- PMO & Control de Proyectos, Energía y Recursos, Dashboards Digitales
Toda empresa que pretenda fomentar su crecimiento y su propio cambio pasa por la innovación. En este caso, encontramos a uno de nuestros clientes, líder mundial en el sector de la energía renovable, en su proyecto de desarrollar un aerogenerador puntero y de alta capacidad. Este proyecto tiene como objetivo mejorar las soluciones actualmente disponibles ante la huella que nuestra forma de crear energía produce.
MIGSO-PCUBED se sumó a este proyecto para desarrollar KPIs dinámicos y respaldar la gestión en la planificación del cliente para este proyecto.
El desafío: alinear la planificación de diferentes equipos
El equipo de MP hizo un estudio sobre los requisitos comerciales y las expectativas del cliente, identificando altos niveles de complejidad e incertidumbre en el proyecto, derivados de diversas causas:
Estructura matricial del cliente: el proyecto involucraba distintas áreas del negocio, tanto dentro como fuera de Estados Unidos, lo que lo volvía más complejo de gestionar.
Independencia de gestión interna: cada equipo hacía su planificación por separado, sin mucha coordinación con las demás. Esto dificultaba saber cómo avanzaba el proyecto en conjunto y añadía incertidumbre.
Tecnología en desarrollo: se estaba trabajando con herramientas o soluciones que aún no estaban del todo listas, así que había muchos cambios y no era fácil predecir lo que iba a pasar.
La labor de MP fue integrar todas las planificaciones en un único archivo de gobernanza que mejorara la comunicación interna de los KPI entre las diferentes unidades. Además de esto, se encargó de proporcionar soluciones para gestionar la incertidumbre inherente al proyecto.
La solución: coordinar planificaciones e informes.
El equipo de MP desarrolló un enfoque de tres fases para coordinar las planificaciones del proyecto: Este enfoque constaba de hacer una evaluación de la calidad del cronograma, la integración de herramientas de planificación y la configuración automatizada de informes.
Fase 1: Evaluación de la calidad del cronograma
El equipo de MP revisó cómo se estaba organizando el trabajo y el uso de los recursos en el proyecto, y decidió mejorar esa planificación usando métodos que ya han demostrado funcionar bien en otros proyectos. Algunas de esas mejoras fueron:
- Crear una WBS (estructura de desglose del trabajo), que consiste en dividir el proyecto en partes más pequeñas y manejables.
- Escribir los nombres de las tareas empezando siempre con un verbo, para que quede claro qué acción se va a hacer.
- Hacer que cada tarea dure como máximo 30 días, para que sea más fácil de controlar.
- Comprobar que la secuencia de tareas tenga lógica y todas estén bien conectadas entre sí en la planificación, sin cabos sueltos.
- Usar la relación llamada “finish-to-start“, que significa que una tarea debe terminar antes de que empiece la siguiente.
Estas mejoras se aplicaron con éxito a más de 2.000 tareas, lo que ayudó a planificar el proyecto de forma mucho más eficiente.
Fase 2: Construir una planificación integrada usando Primavera P6
El equipo de MP inició la integración de la planificación utilizando Primavera P6, reconocido como uno de los softwares de programación más avanzados del mercado. Esta elección benefició al cliente al incorporar una herramienta sólida y permitir una mayor visibilidad del proyecto dentro del portafolio internacional de P6 de la empresa.
Además, el equipo creó una planificación de gobernanza, que es una forma organizada de controlar el proyecto, y con ella pudieron sacar datos clave (KPI) como:
- La holgura (el margen de tiempo que tienen algunas tareas sin afectar el proyecto).
- El porcentaje de entregas a tiempo en cada parte del proyecto.
- El camino crítico, que muestra las tareas más importantes que no pueden retrasarse.
También crearon un registro de riesgos, donde se anotaban los posibles problemas para tenerlos controlados. Gracias a estos datos, fue más fácil hablar con todas las personas involucradas y saber cómo iba el proyecto.
Nuestro equipo decidió establecer un ciclo mensual de gestión de la planificación, con una exitosa implementación en cliente. Posteriormente, exploraron opciones para optimizar el proceso y reducir la frecuencia del ciclo de mensual a semanal para tener más control y respuesta rápida.
Fase 3: Implementación de Power BI
El equipo de MP utilizó Power BI para proporcionar más valor a Primavera P6. Se aprovecharon las capacidades de automatización de esta herramienta, y así se pudo reducir el tiempo necesario para calcular los KPI. Al mismo tiempo, mediante el uso de las capacidades de visualización, se podía proporcionar un análisis más completo del proyecto.
Lee también nuestro caso de estudio: Aumentar el tiempo dedicado a la ingeniería simplificando los datos y las decisiones con Microsoft Power Platform (en inglés).
Los beneficios: un proyecto exitoso
Con la ayuda de nuestro ciclo de gestión de la planificación, el cliente recibió un panel automatizado que mostraba los KPI de la planificación semanalmente. Este panel se utilizó tanto para informar “aguas arriba” como a cada parte interesada responsable. Algunos de los beneficios tangibles que nuestra solución aportó al cliente fueron:
• Más de 2.000 actividades se resumieron en 15 secciones, facilitando el seguimiento de la planificación.
• El ciclo de gestión de planificación se redujo de mensual a semanal.
• Se logró un 100 % de lógica en la programación.
La incertidumbre de este proyecto se redujo significativamente gracias a las implementaciones propuestas por MP. El cliente se benefició enormemente de la capacidad de nuestra solución para identificar rápidamente los subcomponentes en retraso, optimizando su toma de decisiones. En última instancia, nuestro compromiso proporcionó visibilidad y responsabilidad a la planificación y ayudó a fortalecer una cultura de seguimiento y control.
Los comentarios del equipo de gestión fueron muy positivos con la forma en que el equipo de MP manejó el proyecto.
"El equipo de MP está haciendo un gran trabajo identificando dónde debemos poner el foco de nuestra atención y dando el mejor sentido posible a numerosas actividades e hitos".
Este artículo fue escrito por David Lopez.
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