6 reglas esenciales para los centros de servicios PMOaaS

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Nuestro cliente es un importante fabricante de automóviles francés con el que trabajamos desde hace más de 25 años. Durante ese tiempo, la industria del automóvil ha experimentado muchas transformaciones con motores híbridos y eléctricos, vehículos conectados y de conducción autónoma.

Actualmente nos enfrentamos a un nuevo reto que no es exclusivo de la automoción: reducir los costes de ingeniería y desarrollo. Este asunto se ha convertido en una cuestión de supervivencia. La capacidad de una empresa para centrarse en el saber hacer confiando su PMO a un socio especializado constituye una cuestión estratégica y una fuente de ahorro y de ganancias de rendimiento que ninguna gran empresa industrial puede ignorar.

Tabla de contenidos

Regla 1: Empezar poco a poco para crecer mucho

En este contexto de transformación continua, crear un centro de servicios o una PMO como servicio (PMOaaS o PMaaS) tiene mucho sentido. La PMOaaS acompaña al cliente en la consecución de sus objetivos. La PMOaaS permite a los clientes centrarse en lo que mejor saben hacer mientras racionalizan su enfoque de la PMO.

Las ventajas presupuestarias son incomparables. Nuestro trabajo con ellos ha reducido el precio medio de nuestras unidades de trabajo en un 30 % en cinco años. ¿Cómo lo hemos hecho? Al optimizar la carga en relación con la capacidad, creamos nuevas eficiencias entre proyectos e informes automatizados.

Al principio de nuestra colaboración, colaboramos con nuestro cliente para planificar el proyecto. En 2015, creamos nuestro primer paquete de trabajo de PMO con un equipo de 70 consultores. Desde entonces, hemos desarrollado un completo Centro de servicios de PMO. En él se incluía la gestión de la configuración, la gestión de la carga de recursos, la disponibilidad de recursos y un equipo adicional en España en 2018.

En la actualidad, trabajamos junto a los departamentos de ingeniería, fabricación y diseño. Gracias a nuestros 120 consultores del Centro de servicios de PMO, también aportamos valor añadido en actividades complementarias, como:

  • Asistencia a los gestores de proyectos
  • Supervisión de la adecuación de carga y recursos
  • Creación de informes
  • Supervisión de los costes del proyecto
  • Ingeniería
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Foto de Chris Liverani en Unsplash

Regla 2: Define tus objetivos e identifica los beneficios que buscas

Una organización en el Centro de servicios tiene referencias cruzadas con los departamentos participantes. Crea sinergias, aumenta la flexibilidad y la capacidad de reacción de los equipos. En resumen, rompemos los silos. MI-GSO | PCUBED está compuesta por varios directores comerciales, jefes de misión, puntos focales y relevos técnicos.

Se encargan de organizar la relación con las compras, los clientes contractuales y los clientes operativos. Esta gestión garantiza:

  • La excelencia de la entrega.
  • La satisfacción del cliente.
  • La calidad del servicio en general.

Es importante definir tus objetivos y combinar los beneficios que esperas. Para cumplir las expectativas de nuestros clientes, nos apoyamos en tres grandes áreas:

Nuestro dominio del entorno del cliente

Nuestros consultores siempre cumplen los requisitos del cliente, ya sea en materia de conocimientos, experiencia o cualidades humanas. Este dominio del entorno también permite establecer una organización operativa de alto rendimiento que garantice la calidad del servicio.

Nuestros sólidos procesos de integración

Esto nos permite ponernos en marcha muy rápidamente. Hemos creado un núcleo común de formación, además de una formación específica para cada misión, formación sobre las herramientas de gestión de proyectos de nuestro cliente (basadas en Planisware) y formación en competencias interpersonales.

Nuestra capacidad de garantizar numerosos proyectos transversales

Para maximizar los beneficios de nuestros servicios, implantamos Agile, digitalización, estandarización y capitalización.

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Foto de Nick Fewings en Unsplash

Regla 3: Repasar los hitos clave

Lleva tiempo crear un Centro de servicios de este tamaño. Se va construyendo a medida que se trabaja, por lo que es necesario:

  • Establecer una gobernanza y una organización claras y compartidas.
  • Crear instancias de dirección a todos los niveles.
  • Introducir indicadores de rendimiento específicos del Centro de servicios de la PMO.
  • Introducir cambios en el catálogo de Unidades de obras.
  • Exigir la excelencia en la entrega.

Gracias a este enfoque, ahora disponemos de un catálogo completo de más de 100 unidades de obras, que cubren todas las sucursales de clientes en Francia y España. Esto nos permite cubrir todas las necesidades definidas junto con nuestro cliente. Las Unidades de obras específicas satisfacen las necesidades concretas de los clientes, lo que mantiene la flexibilidad de la PMOaaS.

Regla 4: Cuidado con los puntos conflictivos

Hay que saber dónde están los puntos conflictivos, estar abierto al cambio y articular las expectativas y los objetivos. Al establecer una PMOaaS, los fundamentos siguen siendo los mismos que los de cualquier proyecto:

  • No quemar los puentes.
  • Acompañar el cambio.
  • Confiar en tu equipo y en tu cliente.
  • Exigir resultados impecables.

Regla 5: Aceptar la creatividad

Gracias a la confianza de nuestro cliente, hemos creado grupos de trabajo transversales para optimizar y hacer evolucionar las prestaciones del Centro de servicios de la PMO.

El despliegue de formadores (libro de bienvenida, lógica de desarrollo, herramienta de gestión de proyectos) y la creación de la Fábrica digital en 2017 para automatizar y digitalizar las herramientas de creación de informes (VBA, Power BI, Spotfire, …) son algunos ejemplos de acciones que hemos llevado a cabo. Desde entonces, la Fábrica digital también ha estado en acción en otros proyectos y con otros clientes.

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Foto de Dstudio Bcn en Unsplash

Regla 6: Dar feedback y centrarse en los objetivos

No hay que subestimar el diálogo, el feedback y el progreso de tus socios. La implantación de la PMOaaS requiere un patrocinio estratégico, un impulso de cambio significativo y el apoyo de todos tus equipos.

Conclusión

Más allá de los beneficios económicos directos de una PMOaaS eficaz, buscamos constantemente la mejora dentro de un Centro de servicios. A nuestros equipos les gusta crear e innovar. Una PMO como servicio eficaz hace surgir propuestas espontáneas y abre la puerta a numerosas acciones transversales en beneficio del cliente.

En todo lo que hacemos, buscamos la excelencia en la satisfacción del cliente. Nuestros clientes reconocen nuestra experiencia en PMO, y se lo agradecemos sinceramente.

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