6 formas de mejorar las oficinas de gestión de proyectos remotas

20 noviembre 2023

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Oficinas de Gestión de Proyectos en remoto

Cada vez son más los equipos que trabajan de forma remota por diferentes razones. Aunque existen herramientas de colaboración como Slack, Office 365 / Teams y Atlassian, el trabajo a distancia sigue suponiendo un gran reto. Por eso, tus equipos deben contar con las capacidades necesarias para trabajar de forma virtual para mantener las operaciones empresariales, sin que esto impacte en su productividad.

Para que los servicios de las oficinas de gestión de proyectos (PMO, Project Management Office, en inglés) a distancia sean un éxito, es necesario superar importantes retos, entre ellos:

Diferencias de husos horarios
Problemas de comunicación
Rotación de personal
Tecnología
Acceso a los datos
Conciencia organizativa y cultural

Sin embargo, cuando se hace bien, las ventajas de la PMO a distancia superan a los riesgos. Gestionar una oficina de gestión de proyectos virtual puede tener un impacto prácticamente nulo en el rendimiento. De hecho, pueden costar menos que si estuvieran in situ.

Si te preguntas cómo gestionar una PMO remota, aquí tienes nuestras seis consideraciones para mejorar su rendimiento.

EN POCAS PALABRAS

1. Infraestructura

Según una Encuesta de la Cumbre de Gestión de Proyectos de 2019 (en inglés), el 72 % de los profesionales de gestión de proyectos creen que el trabajo remoto aumenta la eficiencia. En lo que se refiere al trabajo de forma remota hoy en día, muchos todavía se están poniendo al día. Las llamadas perdidas y los archivos caídos son algunos de los retos más básicos a los que todos nos hemos enfrentado.

Nuestras oficinas de gestión de proyectos remotas disponen de puntos de acceso informático seguro y tecnología de videochat. Da la sensación de estar al otro lado del pasillo, incluso en momentos en los que no estamos en contacto físicamente. Nuestros consultores se adaptan a trabajar a distancia para mantener en marcha distintos tipos de proyectos pase lo que pase. Esto incluye hacer uso de la tecnología adecuada mientras se trabaja con los clientes para establecer metodologías de oficina de gestión de proyectos de forma virtual.

Hoy en día, todo el mundo es consciente del tiempo que se tarda en establecer las condiciones de trabajo ideales para un equipo virtual. Son un recordatorio de que la infraestructura es lo más importante para que el trabajo no se paralice.

2. Centros de equipos

Aunque se ha demostrado que el trabajo remoto aumenta la productividad (en inglés), reduce la rotación de personal y disminuye los costes operativos, tiene un defecto importante: el aislamiento. Cuando contamos con un equipo en nuestras oficinas, conseguimos un subidón natural en el espíritu de equipo.

Siempre que sea posible, reúne a tus trabajadores remotos en centros de equipos (Team Hubs), lo que reforzará la moral y la productividad del equipo. Mientras trabajéis a distancia, mantened el contacto mediante salas de chat, reuniones diarias y controles periódicos.

3. Experiencia

Los directores de recursos humanos coinciden en que la contratación se ha vuelto más difícil (en inglés), con un 59 % de acuerdo en que las competencias son más especializadas que hace 3 años. Recomendamos colaborar con un proveedor líder en gestión de proyectos con experiencia en ofrecer soluciones de PMO remotas. Te proporcionarán el mejor talento y las mejores herramientas de gestión de proyectos cuando los necesites.

Contratamos a ingenieros altamente cualificados, formados en múltiples metodologías de gestión de proyectos y en nuestras últimas prácticas de entrega. De ese modo, podrán ofrecerte el mayor valor.

Sabemos lo que hace falta para cumplir de forma remota.

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4. Lenguaje

Desgraciadamente, los miembros de equipos de proyecto remotos a menudo no perciben las señales no verbales que sí se observaban en las reuniones en persona. La videoconferencia ayuda durante las reuniones a establecer presencia y conexión entre los equipos.

Sin embargo, como gran parte de la gestión de proyectos se basa en la comunicación, conversar en su lengua materna es una gran ventaja. Nuestra metodología de PMO implica a consultores multilingües, lo que les permite hablar fácilmente con clientes de todo el mundo, en persona o en línea.

5. Conocimiento de la organización

Aunque el trabajo remoto se ha globalizado, algunos se sienten fuera de la vista y fuera de la mente de los demás (en inglés). Creemos que gran parte del éxito de un equipo remoto se basa en la solidez de sus relaciones. Como llevamos décadas ayudando a nuestros clientes, conocemos su cultura organizativa y cómo se hacen las cosas realmente.

Además, apoyamos a nuestras PMO con jefes de equipo asignados a su Centro de equipos, que les ofrecen dirección y orientación inmediatas. El equipo cuenta con la ayuda de una red de consultores de gestión de proyectos en la organización del cliente. Comparten las lecciones aprendidas, las mejores prácticas y los conocimientos.

6. Transiciones robustas

En condiciones ideales, no todas las actividades de gestión de proyectos deberían realizarse a distancia. Trabajamos con el cliente para determinar qué fases de cada programa deben impartirse de forma remota o in situ. Lo llamamos “virtualización adaptativa”.

Antes de entregar cualquier trabajo de forma remota, organizamos una minuciosa transferencia de actividades en persona con el cliente. Esta transición consolida unas relaciones sólidas que conducirán a un mayor éxito.

A medida que más equipos opten por ofertas de PMO virtuales, deberíamos ver un aumento de la productividad, una reducción de los costes operativos y un mejor acceso al talento. Por lo tanto, se incrementará el valor de los servicios de gestión de proyectos.

Es posible que no sea fácil crear correctamente unas oficinas de gestión de proyectos remotas con un impacto nulo en el rendimiento. Sin embargo, las probabilidades de conseguirlo son mucho mayores que “remotamente posibles”.