- PMO & Project Controls, Énergie et Ressources
L’innovation est cruciale pour toute organisation qui vise à favoriser la croissance et le changement. C’est pourquoi notre client, un leader mondial des énergies renouvelables, souhaitait développer une puissante éolienne à la pointe de la technologie. Son objectif principal était de soutenir la croissance des solutions disponibles pour réduire l’empreinte des sources d’énergie traditionnelles.
MIGSO-PCUBED a été sollicitée pour accompagner la planification projet du client et proposer des indicateurs clés de performance.
Le défi : coordonner les plannings de plusieurs équipes
L’équipe MP a étudié les attentes du client ainsi que son environnement et a constaté que le projet présentait des niveaux élevés de complexité et d’incertitude. Cela s’explique par plusieurs raisons.
D’abord, l’organisation du client était matricielle et comprenait différentes entités, aux États-Unis comme dans le reste du monde. Par nature, une organisation matricielle complexifie certaines tâches comme le suivi et le contrôle des activités.
Par ailleurs, même si le projet comportait plusieurs plannings, les responsables des différentes entités les géraient de manière indépendante. Les informations relatives à l’avancement du projet n’étaient donc pas toujours fiables, car le manque de coordination entre ces différents plannings renforçait l’incertitude du projet.
Enfin, la technologie que le client souhaitait développer était très pointue. De ce fait, le projet a connu des modifications fréquentes et sa réalisation a été plus complexe que pour les autres projets du client.
Afin d’améliorer la communication interne des indicateurs de performance entre les différentes entités, le client a demandé à MP d’intégrer les différents plannings dans un seul et même fichier. L’équipe a également été sollicitée pour apporter une solution quant à l’incertitude inhérente au projet.
La solution : planification intégrée et reporting
L’équipe MP a développé une approche en trois phases pour intégrer les plannings du projet : l’évaluation de la qualité des plannings, l’intégration des outils de planification puis l’automatisation du reporting.
Évaluation de la qualité des plannings
Après réception des plannings, MP a analysé leur qualité. L’équipe a ensuite mis en œuvre les bonnes pratiques nécessaires pour améliorer la qualité des plannings, c’est-à-dire :
- créer un organigramme des tâches (ou Work Breakdown Structure en anglais),
- faire commencer le nom de chaque tâche par un verbe,
- limiter la durée des tâches à 30 jours maximum,
- garantir l’enchaînement logique de toutes les tâches du projet,
- utiliser des liaisons fin-début pour plus de 90 % des tâches.
L’équipe MP a appliqué ces bonnes pratiques à plus de 2 000 tâches.
Intégration de la planification à l’aide de Primavera P6
MP a intégré les plannings à l’aide de Primavera P6, le principal logiciel de management de portefeuille de projets. Ce choix s’est révélé judicieux pour le client, qui disposait ainsi de l’outil de planification le plus puissant du marché et bénéficiait d’une meilleure visibilité sur ce projet et sur tout le portefeuille de projets de l’entreprise dans Primavera P6.
Grâce à ce planning intégré, MP a présenté au client le chemin critique et des indicateurs pertinents, tels que la marge de chaque activité et le pourcentage de tâches réalisées dans les délais pour chaque groupe d’activité. Ces indicateurs ont permis d’améliorer la communication avec les parties prenantes et le suivi de l’avancement du projet. Pour compléter les informations relatives à la planification, l’équipe a également créé un registre des risques.
MP a mis en place un cycle mensuel de planification, qui a reçu un accueil favorable de la part des parties prenantes au projet. L’équipe a ensuite réfléchi à des propositions pour passer d’un cycle mensuel à un cycle hebdomadaire.
Automatisation du reporting à l’aide de Power BI
En complément de Primavera P6, nous avons utilisé Power BI. Grâce aux capacités d’automatisation de cet outil, nous avons pu réduire le temps nécessaire au calcul des indicateurs de performance. Simultanément, en utilisant les fonctionnalités de visualisation de Power BI, nous avons pu fournir une analyse plus complète du projet.
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Les résultats : la réussite du projet
Grâce à notre cycle de planification, le client a pu obtenir un tableau de bord automatisé affichant chaque semaine les indicateurs clés de performance de son planning. Il a ainsi pu communiquer des informations à la direction de l’entreprise et à chaque partie prenante concernée. Notre solution a apporté des résultats concrets au client :
- Plus de 2 000tâches ont été résumées en 15 groupes d’activité, facilitant ainsi le suivi du planning.
- Le cycle de planification a été raccourci, passant d’un cycle mensuel à un cycle hebdomadaire.
- L’enchaînement logique de toutes les tâches du projet a été assuré.
Grâce aux conseils de l’équipe MP, la vision du projet s’est considérablement éclaircie. Notre solution étant capable d’identifier rapidement les activités en retard, le client a pu en tirer profit et optimiser sa prise de décision. Enfin, notre intervention a permis de renforcer la fiabilité du planning et de donner de la visibilité aux équipes projet, ce qui a contribué à renforcer la culture de suivi et de contrôle chez le client.
La direction du projet s’est montrée satisfaite de l’efficacité de MP et des résultats concrets sur le projet.
« L’équipe MP fait un excellent travail en identifiant les points sur lesquels nous devons nous concentrer et en optimisant les nombreuses activités afin de respecter les échéances. »
La version originale de cet article a été rédigée en anglais par David Lopez.
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