Qu'est-ce qu'un PMO ? Notre guide complet

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Avez-vous déjà entendu parler du PMO ? Dans cet article, vous trouverez les notions de bases concernant son domaine d’intervention (Pourquoi, Où, Quoi, Comment) et les parcours pour vous former et devenir un bon PMO !

Table des matières

Qu’est-ce qu’un PMO (Project Management Office)?

Qu'est-ce qu'un PMO ?

Définition du PMO

Un PMO, ou Project Management Office, est un bureau de management de projet qui a pour but de soutenir la réalisation des objectifs commerciaux d’une organisation par le biais de la gestion d’un portefeuille de projets. 

Le PMO est chargé de coordonner et souvent, de diriger les activités d’un portefeuille de projets, en communiquant leur état d’avancement à toutes les parties prenantes.

Les différentes terminologies utilisées

Le PMO, ses rôles et ses responsabilités sont à appréhender différemment en fonction de l’organisation dans laquelle il est décliné. Le terme PMO peut ainsi faire référence à deux notions différentes :

D’une part, il y a le PMO en tant que fonction, c’est le Project Management Officer (la personne).

De l’autre côté, il y a l’organisation PMO, aussi vu comme le Service PMO ou cellule PMO, c’est le Project Management Office ou Bureau de Gestion de Projet.

P.S. : l’article qui suit concerne le service PMO (l’organisation) et non le métier de PMO (la personne).

Comment définissons nous le PMO chez MI-GSO | PCUBED et quelle est notre vision ?

Les avantages du PMO

Un PMO efficace est le facteur clé du succès d’un programme.
Son rôle est de contribuer au pilotage des interfaces, des délais, des coûts et des risques du projet. Sa finalité est la performance de l’organisation projet.

  • Il consolide les données
    Il met en œuvre une stratégie de collecte et d’analyse de la data. Au besoin, il contribue à la création d’outils de Business Intelligence.
  • Il plannifie
    En construisant un plan complet étayé par un niveau approprié de planification détaillée, le PMO permet de piloter la bonne réalisation des objectifs du programme.
  • Il pilote les actions
    Il propose et anime les plans d’actions permettant la réussite du projet. Il soutient également l’identification, l’évaluation des risques et anime le pilotage des plans de réponses.
  • Il communique
    Le PMO fournit une synthèse de l’état d’avancement du projet qui permet à l’exécutif de prendre des décisions.
    Il organise la communication vers et entre les parties prenantes du projet, en proposant et produisant les reportings ainsi qu’en animant les instances de pilotage.
  • Ce faisant, le plus important, il pilote vos interfaces
    Il coordonne les différentes parties prenantes du projet ou programme.

Le Rôle du PMO

Un PMO peut avoir different rôles dans la gestion d’un projet. Il peut aussi avoir plusieurs fonctions au sein d’une organisation, mais cela dépend du niveau auquel il se situe dans l’organisation.
Premièrement, examinons le rôle  du PMO au niveau du projet 

Le rôle du PMO dans un projet​

Quel est le rôle d’un PMO dans un projet

Bien qu’il existe de nombreux types et rôles différents, il est important de noter que l’objectif ultime de tout bon PMO est de mener à bien ses projets.

Les responsabilités du PMO comprennent l’élaboration des calendriers de projet, la gestion des problèmes et des risques, les mises à jour de l’état d’avancement et la production régulière de rapports sur les indicateurs clés de performance (ICP) établis.

La place du PMO dans une organisation

Les types de PMO

Vous l’aurez compris, les PMOs peuvent opérer à plusieurs niveaux au sein d’une organisation.
Ils peuvent ainsi intervenir au niveau du projet, du programme ou encore du portefeuille de projets. Ils peuvent également être affectés en support au niveau de l’entreprise, de l’unité commerciale ou du département. Enfin, ils pourraient être mis en place pour fonctionner de manière autonome, en se concentrant sur la gestion plus efficace d’un programme unique. La clarification des attentes associées au PMO est indispensable à sa réussite.

Vous constaterez peut-être que l’intégration du PMO au niveau de l’entreprise peut aider à améliorer l’impact que vos autres PMOs peuvent avoir, à la fois dans l’exécution des programmes et des projets dans toute l’organisation.

Les rôles types dans une organisation

En plus des différents niveaux, le PMO peut également assumer des rôles variés, en fonction des besoins et de la maturité de l’organisation. Il prend généralement l’une de ces quatre personnalités :

PMO : Les rôles types

Le Facilitateur est la référence pour la méthodologie des meilleures pratiques et les données du programme.

Le Coach se concentre sur l’augmentation des capacités, l’intégration des meilleures pratiques et le transfert de compétences.

Le Gardien contrôle le management via les faits, servant d’alerte aux principales parties prenantes.

Le Partenaire est l’accélérateur de livraison qui garantit la réussite du projet ou programme.

Domaines d’interventions clés (Les responsabilités du PMO)

Les responsabilités du PMO dépendent à la fois du niveau auquel il se situe dans l’organisation et du rôle qu’il assume.

Les responsabilités peuvent aller des fonctions de soutien à la gestion de projet en passant par la responsabilité réelle des projets, en prêtant, par exemple, des chefs de projet aux équipes pour la durée de leur projet.

Par conséquent, lors de la mise en place d’un PMO, il est recommandé de se concentrer sur quelques domaines clés, notamment :

  • Un accent sur la réalisation des objectifs et des exigences de l’organisation.
  • Obtenir un soutien actif de la part de l’exécutif
  • Une gouvernance et contrôles efficaces
  • Une approche Lean Delivery soutenue par une équipe dédiée et flexible
  • Des processus et outils adaptés à leurs besoins
  • L’intégrité des données et leur analyse
  • Le transfert de compétences concentré sur le renforcement des capacités essentielles
  • La gestion des parties prenantes mettant l’accent sur la participation et la communication entre celles-ci

Cela permettra d’abord d’établir les bases d’une livraison améliorée, puis de créer de la valeur ajoutée. Avec cela comme référence, il faudra ensuite définir une feuille de route pour l’amélioration continue du PMO.

Retour sur les tendances du PMO

Ces dernières années, le PMO s’est transformé en un générateur de valeur. Les tendances auxquelles sont confrontés les bureaux de gestion de projet à l’horizon 2020 sont les suivantes :

  •  le travail à distance,
  • le leadership et les soft skills au sein de leur équipe,
  • l’expertise Agile,
  • des compétences digitales et analytiques,
  • la capacité à penser de manière stratégique.

À mesure que les Project Management Offices ont amélioré les compétences de leur personnel, se sont réalignés sur les objectifs stratégiques de l’organisation et ont soutenu la transition vers de nouvelles méthodes de travail, le PMO a vu sa crédibilité et sa cote augmenter au sein de l’entreprise.

L’année 2020 a été dominée par l’épidémie du coronavirus et les entreprises du monde entier se sont mises à travailler à distance du jour au lendemain. Face à ces nouveaux défis, de nombreuses organisations se sont tournées vers leur PMO pour les aider à structurer et à diriger leurs activités.

Les PMO qui ont investi massivement dans les technologies de collaboration ont pu effectuer la transition vers les services de PMO à distance de manière plus fluide, tandis que d’autres ont mis des mois à relever les défis.

Bien que ces tendances en matière de PMO soient toujours d’actualité, le Project Management Office de l’avenir devra être hybride. Dans tous les sens du terme.

Il devra être en mesure d’adapter ses méthodes de travail pour répondre aux besoins des parties prenantes à distance et en personne. Il devra également adapter ses processus de gestion aux méthodes de travail traditionnelles et aux méthodes plus adaptatives comme l’Agile.

L’époque où l’on pouvait se permettre de se concentrer sur un seul aspect est révolue. Vous pouviez être soit un PMO Agile, soit un PMO traditionnel, ou même un PMO digital. Bien que, pour être honnête, nous pensons que tous les PMO seront digitaux à l’avenir.

slider for agile, digital and traditional pmos on a scale

Comparons cela à un curseur. Dans quelle mesure devons-nous être numériques au sein de cette organisation afin d’accroître la visibilité du statut ? Dans quelle mesure devons-nous être agiles afin d’accroître la confiance dans la livraison ? Jusqu’à quel point devons-nous être traditionnels afin de garantir la conformité aux exigences réglementaires ? Essentiellement, devons-nous augmenter le volume ou le diminuer pour que l’équipe donne le meilleur d’elle-même ?

Nous constatons que le PMO a tendance à être le moteur de l’augmentation des capacités et de la création de valeur au sein de l’organisation. Votre bureau de gestion de projet joue-t-il ce rôle pour votre organisation ?

Nous espérons que vous avez trouvé ce guide utile. Si vous êtes prêt à améliorer votre PMO, consultez notre article sur comment mettre en place un PMO ou contactez-nous pour en savoir plus.

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