Dans notre article sur la Gestion des Risques Projets, nous avons examiné ce qu’est le management des risques et pourquoi il est important en gestion de projet. Dans cet article, nous expliquerons les éléments indispensables à la mise en place d’un management des risques dans votre organisation. Ensemble, ces concepts construisent la base d’une gestion des risques efficace et contribuent au succès de votre organisation.
La stratégie de management des risques est à définir dès l’initiation du projet, lors de la rédaction du Plan de Management de Projet. En effet, lors du lancement du projet, il est possible d’identifier un grand nombre de risques.
Le Plan de Management de Projet (aussi appelé PMP) se compose de plusieurs parties, dont le Plan de Management des Risques et Opportunités (PMRO).
Le Plan de Management des Risques et Opportunités (PMRO) s’agit d’une description exhaustive du processus mis en place sur le projet pour gérer les risques et opportunités (R&O) : rôle des différents interlocuteurs projet, instances de pilotage et de décisions, outils utilisés, interfaces à prendre en compte, reporting prévus, etc.
Ce PMRO sera la référence du projet, tout nouvel arrivant pourra s’y référer pour comprendre le mode de fonctionnement et lever un questionnement méthodologique. Le document pourra évoluer au fur et à mesure en fonction du cycle de vie du projet.
Pour que le PMRO soit pertinent, il est primordial que le projet ait :
Ces éléments permettront ensuite de définir les différents niveaux d’impacts des risques en se basant sur des critères clairs.
Il est recommandé de démarrer la mise en place du management des risques par la définition d’une grille de cotation. C’est grâce à cet outil (défini plus en détail en dessous) que l’on pourra évaluer les risques et opportunités de manière objective et homogène. Les critères d’impact s’appuient sur les objectifs du projet. Les plus fréquents sont coût, délais et qualité.
Afin d’assurer son rôle, la grille de cotation doit objectiver chaque critère – probabilité d’occurrence et gravité d’impact – en définissant des niveaux chiffrés. Alors que nous définissions normalement l’impact des risques par élevé, moyen ou faible, MIGSO-PCUBED recommandons à définir pourtant l’impact et l’occurrence des risques par les chiffres.
En quantifiant ces attributs de manière quantitative, les organisations peuvent mieux placer les risques sur l’échelle de criticité et leur donner une priorité. Cela permet aussi plus de flexibilité dans la visualisation les risques sur votre tableau de bord, sujet que nous abordons dans l’article processus de management des risques.
Par exemple : pour l’impact coût, il est fréquent d’utiliser des % de coûts à terminaison ; quand pour le délai, le respect des jalons (principal, intermédiaires, marges libres) définit les différents niveaux.
Pour ce qui est de la probabilité d’occurrence du risque, des pourcentages classiques peuvent être utilisés tels que 5%, 25%, 50% ou 75%. Un conseil : l’association de mots à ces probabilités aidera parfois les pilotes pour qui un simple chiffre ne sera pas parlant. Par exemple : 5% très peu probable vs. 25% à ne pas écarter, vs. 75% tout à fait probable. Ou encore en nombres de chance : 1 chance sur 2.
Attention ! Selon les entreprises, le sens de la cotation peut varier : soit 1 représente l’impact et la probabilité la moins grave, parce que très petite ; soit 1 représente le niveau le plus important afin que cela représente la priorité n°1. Soyez donc vigilant et pensez à vous référez au PMRO et à la grille de cotation définie pour savoir dans quelle situation vous vous trouvez !
Une grille de cotation peut avoir plusieurs configurations :
La grille de cotation définie, il est intéressant de réfléchir à la répartition des risques et opportunités : quelles seront les typologies de risques présentes dans le projet ?
Pour pouvoir réaliser cela, la Risk Breakdown Structure, communément appelée RBS, est l’outil de référence de l’entreprise ou du secteur industriel. Il s’agit d’un document reprenant les différentes typologies auxquelles les risques et opportunités peuvent être affecté.
Ce document est utile à deux niveaux :
Une fois la grille de cotation définie et la RBS validée, le registre des risques et opportunités est à mettre en place. Le registre des risques est un tableau qui saisit toutes les informations de chaque risque ou opportunité. Il peut s’agir d’un tableau Excel ou bien d’outils informatiques du commerce (modules Planisware, Primavera, etc.).
Afin d’assurer un pilotage par les risques, le tableau de bord et l’identification d’indicateurs pertinents sont critiques. Quelques exemples d’indicateurs utiles au pilotage :
Dans le prochain article, nous rentrerons dans le détail du processus de management des risques.
Cette série d’article a été rédigée par les personnes suivantes : Marie BELGODERE, Jérémie CLAUSTRE, Capucine COMTE, Alioune DIALLO, Emmanuel LATGE, Jessy MIGNOT, Ingrid NGOBAY, Pierre PETILLON, Louann SUGDEN, Chris WAMAL.
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