6 clés pour mettre en place un Centre de Service PMO ou PMOaaS

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L’exemple d’un Centre de Service mature avec un grand constructeur automobile français.

1. Commencer petit pour devenir grand

Notre client est un grand constructeur automobile français avec lequel nous sommes en partenariat depuis maintenant plus de 25 ans. En tant d’années, l’industrie automobile a connu de nombreuses transformations avec la démocratisation des motorisations hybrides et électriques, l’émergence rapide des véhicules connectés, et les constants progrès vers l’autonomie.

Le challenge additionnel d’aujourd’hui est inédit : la réduction du coût d’ingénierie et du développement est devenue une question de survie. Ceci est d’ailleurs valable pour de nombreux secteurs, et la capacité de se concentrer sur son savoir-faire premier tout en confiant son PMO à un partenaire spécialisé devient un enjeu stratégique et une source d’économie et de gains de performances qu’aucun acteur industriel majeur ne peut ignorer.

Dans ce contexte de transformation continue, la création d’un centre de Service, ou encore PMO as a Service (PMOaaS) prend tout son sens. En effet, ce dernier permet d’accompagner le client vers l’atteinte de ses objectifs, tout en lui permettant de rester concentré sur son métier, et de rationaliser et homogénéiser son approche du PMO.

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Photo by Chris Liverani on Unsplash

Les bénéfices budgétaires sont inégalables. Notre partenariat a permis de réduire le prix moyen de nos unités d’œuvre de 30% en 5 ans.
Comment ? Grâce à l’optimisation de la charge par rapport à la capacité, aux synergies créées entre les missions et à l’automatisation des indicateurs et rapports mis en place.

Dans un premier temps, nous avons accompagné notre client sur la partie planification (projet et métier). Pour cela, nous avons créé en 2015 notre premier Workpackage PMO avec une équipe de 70 consultants. Depuis, nous avons développé un Centre de Service PMO complet en y incluant la gestion de configuration, le pilotage de la charge des ressources et de la disponibilité des moyens, et y avons adjoint une équipe en Espagne en 2018.

Aujourd’hui, nous sommes présents aux côtés de l’Ingénierie, du Manufacturing et du Design. Grâce à nos 120 consultants organisés en Centre de Service PMO, nous apportons aussi de la valeur ajoutée sur des activités complémentaires comme l’assistance au chef de projet, le suivi de l’adéquation charge/ressource, le reporting, le suivi des coûts projets et l’ingénierie.

2. Définir ses objectifs et identifier les bénéfices souhaités

Une organisation en Centre de Service s’adresse de façon transverse aux départements contributeurs. Elle permet de créer des synergies, d’augmenter la flexibilité et la réactivité des équipes ; en somme, de « casser les silos ». Cette organisation MI-GSO | PCUBED est composée de plusieurs Business Managers, Chefs de missions, Points Focaux et Relais Techniques, qui organisent la relation avec les achats, les clients contractuels et les clients opérationnels. Ce management garantit :

  • L’excellence du delivery
  • La satisfaction client
  • La qualité de la prestation au global

Il est important de bien définir ses objectifs et d’y associer les bénéfices attendus.

Afin de répondre aux attentes de nos clients, nous nous appuyons sur 3 axes majeurs :

  • Notre maitrise de l’environnement client nous permet d’intégrer le perfect fit, c’est-à-dire nos Consultants les plus à même de répondre aux exigences du client, en fonction de leur expertise, expériences et qualités humaines. Cette maitrise de l’environnement permet également d'instaurer une organisation opérationnelle performante qui assure une qualité de service.
  • Notre processus d’intégration robuste nous permet d’être opérationnel très rapidement. Nous avons construit un tronc commun de formations, auxquelles s’ajoutent des formations spécifiques pour chaque mission, des formations sur des outils de gestion de projet de notre client (basé sur Planisware) et des formations aux soft skills.
  • Notre capacité à assurer de nombreux chantiers transverses au profit de la performance de nos prestations : Agile, digitalisation, standardisation, capitalisation.
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Photo by Nick Fewings on Unsplash

3. Passer par des étapes clés

La mise en place d’un Centre de Service d’une telle envergure prend du temps. Sa construction se fait au fur et à mesure, et doit obligatoirement inclure les points suivants :

  • Mettre en place une gouvernance et une organisation claire et partagée
  • Créer des instances de pilotage à tous les niveaux
  • Instaurer des indicateurs de performance propres au Centre de Service PMO
  • Apporter des évolutions au catalogue d’Unités d’Œuvre
  • Exiger l’excellence du delivery

Désormais, nous disposons d’un catalogue complet de plus de 100 Unités d’Œuvre (UO), couvrant l’ensemble des directions clientes en France et en Espagne.
Cela permet de couvrir la totalité des besoins définis conjointement avec notre client. Des UO spécifiques permettent également de répondre à des besoins ponctuels des clients, ce qui apporte de la flexibilité au PMO as a Service.

4. Avoir conscience des points bloquants

Il est primordial de savoir où se situent les points bloquants, d’être ouvert au changement, au dialogue et de bien formuler ses attentes et objectifs. Lorsque l’on met en place du PMOaaS, les bases restent les mêmes que celles de n’importe quel projet : ne pas brûler les étapes, accompagner le changement, faire confiance et exiger une qualité des livrables irréprochable.

5. Accepter la créativité

Grâce à la confiance de notre client, nous avons mis en place des groupes de travaux transverses afin d’optimiser et de faire évoluer les livrables du Centre de Service PMO.
Le déploiement d’un pool de formateurs (livret d’accueil, logique de développement, outil de gestion de projet) et la création de la Digital Factory en 2017 pour automatiser et digitaliser des outils de reporting (VBA, Power BI, Spotfire …), constituent quelques exemples d’actions que nous avons menées. Depuis, la Digital Factory est aussi en action sur d’autres projets et chez d’autres clients.

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Photo by Dstudio Bcn on Unsplash

6. Donner du feed-back et ne pas perdre de vue ses objectifs

Dialoguer, faire des retours et permettre la progression de ses partenaires est un point à ne pas sous-estimer. En effet, la mise en place du PMOaaS demande un sponsorship stratégique, une conduite de changement importante et un accompagnement de l’ensemble de vos équipes.

Conclusion

Au-delà des bénéfices économiques directs générés par un PMOaaS efficace, nous sommes en quête permanente d’amélioration au sein même d’un Centre de Service, qu’il soit mature ou en phase de création. Nos équipes sont créatives et aiment innover. Un PMO as a Service efficace fait émerger des propositions spontanées et ouvre la porte à de nombreuses actions transverses au bénéfice du client.

Dans tout ce que nous entreprenons, nous visons l’excellence au niveau de la satisfaction client. Notre expertise PMO est reconnue par nos clients, et nous les en remercions chaleureusement.