ses enjeux l’ont amené naturellement à solliciter MIGSO-PCUBED pour la mise en place des plannings GSC.

Solution : Création et Intégration

Au vu des interactions quasi-journalière avec l’ingénierie, leurs plannings existants (pilotés par des collaborateurs MIGSO-PCUBED à l’étranger) ont servi de point de départ à la création des plannings GSC. L’outil Primavera P6 s’est ainsi tout naturellement imposé afin d’assurer une continuité avec les autres départements et offrir la possibilité d’intégrer l’ensemble des plannings projets.

Création d’une séquence d’activité générique

Une importante part du travail des acheteurs est d’entrer en contact avec les fournisseurs de composants. Pour chaque projet, les spécifications techniques des composants sont amenées à être complétées, améliorées ou redéfinies. Nous avons identifié ces changements comme étant le(s) chemin(s) critique(s) lors de l’approvisionnement.

Dans l’outils Primavera P6 nous avons appliqué dans un premier temps les bases de planification :

Standardisation des noms et codes des projet,
Affectation d’un responsable planning par projet,
Mise en place d’un organigramme des tâches (Work Breakdown Structure),
Configuration commune générale (semaines ouvrées, vacances, calcul de la marge, …)
Définition de la structure des codes uniques pour les futures activités.

Une rapide investigation auprès des différentes équipes a permis d’identifier l’ensemble des actions récurrentes effectuées pour chaque composant lors d’un changement. Une séquence d’activités a été créée et les interactions entre les tâches ont été définies en suivant un enchaînement logique (liens fin-début et début-début uniquement). Une base de données existante listant l’ensemble des composants a été complétée pour regrouper l’ensemble de données nécessaires à la bonne planification des changements par composant :

Responsables d’actions pour chaque activité,
Durée d’approvisionnement standard basée sur les retours d’expériences,
Fournisseurs potentiels et localisation,
Dates de besoin des composants aux usines d’assemblage.

La séquence type de base a été dupliquée et adaptée pour répondre à chacun des différents cas et stratégies chez le client. Ainsi, une demi-dizaine de séquences d’activités « modèles » ont été créés pour permettre un gain de temps au planificateur. Celui-ci copie le modèle adéquat et le complète avec les informations relatives au composant à suivre.

Intégration avec l’Ingénierie

A la différence des plannings ENG, l’équipe GSC souhaitait une vision globale à l’échelle d’un projet, centralisant ainsi l’ensemble des composants, changeant ou non, en un seul planning. Dans l’attente d’une fusion potentielle de l’ensemble des plannings, il a été décider d’intégrer et de lier ces plannings. Pour se faire, la séquence type a été redéfinie afin d’identifier les relations entre les tâches respectives d’ENG et de la GSC.

L’étroite collaboration entre ces deux départements s’est donc retrouvée également au sein des plannings. Plusieurs actions ont été mises en place pour cadrer ces plannings intégrés :

Définition des rôles et responsabilités,
Création d’un fichier commun de suivis des activités à planifier ensemble,
Etablissement d’un rythme opérationnel commun,
Mise en place de revues hebdomadaires de suivi par projets,
Rédaction de « règles d’or » relatives aux activités liées entre elles.

Contrôle et pilotage

Afin d’offrir à notre client la vision globale par projet souhaitée, MIGSO-PCUBED a choisi de monitorer les activités planifiées sous forme de dashboard projet, à l’aide de l’outil Smartsheet. Le dashboard permet de manière visuelle, rapide et simple d’obtenir :

Le statut général du projet,
L’évolution d’une semaine à l’autre des composants à l’heure et en retard,
L’identification des composants en retard et les « mitigations actions » associées,
Les risques, opportunités et prochaines actions,
Les statuts de certaines activités clés,
Les prochaines activités à réaliser.

Les dashboards sont utilisés lors de l’ensemble des revues de pilotage. Ils sont également interconnectés avec des tables regroupant l’ensemble des composants et pouvant être filtrées / triées par type de composants, responsables d’actions, composants les plus critiques, … Ces tables, également partagées à l’ensemble des équipes, permettent à chacun d’obtenir une vision à moyen terme de ses activités et ainsi les prioriser en fonction de leur criticité planning.

Pour uniformiser le pilotage des plannings, un rythme opérationnel hebdomadaire a été mis en place entre les planificateurs et les équipes projets :

Mise à jour des plannings,
Extractions des données et mise à jour des dashboards,
Analyse des données et comparaison par rapport à la semaine précédente,
Revue avec l’équipe projet, mise en place d’actions pour la semaine,
Présentation au management,
Implémentation et intégration des nouvelles activités,
Revue ciblée sur un composant critique, en retard ou nécessitant un alignement entre les différentes parties prenantes.

Résultats et prochaines étapes

La mise en place des plannings GSC par MIGSO-PCUBED a amené chez notre client une nouvelle façon de travailler et de piloter leurs projets :

Entre 2000 et 4000 activités sont suivies par projets.
Les plannings sont désormais intégrés entre les trois départements (ENG, GSC, PMO) chez notre client.
Les équipes quelques peu réticentes au début, utilisent les plannings auprès de leurs fournisseurs.
Les dashboards, initialement destinés aux équipes GSC, sont aujourd’hui utilisés et repris par le management de notre client ainsi que par les autres départements.

A moyen et long terme, de nombreuses actions sont encore prévues pour améliorer les plannings de notre client :

Suivi, lissage et analyse de la charge des responsables d’actions dans les plannings,
Accès et formation des équipes à une utilisation de Primavera P6,
Suivi des coûts,
Centralisation des plannings des différentes entités en un seul pour chaque projet.

Plus d’un an après le début de la prestation par MIGSO-PCUBED, l’utilisation des plannings est désormais un standard auprès des équipes. Les retours du client et de son management sur l’accompagnement à la mise en place des plannings GSC par MIGSO-PCUBED ont été très positifs.