- Automobile et Transport, Tableaux de Bord Digitaux
Contexte
Au sein du service d’ingénierie process d’un acteur de la construction automobile, MIGSO‑PCUBED a été engagé pour accompagner la transformation digitale du processus de suivi des attendus jalons par projet. En effet, le suivi se faisait auparavant sur des documents Excel comportant des macros VBA. Cependant, le côté simple utilisateur ainsi que les maintenances significatives et le manque de capitalisation étaient des freins à une efficience du suivi des jalons. Avec les évolutions de Microsoft 365 et la disparition des réseaux partagés, il a été décidé de se tourner vers de nouvelles technologies et le choix d’un passage sur une application Power Apps avec une base de données SharePoint était, après analyse, le meilleur choix. De plus, au vu des capacités de l’application de Microsoft, de nouvelles possibilités comme des indicateurs multi-projets ont pu être envisagés pour un suivi autant macro que micro.
Conduite du changement
Les acteurs de la conduite du changement
Les ambassadeurs jouent un rôle clé dans la conduite du changement d’un projet de transformation digitale. Ils permettent d’une part d’insuffler la dynamique vers le changement ainsi que faciliter l’acceptation du nouvel outil par les collaborateurs.
Dans notre cas, la cliente était la principale ambassadrice ainsi qu’une part des collaborateurs ayant une bonne acceptation au changement et ouverts aux nouvelles opportunités digitales.
Chez MIGSO-PCUBED, l’équipe Digital Operations joue un rôle essentiel dans tout projet de transformation digitale. Cette équipe est composée de PMO digitaux qui :
- Avant de démarrer une mission, réalisent une qualification du besoin afin de mieux comprendre les problématiques et/ou besoins digitaux du client, c’est également lors de cette étape que sont abordées les opportunités techniques.
- Au cours d’une mission, sont capables d’orienter le client vers la meilleure solution afin de concevoir des outils pérennes et ergonomiques. Ils sont également là pour rassurer et alerter le client quant aux impacts et le cas échéant trouver des alternatives. Ainsi, ils apparaissent comme les facilitateurs du changement.
En fonction de l’environnement du client et de la sensibilité des données les opportunités ne sont pas les mêmes. Dans l’entreprise du client, l’arrivée de Microsoft 365 a permis de proposer des solutions telles que SharePoint, Power Apps et Power Automate jusqu’alors inexploitées. Ces solutions sont complémentaires et permettent respectivement de stocker, d’ajouter, de modifier et d’analyser les données ainsi que d’automatiser certaines tâches.
Dans certains cas de transformation digitale, le changement peut remettre en question l’ensemble de l’organisation ou des processus et nécessite dès lors l’intervention de la communauté d’experts sur la conduite du changement.
Comment convaincre les utilisateurs ?
Le meilleur moyen de convaincre les utilisateurs sont bien entendu les résultats probants !
Dans notre cas, les résultats ont été édifiants car un allégement notable de la charge de travail des chefs de projet a été constaté pour ainsi mieux se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
Ce gain de temps s’explique notamment par le regroupement des outils en un unique outil ainsi que la réduction des temps de ressaisie des données et de maintenance. Par ailleurs, le nouvel outil dispose désormais d’indicateurs de performance immédiatement actualisés.
Cependant, comme dans toute évolution, on retrouve des personnes résistantes au changement. Ces dernières trouveront toute sorte de motif pour décrédibiliser le nouvel outil et ne pas l’utiliser. De ce fait, ces dernières requièrent une attention particulière.
Certains collaborateurs ne veulent pas utiliser l’outil par peur de ne pas le maîtriser tandis que d’autres n’utilisaient déjà pas l’outil précédent. Pour cette première catégorie de collaborateurs, une formation ainsi qu’un accompagnement ponctuel permet généralement de débloquer la situation. Pour la seconde catégorie, un accompagnement régulier est indispensable pour démontrer l’intérêt de l’outil et ainsi les convaincre sur le long terme.
Déploiement de la nouvelle solution
Des résultats probants
La transformation digitale sur ce sujet a engendré de nombreux résultats significatifs, témoignant d'une amélioration notable dans l'efficacité et la productivité des processus et des livrables. Il a été démontré que la digitalisation a permis un gain de temps considérable dans la gestion des projets en regroupant toutes les informations nécessaires en un seul outil, facilitant ainsi une prise de décision plus rapide et mieux informée ainsi qu’en supprimant la ressaisie d’informations.
En parallèle, cette transformation a permis une capitalisation inexistante jusque-là et la création de nouveaux KPI de direction basés sur celle-ci. Cette démarche a également conduit à une standardisation des méthodes de travail, réduisant les variations et les erreurs (plus de copie locale de standards pouvant ne pas être à jour).
Un autre résultat marquant de cette transformation est la réduction du temps de maintenance des outils. Grâce aux nouveaux outils utilisés la charge allouée à la maintenance est passée de 10% à 0%, l’équipe pouvant désormais se concentrer sur de nouveaux développements et l’amélioration continue.
Enfin, l'une des réalisations les plus impressionnantes a été la consolidation de plus de 300 fichiers provenant de 3 outils standards différents en une seule application, simplifiant ainsi la gestion des données et améliorant l'expérience utilisateur et le rendant autonome sur de nombreux sujets qui nécessitaient l’intervention des équipes MIGSO‑PCUBED.
Ces résultats illustrent comment la transformation digitale est devenue un levier stratégique pour l’entreprise automobile, favorisant l'innovation et l'agilité au sein de l'entreprise.
Comparatif entre les 2 solutions
Conclusion
La transformation digitale du processus de suivi des jalons dans l’entreprise cliente, initialement traité avec des documents Excel complexes, a eu de nombreux bénéfices.
Le déploiement du nouvel outil Power Apps a permis aux équipes de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée, de réduire le temps de maintenance des outils ainsi que de simplifier la gestion des données. Au global, un gain de productivité notable a été observé et la mission a ainsi pu être réduite d’un ETP.
L’outil a permis de faire gagner par semaine :
- Aux 20 utilisateurs : entre 5 et 15 minutes,
- Au client en charge des reportings : entre 2 et 3h,
- A l’équipe MIGSO-PCUBED : entre 2 et 8h en fonction des actions réalisées.
Cependant, il est important de noter que l'intérêt d'une transformation digitale doit être évalué en tenant compte des spécificités de chaque secteur d'activité. Une analyse bénéfices-risques doit être menée pour s'assurer que les résultats attendus justifient l'investissement et les efforts de conduite du changement.
Enfin, l'ouverture sur l'IA offre de nouvelles perspectives pour optimiser davantage le processus de suivi des jalons. L'analyse prédictive et l'assistance à la documentation technique, rendues possibles par l'IA, permettraient une gestion plus proactive des projets.
Vous voulez optimiser vos projets ?
Notre équipe Digital Operations est à votre disposition
Des résultats probants
La transformation digitale sur ce sujet a engendré de nombreux résultats significatifs, témoignant d'une amélioration notable dans l'efficacité et la productivité des processus et des livrables.
Chiffres clés
- Réduction de 10 points (de 10 % à 0%) de la charge allouée à la maintenance des outils
- Gain de 2 à 3 h par semaine pour la génération des reportings
- Gain de 5 à 15 minutes par semaine pour l’ensemble des utilisateurs
