- PMO & Control de Proyectos, Productos de consumo
Para respaldar su estrategia de crecimiento a largo plazo, una empresa líder en el sector alimentario puso en marcha una iniciativa a gran escala destinada a aumentar la capacidad de producción, manteniendo al mismo tiempo unos altos estándares de calidad, seguridad y cumplimiento normativo.
Esta iniciativa consolidó una amplia gama de proyectos en una única cartera, que incluía proyectos de expansión industrial, iniciativas de construcción y automatización, así como proyectos orientados al cumplimiento normativo relacionados con la calidad, la salud y la seguridad, la logística y la excelencia operativa.
A medida que aumentaba el número y la complejidad de los proyectos, la organización se enfrentaba a retos cada vez mayores para coordinar las iniciativas, mantener la visibilidad y garantizar una ejecución coherente en todas sus plantas de producción. La ausencia de una estructura centralizada de gobernanza de proyectos limitaba la priorización, la transparencia y la toma de decisiones a nivel de cartera.
Para hacer frente a esta situación, la empresa se asoció con MIGSO-PCUBED (MP) para evaluar sus prácticas existentes y establecer un marco estructurado de gestión de proyectos, que incluyera gobernanza, procesos, herramientas y normas de información capaces de respaldar tanto las iniciativas industriales como las de cumplimiento normativo. El objetivo era crear una estructura de gestión escalable que permitiera el control, la alineación y el rendimiento en un entorno complejo y con múltiples emplazamientos.
Contexto
Nuestro cliente gestionaba una amplia cartera de proyectos en múltiples plantas de producción en España, que abarcaban tanto expansiones industriales como iniciativas relacionadas con el cumplimiento normativo.
A medida que la cartera crecía, los proyectos eran ejecutados por diferentes equipos utilizando diversos enfoques y herramientas, lo que limitaba la coherencia y la transparencia.
La falta de un marco centralizado dificultaba el seguimiento del progreso, la gestión de los riesgos y el mantenimiento de una visión consolidada del rendimiento de la cartera, especialmente en términos de prioridades y CAPEX.
Reto: gestionar una cartera de proyectos creciente y diversa
El creciente número y diversidad de proyectos planteó varios retos:
- Ausencia de una metodología de gestión de proyectos estandarizada en todas las plantas.
- Visibilidad limitada del estado de los proyectos y sus interdependencias.
- Dificultades para realizar un seguimiento del CAPEX a nivel de proyecto y de planta.
- Mayor riesgo de retrasos y desajustes con las prioridades empresariales.
Estos retos pusieron de manifiesto la necesidad de contar con una PMO estructurada que respaldara la ejecución eficaz de los proyectos y la gobernanza de la cartera.
Solución: Creación de la PMO desde cero
MP abordó el proyecto realizando primero una evaluación estructurada del panorama actual de los proyectos, las prácticas de gobernanza y las capacidades organizativas. El objetivo de este análisis era identificar las deficiencias en la priorización, la estandarización y la supervisión de la cartera en el creciente número de iniciativas.
La evaluación reveló procesos fragmentados, una visibilidad limitada de la cartera y la ausencia de una estructura de gobernanza centralizada capaz de respaldar las ambiciones de expansión de la empresa. Quedó claro que las mejoras aisladas de los procesos no serían suficientes, sino que se necesitaba un marco más estructurado y escalable.
Basándose en estos hallazgos, MP diseñó e implementó un marco integral de PMO para proporcionar coherencia, control y alineación estratégica en toda la cartera de proyectos.
A alto nivel, la solución se centró en:
- Evaluar el estado actual de madurez de la gestión de proyectos.
- Diseñar metodologías y estructuras de gobernanza adecuadas a los objetivos.
- Proporcionar herramientas y plantillas prácticas para apoyar a los equipos de proyecto.
- Permitir la visibilidad a nivel de cartera y la toma de decisiones informadas.
Elementos clave de la implementación
MP colaboró con nuestro cliente para diseñar e implementar una PMO alineada con su realidad operativa y sus objetivos estratégicos. El enfoque se centró en crear procesos sencillos y prácticos que pudieran aplicarse de forma coherente en diferentes tipos de proyectos.
La solución incluyó:
- Evaluación de la madurez de la gestión de proyectos y las prácticas actuales.
- Diseño de metodologías personalizadas para proyectos industriales y de cumplimiento normativo.
- Desarrollo de herramientas y plantillas estandarizadas.
- Formación y capacitación de los equipos de proyecto.
Optimización de la cartera de proyectos
MP ayudó a reevaluar sus proyectos, dando prioridad a aquellos con mayor impacto y alineación con los objetivos estratégicos. Esto simplificó la cartera y mejoró la asignación de recursos.
Herramientas e informes
Un portal de la PMO centralizó la documentación y la formación, mientras que los paneles de control digitales de los proyectos y los informes de programación estandarizados mejoraron la visibilidad y el seguimiento del progreso.
Ventajas clave
- Mejor planificación y control de la cartera.
- Mayor visibilidad en todas las sedes.
- Mayor capacidad interna de gestión de proyectos.
Impacto y valor aportado: transformación del rendimiento de los proyectos
La configuración de la PMO aportó un valor claro y cuantificable al mejorar la forma en que se planifican, supervisan y gestionan los proyectos y las carteras. El cliente obtuvo una mayor supervisión, una mejor visibilidad y un enfoque más coherente para la ejecución de proyectos en toda su red de producción, al tiempo que reforzó las capacidades internas para una ejecución de proyectos segura y sostenible.
Resultados clave
- Mejora de la supervisión de la cartera: ahora los proyectos se planifican y supervisan con mayor rigor; una revisión estructurada de 17 iniciativas activas dio lugar a la suspensión de 4 de ellas y al reajuste de múltiples calendarios para garantizar la viabilidad de la cartera y permitir una toma de decisiones ejecutivas más inteligente.
- Mayor visibilidad y control: información clara sobre el rendimiento y un seguimiento más sólido en todas las plantas.
- Entrega coherente de proyectos: Los procesos estandarizados garantizan una ejecución fiable alineada con los objetivos estratégicos.
- Mayor capacidad interna: El departamento de proyectos adopta con confianza las herramientas y metodologías de PMO para los 17 proyectos diferentes.
- Ejecución sostenible: Las mejoras respaldan el rendimiento a largo plazo de los proyectos y la optimización continua de la cartera.
Conclusión: sentar las bases para un crecimiento sostenible
Al trabajar con MP, nuestro cliente transformó con éxito su enfoque de la gestión de proyectos y carteras. La configuración de la PMO no solo abordó los retos operativos inmediatos, sino que también estableció una capacidad a largo plazo para apoyar el crecimiento estratégico en toda su red de producción.
"La PMO ha transformado la forma en que gestionamos y priorizamos los proyectos, aportando claridad, enfoque y estructura a toda la organización".
Alejandro Lora-Tamayo - PMO Leader
Este artículo fue escrito por Susana MONTENEGRO RAMOS.
Resultados clave
Implantar una PMO proporcionó al cliente un marco estructurado para gestionar una cartera de proyectos compleja y en crecimiento.
- Mayor visibilidad de los proyectos y de la cartera en general
- Procesos de gestión de proyectos estandarizados
- Seguimiento y gobernanza del CAPEX reforzados
- Base clara para respaldar proyectos industriales y de cumplimiento normativo
Sobre nuestro cliente
Nuestro cliente opera en el sector de la nutrición animal y la producción alimentaria, gestionando múltiples plantas de producción en España y una cartera diversa de iniciativas industriales y relacionadas con el cumplimiento normativo.
