Chef de projet : l’essentiel du métier

30 juin 2022
Project manager : les differents roles

Un chef ou une cheffe de projet est responsable du pilotage et de la coordination d’un projet dans le respect des contraintes de coûts, de qualité et de délais. Quel est exactement son rôle et quelles sont ses responsabilités ? Quelles sont les compétences nécessaires pour exercer ce métier ? Quelle est la valeur ajoutée de ce rôle pour les organisations ? Dans cet article, nous vous expliquons tous les aspects du métier de cet expert projet.

Quel est le rôle d’un chef de projet ?

Le chef de projet pilote l’intégralité d’un projet et s’assure que tous les livrables soient produits dans le respect du budget, des délais et du niveau de qualité requis. Il garantit la réussite du projet en organisant les tâches qu’il reste à accomplir et en décidant par qui elles doivent être réalisées pour atteindre les objectifs du projet. En un mot, c’est le chef d’orchestre du projet. Il doit disposer de connaissances minimales au sujet de tous les instruments. Il n’est pas nécessaire de savoir jouer de chaque instrument mais il faut savoir les associer les uns avec les autres et quand faire jouer les différents musiciens.

Pour maîtriser les fondamentaux du management de projet, il est important de comprendre en premier lieu ce qu’est un projet et ce que signifie piloter un projet. Dans l’article Management de projet : notre guide complet, nous détaillons ces notions.

Note : l’abréviation « PM » est parfois utilisée pour « project manager » en anglais, soit « chef de projet », mais elle peut aussi signifier « project management » qui se traduit par « management de projet ».

Toutes les tailles et tous les types de projets sont envisageables, dans toutes les industries. Un chef de projet peut être spécialiste de son secteur ou généraliste selon les besoins du projet et/ou de l’organisation pour laquelle il travaille. Il est parfois préférable d’avoir acquis de l’expérience dans divers secteurs pour apporter une vision élargie et envisager plusieurs solutions possibles pour répondre aux objectifs et aux besoins du projet. Mais dans certains cas, il est nécessaire d’être spécialiste du domaine.

Mais comment fait alors ce chef d’orchestre pour assurer la réussite de son projet ? Pour y arriver, le chef de projet a plusieurs casquettes : il est à la fois expert en management de projet, leader et relais d’information au sein de son organisation.

Le rôle d’expert en management de projet

En tant qu’expert(e) en planification et en management de projet, le chef ou la cheffe de projet doit :

définir le périmètre du projet en prenant en considération les besoins des parties prenantes,
planifier et gérer les tâches à accomplir,
déterminer les ressources nécessaires pour mener à bien chaque tâche,
mettre en place et documenter tous les processus utilisés et s’assurer qu’ils sont bien compris et suivis par toute l’équipe projet,
contrôler et communiquer l’état d’avancement du projet.

Un chef de projet peut aussi être planificateur, gestionnaire des coûts, contrôleur de projet, gestionnaire des risques, etc. Cependant, pour des projets d’envergure, ces postes sont attribués à des spécialistes de chacun de ces domaines. Généralement, ces grands projets ont aussi un PMO pour gérer toutes les fonctions du management de projet.

Le rôle et la responsabilité de leader

Le chef de projet doit prévenir les risques, gérer les imprévus et être capable de prendre des mesures correctives afin de garantir la production des livrables dans le respect du calendrier et du budget. En parallèle, il est aussi manager de l’équipe projet, il est donc chargé des missions suivantes :

accompagner et motiver son équipe
favoriser une bonne communication au sein de l’équipe projet
coordonner et accorder toutes les parties prenantes
faciliter la prise de décision liée au projet

Le rôle de relais d’information

En plus de mener à bien le projet et d’encadrer son équipe, le chef de projet est chargé de transmettre les bonnes informations à la direction de l’entreprise afin que celle-ci puisse prendre des décisions éclairées. Tirer des enseignements des expériences passées pour permettre à l’entreprise d’améliorer l’exécution des prochains projets fait aussi partie de son rôle. Il collabore également avec son équipe et les principales parties prenantes pour garantir que les méthodes utilisées soient en accord avec la gouvernance globale et qu’elles apportent de la valeur ajoutée à l’entreprise.

Cas d’un projet agile : le chef de projet pilote l’intégralité du projet pour garantir l’atteinte des objectifs, quelle que soit la méthodologie utilisée. Dans le cadre d’un projet agile, il arrive que le chef de projet assure aussi la fonction de Scrum Master, dont le rôle est de faciliter la communication de l’équipe et les méthodes de travail selon les principes de l’agilité.

Les compétences nécessaires pour être chef de projet

Comme nous l’avons souligné, un chef de projet a plusieurs casquettes. Ainsi, il doit maîtriser un large éventail de compétences. Bien sûr, certains postes de chef de projet nécessitent une expérience très spécifique selon les besoins du projet ou de l’entreprise. Néanmoins, les compétences suivantes nous paraissent essentielles pour devenir chef de projet.

Compétences relationnelles ou soft skills

Intelligence émotionnelle
Leadership ou capacité à mener une équipe
Communication et conduite du changement
Capacité d’écoute et d’observation
Esprit critique et d’analyse
Capacité à anticiper les problèmes et à trouver des solutions
Volonté de relever de nouveaux défis
Volonté d’apprendre et de se former continuellement
Compréhension des besoins de l’organisation

Compétences techniques ou hard skills

Compréhension des méthodes de management de projet

Les principales méthodes de management de projet sont les suivantes : en cascade (aussi appelée méthode traditionnelle ou prédictive), agile, Lean, Scrum, Six Sigma, Kanban, etc. Une combinaison de plusieurs méthodes est souvent recommandée selon les besoins de l’entreprise.

Compréhension des grands domaines de connaissances du management de projet

Ces domaines de connaissances sont l’intégration projet, le périmètre, les délais, les coûts, la qualité, les ressources humaines, la communication, les risques, les achats et les parties prenantes. Ces domaines et les bonnes pratiques en matière de management de projet sont définis par plusieurs associations professionnelles et programmes de certification comme le Project Management Institute (PMI), PRINCE2, l’International Association of Project Managers (IAPM), etc. Des bonnes pratiques sont aussi établies pour le management de projet agile et certaines associations professionnelles se spécialisent exclusivement dans les méthodes agiles comme Scrum Alliance ou Scaled Agile Framework (SAFe).

Maîtrise des outils courants de management de projet et de planification

Les logiciels de planification les plus connus sont Microsoft Project, Planisware ou encore Primavera.

Maîtrise des outils d’analyse de données et de reporting

Les logiciels d’analyse et de visualisation de données ainsi que les logiciels de prévisions les plus répandus sont Excel (le langage VBA en particulier pour automatiser les calculs), Power BI et Tableau, même s’ils en existent d’autres. Il est également très utile de comprendre les méthodes d’analyse des coûts comme la gestion de la valeur acquise (ou EVM pour Earned Value Management en anglais). Enfin, savoir préparer et présenter des rapports à tous les niveaux hiérarchiques de l’entreprise est très important.

Pourquoi le rôle de chef de projet est-il crucial ?

Pour gérer une équipe, il est essentiel de bien connaître les membres qui la composent et de les aider à travailler ensemble. Ainsi, une des meilleures façons de gérer un projet est de comprendre comment travaille chaque membre de l’équipe puis de coordonner et accorder l’équipe sur les tâches à réaliser et la façon de les accomplir.

On estime que 70 % des projets de transformation n’atteignent pas complètement leurs objectifs, souvent en raison du dépassement du budget et/ou des délais. Un management de projet insuffisant ou inefficace est la raison principale de l’échec d’un projet. Vous avez peut-être déjà entendu la citation Si vous pensez que l’éducation coûte cher, essayez l’ignorance. En transposant cette citation au management de projet, on pourrait donc dire Si vous pensez qu’un chef de projet coûte cher, pensez à ce que coûte un projet qui échoue.

C’est pourquoi le rôle de chef de projet est si important. Il s’assure que le projet s’achève avec succès en adaptant la charge de travail de l’équipe projet en cohérence avec les tâches à réaliser. On peut donc dire que le chef ou la cheffe de projet est la pierre angulaire de tout projet et qu’il ou elle apporte de la valeur ajoutée à l’entreprise par son aptitude à :

comprendre l’environnement et la stratégie de l’entreprise et garantir que les livrables du projet soient en accord avec les autres initiatives stratégiques de l’entreprise,
accorder l’équipe projet et les principales parties prenantes avec motivation et en les guidant vers l’atteinte des objectifs,
comprendre l’impact global du projet et gérer les coûts, les risques et les opportunités en conséquence,
garantir que les livrables attendus soient réalisés dans les délais impartis et répondent au niveau de qualité requis,
s’informer sur les nouvelles pratiques et favoriser l’amélioration continue.

Conclusion

Gérer un projet de manière efficace requiert des compétences techniques, stratégiques et relationnelles. C’est pourquoi il est essentiel de s’appuyer sur un expert capable d’assurer le succès du projet en coordonnant son équipe et en vérifiant que les résultats attendus soient obtenus en respectant le budget et le calendrier. Alors que le domaine du management de projet ne cesse de se développer et de se diversifier, la capacité d’une entreprise à exercer un management de projet, de programme et de portefeuille efficace est cruciale pour atteindre l’excellence. Et c’est justement le chef de projet qui est le mieux placé pour appliquer, développer et diffuser ces compétences au sein de son organisation.