Comment mettre en place un PMO ?

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Quel que soit votre niveau d’efficacité en matière de gestion de projets et programmes, il y a toujours place à amélioration. Lorsqu’il y a un grain de sable dans les rouages du projet — retard dans le planning, manque de visibilité, perte du contrôle du périmètre — un projet ou programme management office (PMO) pourrait être l’outil qui évitera que la machine ne s’enraye. 

Introduction

Parce que la réussite d’un projet dépend avant tout de l’intervention humaine, il est indispensable que toutes les parties prenantes soient pleinement impliquées et aient les mêmes objectifs. Aucun succès n’est possible si ces deux conditions essentielles ne sont pas réunies.

Que cela soit le fait que :

  • Les personnes impliquées dans le projet ne soient pas familières avec toutes les techniques confirmées de la gestion de projets, en termes de risques, qualité, planification et ainsi de suite.
  • L’utilisation des meilleures pratiques d’autres industries puisse améliorer les pratiques existantes de façon conséquente.
  • Il soit plus intéressant que des collaborateurs déploient leurs efforts et leur énergie dans leur domaine d’expertise là où ils ont une véritable valeur ajoutée.

Voilà autant de raisons de renforcer votre management de projets avec l’aide de ceux qui possèdent cet éventail de compétences, c’est-à-dire votre PMO.

Cependant, si vous n’avez pas de PMO déjà en place, la mise en place d’un PMO opérationnel pour répondre à ces besoins est un projet en soi. 

MI-GSO | PCUBED est souvent appelé à fournir des services de conseil pour la définition et mise en place de PMO. En général cela passe par l’optimisation de la capacité organisationnelle, soit en tant que nouveau centre d’excellence, soit en redéfinissant le fonctionnement et la capacité d’une organisation ou d’une équipe existante.

Comment approcher la mise en place et livraison de PMO ?

La mise en œuvre et le fonctionnement d’un Program Management Office (PMO) peuvent apporter à une organisation/entreprise la capacité d’avoir une visibilité et un aperçu critique des programmes essentiels, et de permettre une prise de décision stratégique et un contrôle efficace.

Les meilleurs PMO apportent des points de vue extérieurs, pensent hors des sentiers battus, fournissent une expertise en méthodologie de projets et de programmes et deviennent un véritable co-équipier de l’organisation.

Voici les cinq étapes essentielles que nous recommandons pour mettre en place un PMO :

1. Définition du PMO

L’étape 1 consiste à analyser la situation en l’état.  Aussi douloureuse que puisse être l’auto-analyse, les problèmes gangrenant les projets et les solutions potentielles doivent être identifiés en premier. Cela doit être fait en fonction des problèmes et écarts identifiés (gap analysis). Ce processus nécessite une analyse complète de la structure, de l’organisation et des méthodes de travail actuelles de l’équipe projet, ainsi que des interfaces existantes – interactions avec d’autres services, fournisseurs et clients. Les résultats de l’analyse constituent le contenu de l’étude de rentabilité d’un potentiel PMO.

Notre conseil : Faites l’analyse rapidement et obtenez le retour et le soutien de ceux qui sont impactés par ces problèmes.

2. Charte du PMO et élaboration de la feuille de route

L’étape 2 consiste à définir la charte et la feuille de route du PMO. La charte précise ce que le PMO est censé accomplir et comment le résultat sera évalué. La feuille de route du PMO offre une vision claire des gains à court et long terme pour votre entreprise.

Il est très important d’établir la feuille de route du PMO, afin de définir une voie qui correspond le plus possible aux valeurs, à la capacité et à l’aptitude qu’à l’organisation à mettre en place des contrôles. Cela doit couvrir la gouvernance globale, les ressources, les processus et les outils. Étant donné que les gestionnaires de projets devront adhérer aux changements proposés, assurez-vous de revoir la proposition avec les principaux intervenants.

Enfin, tous les membres du PMO doivent être en mesure d’articuler clairement les avantages et bénéfices liés à une structure PMO.

Notre conseil : Ne soyez pas trop ambitieux. Soyez prudent dans vos promesses. Choisissez prioritairement les tâches où vous savez que le travail d’un PMO peut avoir un résultat rapide et impactant.

3. Mise en œuvre du PMO

Étape 3 – il est temps de mettre en place la structure du PMO. C’est l’étape où vous déploierez les collaborateurs, les processus et les outils pour atteindre vos objectifs à court terme.

Le PMO commencera également à remplir les détails du modèle de gouvernance (et peut-être d’un conseil de gouvernance) au fur et à mesure que vous travaillerez à obtenir le contrôle initial des projets et programmes.

Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash
Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

Enfin, il est important de rester en contact avec les parties prenantes pour comprendre leurs défis et leurs priorités actuelles. La feuille de route du PMO n’est pas figée. À ce titre, vous devrez examiner régulièrement les progrès par rapport aux objectifs fixés du PMO et vous adapter pour tenir compte des derniers besoins de votre communauté.

Notre conseil : Quand vous obtenez une victoire, partagez-la - quand vous subissez une perte, reconnaissez-le. Ajustez le travail au besoin et continuez à avancer.

4. Gérer le PMO Delivery

L’étape 4 consiste à gérer l’évolution du PMO de façon à obtenir des bénéfices à long terme, en atteignant un équilibre opérationnel stable. L’objectif est ici de formaliser les activités ayant un impact majeur sur les résultats du projet.

Certaines de ces activités comprennent :

  • La structuration des projets pour savoir qui fait quoi, comme le WBS (Work Breakdown Structure) ou l’OBS (Organisational Breakdown Structure).
  • La planification des projets avec l’établissement de la logique, l’estimation des durées ou la conformité.
  • L’identification des risques et opportunités.

Par exemple, supposons que le PMO se soit concentré sur l’expérience utilisateur et ait rendu un formulaire plus facile à utiliser : des personnes pour qui cette tâche était au préalable considérée comme chronophage et ardue vont désormais pouvoir en toute simplicité mettre à jour, dans le système de gestion de projets de l’entreprise, des données portant notamment sur les tâches, les ressources ou encore le budget. Si cela se traduit par des améliorations dans la présentation de rapports de projets et une meilleure prise de décisions, cela vaut peut-être la peine d’intégrer durablement cette pratique. Même si l’adoption de nouveaux processus et habitudes de travail deviennent un défi de gestion du changement, n’oubliez pas que le succès engendre l’enthousiasme.

Notre conseil : Préparez-vous à faire marche arrière et restez patient. Le changement n’est ni facile ni immédiat, même pour les chefs de projets.

5. Atteindre une stabilité dans les opérations PMO

L’étape 5 est l’atteinte d’une stabilité dans les opérations PMO, ce qui entraînera une évolution continue vers le niveau de maturité souhaité du PMO. Des revues régulières vous permettront rapidement de vous rendre compte si votre PMO atteint ses objectifs fixés. Une fois que le PMO a gagné en crédibilité au sein de l’entreprise, il reçoit des demandes d’aide dans la gestion des projets internes. Ainsi vous devriez observer l’accroissement des initiatives entreprises portées par le PMO, qui passera de projets fonctionnels dans un service, à un travail à l’échelle de l’entreprise. Si ce n’est pas le cas, il se peut que vous ayez besoin d’une aide extérieure pour mettre en place des améliorations par niveaux.

Chez MI-GSO | PCUBED, nous comprenons la nature difficile de la gestion de projets et programmes organisationnels. Nous avons fait nos preuves en aidant nos clients à livrer des programmes des plus critiques et complexes, en permettant la réussite du PMO et du PMO as a Service (PMOaaS) dans toutes sortes d’organisations.

Notre conseil : Choisissez un cabinet de conseil en PMO connu pour avoir aidé ses clients à livrer des programmes essentiels et complexes, y compris la mise en place d’un PMO.

Laurence Falgarona a contribué à cet article initialement publié sur pcubed.com et distribué par Frost & Sullivan.