Mise en place d'un PMO digital pour une association à but non-lucratif au Canada

12 février 2024
PMO & Project Delivery, Secteur Public

L’équipe MIGSO-PCUBED a collaboré avec un important fournisseur de logements sociaux à but non lucratif au Canada. Cet organisme offre des logements abordables tout en promouvant le respect et l’équité. En tant que plus grand fournisseur de logements sociaux de leur région, il gère des milliers de logements essentiels aux besoins locaux. L’organisation a obtenu un financement pour un programme pluriannuel de rénovation et de réparation des logements, de nombreux projets ont déjà été lancés.

Cela marque la première incursion de l’organisation dans un programme d’une telle ampleur, présentant à la fois des défis et des opportunités. Les défis associés à la réalisation d’un programme aussi complexe nécessitent une approche stratégique et bien réfléchie en matière de gestion de projet, c’est précisément là que l’expertise de l’équipe MP entre en jeu.

Challenge

Le fournisseur de logements sociaux a levé plus de 170 millions de dollars auprès de diverses sources qui devaient être utilisées pour financer de multiples projets visant à rénover son portefeuille vieillissant. Sur les huit ans, le programme en était à sa troisième année.

Après un atelier intensif avec l’équipe de direction, les cadres supérieurs et les chefs de projet, l’équipe a pu identifier certains défis à relever :

Harmonisation des outils et des données : les projets de l’organisation sont de petite à moyenne envergure et relativement simples. Avec ces nouveaux projets plus complexes leurs outils n’étaient plus adaptés.
Normalisation des Indicateurs clés de performance (ICP) du projet : la diversité du portefeuille de projets de l’organisme rendait l’analyse de la performance difficile. Une harmonisation des ICP était nécessaire.
Visibilité sur l’avancement des projets : les données liées à l’avancement des projets étaient dispersées sur des serveurs locaux et des ordinateurs portables individuels, entravant ainsi la visibilité.
Normalisation des communications aux parties prenantes du financement : les exigences de financement de fournisseur de logement sociaux nécessitaient une compilation chronophage des données en raison de la dispersion des sources de données et des formats.
Communication interdépartementale : une communication efficace entre les services est devenue cruciale car les projets à long terme ont eu des répercussions sur les opérations de maintenance quotidiennes.

Cette situation n’est pas propre à cette organisation, ces défis sont communs aux organisations à but non lucratif, aux startups et aux entreprises ou départements qui reçoivent un financement supplémentaire pour un projet ou un programme pluriannuel dédié. Ces défis surviennent parce qu’il y a un changement fondamental dans le profil du projet (plus grande envergure, budget plus important, complexité plus élevée) et que l’infrastructure, et les processus existants ne sont pas équipés pour les gérer.

L’équipe MP a été choisie car nos consultants viennent de divers horizons en gestion de projet, avec une vaste expérience pour rationaliser les processus au sein de différentes entreprises, notamment en mettant en place une structure PMO et en implémentant des solutions numériques.

Ainsi, nous avons été mandatés pour mettre en place un PMO afin d’améliorer la visibilité sur le programme et le remettre sur la bonne voie.

Solution

Avec pour objectif principal la mise en place d’une structure PMO, l’équipe MP a d’abord organisé un atelier avec toutes les parties prenantes et a déterminé que la meilleure solution était de mettre en place un PMO digital. Un bureau de gestion de projets numérique offre à l’équipe de gestion de projet un référentiel central où le traitement et l’analyse des données sont associés à l’automatisation, permettant ainsi au PMO de comprendre l’ensemble de la situation et de prendre des décisions efficaces.

La première étape a été de créer des outils standardisés et centraliser la collecte de données, puis automatiser la synthèse des données et la création de rapports.

Harmonisation des outils et des données

Après avoir analysé l’architecture d’entreprise, l’équipe MP a déterminé que le meilleur emplacement pour toutes les données serait SharePoint. Cela a pour but de permettre à toutes les parties prenantes d’accéder facilement au suivi et l’analyse des données des projets.

Pour harmoniser les données, la solution a été de regrouper tous les échéanciers des projets pour n’en faire qu’un seul. Une fois toutes les données consolidées, nous avons construit un tableau de bord dynamique des ICP. Néanmoins, l’équipe a dû faire preuve de créativité et d’innovation pour surmonter certains défis techniques liés à l’utilisation d’un ancien logiciel de gestion de projet. L’équipe MP a surmonté ce défi en utilisant une solution de contournement innovante qui a fait appel à des outils d’automatisation des processus. Pour surmonter les problèmes liés à l’établissement de liens entre les rapports et les données stockées sur les serveurs, la solution a été de migrer toutes les sources de données pertinentes vers le cloud.

Mise en place de ICP standardisés

L’équipe MP a mené de longues discussions avec toutes les parties prenantes afin de définir un ensemble de ICP qui seraient utilisés pour mesurer l’avancement des projets. La plupart des ICP étaient des métriques standard de suivi de la santé financière, des échéancier, etc. Cependant, l’équipe MP a également développé un ICP personnalisé pour le programme qui a été utilisé pour suivre l’impact au niveau de chaque unité de logement.

Cette normalisation des indicateurs a permis d’améliorer l’efficacité, le contrôle et la communication de l’état d’avancement du projet.

Visibilité sur les projets

Pour offrir aux différentes parties prenantes (l’équipe de gestion de projet, l’équipe de direction supérieure, l’équipe de direction exécutive et les sponsors du projet) une meilleure visibilité sur les projets, l’équipe MP a pris les mesures suivantes :

Echéanciers de projet individuels : Créer des échéanciers de projet individuels pour faciliter la planification et le suivi de l’avancement.
Mises à jour de l’avancement : Établir un répertoire commun pour que les chefs de projet fournissent des mises à jour, des risques & opportunités et des progrès de projet.
Programme principal de planification : Créer un programme principal pour suivre l’avancement global et planifier efficacement l’allocation des ressources.
Tableaux de bord de suivi des ICP : Élaborer des tableaux de bord pour surveiller l’avancement du programme et du projet en utilisant des indicateurs clés de performance (ICP) convenus, tels que les performances financières, les délais, etc.
Allocation des ressources et informations : Utiliser les données du programme principal et les tableaux de bord Power BI pour planifier l’allocation des ressources et améliorer la communication entre les départements.

Formation

L’un des aspects les plus importants de la prestation de services de MP, et ce qui la distingue des autres, c’est l’accent mis sur la préparation du client à un succès durable à long terme. Cela inclut la formation des équipes au tout nouveau processus, et le transfert des connaissances et de la documentation.

Des séances de formation de groupes et individuelles ont alors été organisées avec l’équipe du client afin de s’assurer que tout le monde maîtrise l’utilisation de MS Project. Pour soutenir l’équipe client à la suite de la mission, une documentation complète ainsi que des vidéos ont été réalisées.

D’autres sessions de formation et de passation ont été organisées afin de garantir que la nouvelle équipe PMO sera en mesure d’utiliser Power BI et d’effectuer des tâches de maintenance sur l’ensemble des données.

Avantages

Le PMO digital a apporté des gains d’efficacité significatifs à la gestion de projet. En harmonisant les outils et les données, il a permis de gérer plus facilement des projets complexes. Cette approche rationalisée a permis une exécution plus fluide des projets et garantie une utilisation efficace des ressources. Des ICP standardisés ont permis une mesure uniforme de la performance des projets au sein d’un portefeuille diversifié, améliorant ainsi la prise de décision.

L’un des avantages les plus notables a été de donner une meilleure visibilité sur l’avancement des projets. Le stockage centralisé des données et la génération automatisée de rapports ont réduit le temps passé à compiler des données, ce qui a entraîné des économies de temps et d’argent importantes. Le PMO digital a également facilité la communication entre les départements, réduisant les dépenses redondantes et garantissant que les projets de réparation et de rénovation s’alignent parfaitement sur les activités de maintenance quotidiennes. Grâce à des tableaux de bord complets et des outils de reporting, la direction générale, les sponsors de projet et les départements opérationnels ont obtenu des informations en temps réel, permettant une planification et une allocation efficaces des ressources.

La formation et les ressources ont permis à l’équipe de projet de l’organisme d’utiliser efficacement des outils tels que MS Project et Power BI. Cette autonomisation a assuré le succès à long terme. Les ICP personnalisés ont permis de suivre l’impact des projets au niveau de chaque unité de logement, offrant des informations uniques. De plus, les tableaux de bord dynamiques de Power BI et les rapports synthétiques édités ont renforcé la communication avec les sponsors du programme, améliorant la transparence et la responsabilité dans la gestion de projet.

En résumé, la mise en place du PMO numérique a entraîné une augmentation de l’efficacité, une meilleure visibilité et a responsabilisé les équipes projet ce qui s’est traduit par une amélioration des résultats avec des économies de coûts et une communication efficace avec les différentes parties prenantes.