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Dans les articles sur la gestion des coûts et les quatre phases du management des coûts, nous avons examiné ce qu’est le management des coûts et les phases indispensables à une bonne gestion des coûts. Nous allons maintenant voir qui sont les principaux acteurs et quels sont leurs rôles.
Au sein des entreprises, la recherche d’efficience dans la gestion des coûts ainsi que le développement méthodologique du pilotage par les coûts ont amené les directions à professionnaliser le management des coûts. Afin de pouvoir bien piloter les coûts d’un projet, l’enjeu est de comprendre l’environnement de la société ainsi que les différentes parties prenantes. C’est là qu’intervient le cost manager.
Les coûts sont toujours à l’avant-garde des projets, particulièrement quand les résultats du projet sont déterminés par son succès financier et c’est souvent le cas. Alors, qui est responsable du monitoring et du contrôle des coûts du projet ? Le Cost Manager (Gestionnaire des Coûts). Il est le lien entre le projet, la finance et la direction.
Il faut s’intéresser à plusieurs fonctions du management des coûts au sein du projet et des entreprises pour comprendre les rôles de chacun. Selon l’information recherchée, les données d’entrée peuvent être délivrées par différents protagonistes. De même les garants des données d’entrée et les personnes intéressées par les analyses de coûts peuvent varier. Voici une liste non exhaustive des principales fonctions que l’on peut retrouver dans les différents projets :
Maintenant que nous avons étudié l’environnement et les différentes parties prenantes qui peuvent interagir avec le management des coûts dans un projet, nous allons voir comment il s’effectue au sein d’une entreprise.
Dans une entreprise, il faut toujours retenir que les règles sont définies par une base commune qui est ensuite traduite par l’entreprise et déclinée jusqu’à une gestion projet et/ou comptable. Ce sont ces règles qui vont définir la composition des coûts ainsi que les processus utilisés par l’organisation.
Alors, comment la stratégie financière de l’entreprise affecte-t-elle les projets ? Et comment le cost manager peut-il maintenir l’alignement des projets avec les attentes financières de l’entreprise ?
Le cost manager emploie des outils et des méthodes pour planifier, suivre et mettre à jour le budget pendant la vie du projet. C’est un effort constant pour comprendre l’état financier du projet, ce qui est attendu et comment assurer le bon déroulement du projet en se conformant aux différentes attentes.
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Cela peut devenir un vrai défi lorsque des évènements non prévus se produisent. En effet, cela est souvent associé à des modifications budgétaires. Une entreprise qui connait des difficultés financières pourrait revoir le financement de ses projets à la baisse. A l’inverse si un projet subit des retards, des heures et ressources supplémentaires pourraient être engagés, ce qui augmenterait le budget du projet.
Nous pouvons considérer la triptyque périmètre, coûts, délais, comme un élément très important de la gestion de projet car chaque branche peut impacter le résultat du projet. Cela met en avant l’importance du cost manager et de la gestion des coûts dans cet environnement.
L’enjeu ici est de comprendre rapidement quels sont les points de convergence qui existent entre le projet et les comités de direction, pour assurer un management des coûts efficace. Pour cela, la majorité des entreprises mettent à disposition des processus et des outils. Une entreprise dispose bien souvent d’un progiciel de gestion intégré (PGI) pour piloter les coûts, mais au niveau du projet on retrouve fréquemment Excel ou Google Sheets pour traiter les extractions du progiciel.
Lire aussi en anglais: The Five Challenges of Change Management in an ERP Project
Quel que soit les outils ou les méthodes choisis par l’entreprise, il y aura souvent un focus sur la réduction des coûts en maximisant les résultats, ce que le cost manager facilite. Même dans les entreprises qui utilisent une approche Agile, les résultats financiers des projets sont importants. Leur « triangle d’or de gestion de projet » peut être à l’inverse, le temps et les coûts fixés en livrant le périmètre (les objectifs) incrémentalement. Pourtant les résultats finaux doivent répondre aux attentes des parties prenantes et des retards de projet peuvent encore se produire, ce qui implique inévitablement un impact sur les coûts.
Une bonne gestion des coûts est essentielle pour toute organisation et/ou projet, quelle que soit sa taille. Que votre équipe soit composée d’un seul cost manager ou de toute une équipe, ils permettront à votre entreprise de contrôler vos budgets et d’anticiper les dérives qui pourraient arriver.
Dans cette série d’articles, nous avons examiné ce qu’est le management des coûts, quels sont les types de coûts qui existent, quelles sont les différentes phases du management des coûts, et enfin quels en sont les acteurs. Nous espérons que cet éclairage sur la gestion de coûts vous permettra de mieux appréhender les concepts et de les mettre en application dans votre entreprise ou vos projets. Besoin d’aide sur la mise en place d’un management des coûts efficace ? Demandez-nous et nous vous mettrons en contact avec nos experts en management des coûts !
Cette série d’article a été rédigée par Aurélien CRÔNIER et Mehdi DARD avec les contributions de Fanny DA SILVA et de la Cost Practice MIGSO-PCUBED.
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