Les facteurs clés de succès pour faire un bon setup

20 février 2024

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Les facteurs clés pour faire un bon setup

Vous lancez votre projet ? Vous vous demandez comment vous organiser ? Par où commencer ? Selon le PMI, en 2021, 72% des projets seulement ont tenu leurs objectifs initiaux. Et 37% des projets avaient un périmètre initial mal défini. En quelques lignes, MIGSO-PCUBED vous explique pourquoi le setup d’un projet est primordial pour l’atteinte de ses objectifs.

Notre environnement évolue vite. L’instabilité est devenue chronique. L’initialisation du projet et sa structuration permettent de maîtriser les potentielles évolutions ; qu’elles soient de cause interne ou externe au projet. Une méthodologie précise et le respect de certains éléments permettront de limiter les écarts par rapport aux objectifs et de construire le succès du projet. Bien que non-exhaustifs, les principaux facteurs clés de succès ont été identifiés par MIGSO-PCUBED et expliqués par l’exemple d’un projet de construction d’une maison.

Ces 7 facteurs sont les suivants :

1) Identifier le scope du projet

Après avoir défini la raison d’être du projet dans le « project charter », le premier facteur de succès pour un setup réussi est l’identification du périmètre, également appelé « scope du projet ». Le scope donne la vision sur ce que le projet vise à accomplir et sur le travail à réaliser pour satisfaire et maintenir les objectifs pendant son cycle de vie.

Le scope peut être défini en recueillant les exigences des parties prenantes et doit aboutir sur :

Une description détaillée du périmètre du projet,
L’identification des livrables à fournir,
La définition des critères d’acceptation du projet,

Ces éléments doivent être validés par l’ensemble des parties prenantes et servent de référence pour garantir de délivrer selon les attentes et éviter le “hors scope”.

Cette étape doit intervenir dès l’initialisation et constitue une base solide pour la planification, l’exécution et le contrôle du projet.

Exemple :

Avant d’engager les travaux de construction d’une maison, il est primordial que les différentes parties prenantes soient en phase sur le nombre de pièces à réaliser et sur les exigences en termes d’agencement ou choix de matériaux en lien avec les attentes des futurs propriétaires.

2) Comprendre l’environnement du projet

Il est important de bien comprendre l’environnement du projet. La connaissance de la culture de l’organisation en matière de gestion de projet doit nous permettre de nous adapter et d’identifier dès le setup quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place sur les aspects communication, gouvernance ou tout autre domaine du management de projet.

De même il est essentiel d’identifier quelles sont les parties prenantes, leur maturité en gestion de projet et leur niveau d’engagement au sein du projet. Certaines parties prenantes, également appelées “Key Stakeholders” peuvent avoir un rôle décisionnel ou managérial et leur identification au plus tôt, dès la phase d’initialisation est primordiale pour le bon déroulement du projet.

Exemple :

Pour notre exemple de construction d’une maison, connaitre les habitudes des artisans en termes de revues de chantier, de tenue des délais, peut être un atout pour la réussite du projet. De même, la connaissance en amont des différentes règles de régulation et des organismes devant intervenir est primordiale pour que la construction se déroule correctement (Mairie pour l’obtention du permis de construire, Organismes de contrôle pour assurer la conformité de la construction…)

3) Définir une référence solide des activités et de l’organisation

Au lancement d’un projet, la création d’une baseline est essentielle. Celle-ci sert de point de référence à l’ensemble de l’équipe et des parties prenantes afin de garantir la compréhension et l’alignement et facilite la communication.

L’établissement d’un WBS (Work Breakdown Structure) qui représente de manière hiérarchique l’ensemble des tâches à réaliser pour atteindre les objectifs du projet, permet de décomposer le travail en petites activités plus facilement gérables. Cet outil facilite la planification, la première estimation budgétaire, l’affectation des ressources et donne une vision synthétique des différentes étapes du projet.

L’OBS (Organizational Breakdown Structure) représente de manière hiérarchique les différentes entités organisationnelles du projet afin d’identifier les responsabilités et les relations entre les intervenants. Mettre en place cette représentation dès le début du projet garantie une compréhension des rôles de chacun, facilite la communication et évite des conflits.

Exemple :

Pour créer ces références et notamment le WBS, on pourra s’entourer d’experts qui connaissent l’environnement et qui ont déjà menés des projets similaires afin de créer une baseline cohérente et solide (experts du bâtiment pour notre exemple de construction de maison)

4) Définir le planning de référence

La réussite du setup passe également par la création d’un planning de pilotage servant de première référence. Il apporte une vision des tâches principales à réaliser, du séquençage (liens entre les tâches) et matérialise les jalons pour fixer un cap à l’ensemble des parties prenantes. Construire cette référence de manière solide en utilisant la structure du WBS, sur la base d’avis experts ou de retour d’expérience d’anciens projets est primordiale car elle sert de point de comparaison pour évaluer les performances du projet sur les délais et identifier les besoins en ressources.

Exemple :

Lors d’une construction plusieurs corps de métier peuvent intervenir (Maçon, Plombier, Electricien, …). Réaliser un planning des activités en début de chantier facilite la coordination des équipes et fixe des échéances pour chaque intervenant. En cas de retard il permet d’évaluer rapidement l’impact sur la date de fin des travaux.

5) Définir le budget de référence

La détermination du budget permet de consolider les coûts des activités et des ressources du projet afin d’établir une base de référence approuvée par les parties prenantes. Pour cela plusieurs méthodes existent, on peut par exemple s’appuyer sur des données et bilans financiers d’anciens projets et mettre en place des réunions d’estimation des coûts avec les experts du domaine. A partir du planning précédent et des enveloppes budgétaires allouées aux différents lots de tâches il est alors possible de définir le prévisionnel calendaire de dépenses. Cette référence permet de contrôler les coûts et d’évaluer la performance et les écarts financiers tout au long du projet et de prendre les bonnes décisions.

Exemple :

Dans le cadre d’une construction de maison l’objectif budgétaire sera déterminé par la capacité d’emprunt ou l’apport à intégrer dans le projet. Ce budget pourra être affiné et consolidé grâce aux devis établis auprès de chaque artisan. En connaissant les coûts et les échéances de paiement des artisans, nous pouvons comparer les dépenses réelles par rapport aux dépenses prévues et ainsi maîtriser les dérives

6) Définir la gouvernance du projet

Une structure de gouvernance claire établie les rôles et responsabilités, les prises de décisions et les canaux de communication au sein du projet. Cela favorise la transparence, réduit les risques de confusion et renforce l’efficacité de la prise de décision à tous les niveaux.

La gouvernance est à définir au démarrage du projet et doit être mise à jour à chaque jalon afin de fixer, phase par phase, un cadre adapté et un soutien au projet.

Exemple :

On peut garantir un meilleur suivi du chantier en définissant en amont un mode de fonctionnement pour le reporting des travaux (Qui remonte ces informations, qui sont les destinataires, comment le reporting est-il communiqué et à quelle fréquence est-il transmis aux destinataires

7) Planifier le contrôle

Planifier le contrôle garantit la surveillance continue des performances du projet. Cela inclut la mise en place de mécanismes de reporting, d’indicateurs de performance et de processus de contrôle qualité, assurant ainsi une gestion proactive et la correction rapide des dérives.

L’impact du changement d’une baseline projet sera ainsi maîtrisé et suivra le processus de contrôle.

Exemple :

Un bilan hebdomadaire de l’avancement des travaux par le chef de chantier garantie un contrôle de la tenue des délais et de la qualité des prestations.

Vous voilà désormais armés pour lancer efficacement vos projets, construire des références solides et définir le pilotage adapté pour atteindre vos objectifs. Nous avons listé les principaux facteurs de réussite pour un bon setup qui sont malheureusement trop souvent oubliés pour des raisons d’urgence opérationnelle. MIGSO-PCUBED référent en management de projet accompagne de nombreuses organisations dans le monde et peut vous aider dans le lancement de vos projets et ainsi assurer leur réussite.

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Cet article a été écrit par Cédric Laurent, Aurélien Chardonneau et Jonathan Rinfray.