La gestión eficaz de los costes es clave para el éxito de cualquier organización. Requiere una serie de pasos estratégicos que garantizan que los proyectos se ejecuten dentro del presupuesto previsto y alcancen sus objetivos. En este artículo, revisaremos los elementos esenciales para implantar una gestión de costes sólida en tu organización. Esto incluye entender las distintas fases del proceso, desde la definición del plan de gestión de costes hasta el seguimiento y la elaboración de informes. En conjunto, estos componentes forman la base de un marco robusto de gestión de costes que te ayudará a impulsar el éxito de tus proyectos y de tu organización.
Los 4 pasos del proceso de gestión de costes son:
1. Configuración del plan de gestión de costes
El plan de gestión de costes forma parte del plan de gestión del proyecto y se define antes de que comience la ejecución del trabajo. Es una guía completa que establece cómo se va a gestionar el proyecto y, por extensión, sus costes. Contar con un plan de gestión de costes bien definido proporciona los procesos y la estructura organizativa necesarios para planificar, controlar y reportar los costes del proyecto.
¿Qué incluye el plan de gestión de costes? No existe una lista cerrada de elementos que deban incorporarse a todos los planes, aunque los ejes principales suelen ser comunes entre proyectos. Por lo general, se recomienda incluir secciones que definan:
- los distintos tipos de costes del proyecto,
- las herramientas y metodologías empleadas para gestionarlos,
- la estructura de datos necesaria para su seguimiento,
- los stakeholders implicados, y
- los informes utilizados y la frecuencia con la que se distribuyen a cada grupo de interés.
2. Estimación de costes y presupuesto del proyecto
Una vez definido el plan de gestión de costes, el siguiente paso consiste en establecer la estimación inicial de costes y el presupuesto del proyecto. Aunque el presupuesto final raramente coincide exactamente con el que se formula al inicio, es necesario realizar una primera estimación al comienzo y actualizarla a medida que el proyecto avanza. El presupuesto evoluciona a lo largo del ciclo de vida del proyecto conforme se dispone de más información y cambian las condiciones.
Piensa en tu vida personal, por ejemplo. ¿Alguna vez has presupuestado unas vacaciones y has tenido que revisarlas por un imprevisto? Si se avería tu coche, probablemente tendrías que ajustar los gastos previstos para tus vacaciones.
La estimación de costes se basa en varios elementos:
- Estructura de Desglose de Costes – CBS (ver definición a continuación)
- Planificación de recursos, que tiene en cuenta:
- La necesidad de recursos para el proyecto (mano de obra o material),
- El coste de cada recurso, y
- La duración de las actividades.
Estructura de desglose de costes (CBS)
La Estructura de Desglose de Costes (CBS o Cost Breakdown Structure en inglés) es una representación jerárquica de todos los costes del proyecto, organizada en función del trabajo que debe realizarse. La CBS se deriva directamente de la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS, Work Breakdown Structure), que forma parte de las actividades de gestión del cronograma. (Véase el gráfico a continuación).
Planificación de recursos
Los recursos del proyecto son las personas y los materiales necesarios para completar el trabajo previsto. La planificación de recursos es esencial para determinar qué materiales se necesitan, cuántos perfiles son requeridos y durante cuánto tiempo serán necesarios. La mano de obra suele ser el componente de coste más elevado, por lo que su planificación detallada es crítica. En proyectos de gran envergadura, suele haber un responsable específico dedicado a la gestión de recursos.
Por lo general, estas estimaciones se integran en un cronograma completamente presupuestado. A cada recurso se le asignan tareas con duraciones concretas y, dado que cada trabajador tiene una tarifa definida, estas asignaciones permiten a los gestores de recursos calcular los costes asociados dentro del cronograma.
Lee también: Gestión de recursos de proyectos: 5 pasos para optimizar los recursos compartidos (inglés).
Cómo estimar los costes del proyecto para la elaboración de presupuestos
Una vez completadas la CBS y la planificación de recursos, ya se conoce el origen de cada coste. A partir de ahí, es posible estimar el coste total del proyecto, aunque existen múltiples formas de hacerlo. A continuación, se presentan los métodos más comunes:
- Método de matriz: todas las tareas del proyecto se definen y se relacionan en una matriz tareas/costes para obtener el coste total.
- Estimación ascendente (bottom-up): cada equipo estima la duración y los recursos necesarios para sus tareas, y estas estimaciones se consolidan a nivel de dirección de proyecto. Con la duración y las necesidades totales, el responsable de costes puede calcular el coste global.
- Estimación descendente (top-down): el equipo de gestión determina la duración y el coste global del proyecto y lo descompone en tareas. A cada tarea se le asigna un presupuesto que se transfiere al equipo correspondiente.
- Estimación por analogía: se comparan proyectos similares en tamaño y alcance para obtener una estimación aproximada del coste.
A menudo se combinan varios métodos, y la elección depende de la naturaleza del proyecto: ¿es repetible?, ¿es una iniciativa completamente nueva? Cada enfoque implica niveles diferentes de riesgo y esfuerzo. Por ejemplo, una estimación muy detallada requiere más tiempo, pero reduce de forma significativa el riesgo de inexactitud.
Otras formas de estimar los costes son las siguientes:
- Juicio de expertos: basado en la experiencia previa de especialistas en proyectos similares.
- Método de distribución proporcional: asigna porcentajes de coste a cada fase del ciclo de vida del proyecto.
- Estimación basada en unidades de trabajo: se fundamenta en la estimación de las tareas o unidades de producción a realizar.
- Estimación paramétrica: utiliza algoritmos o modelos que combinan datos históricos y parámetros específicos del proyecto.
- Estimación de tres puntos y cálculo PERT (Program Evaluation and Review Technique): calcula un valor esperado a partir de las estimaciones optimista, más probable y pesimista.
Una vez estimados los costes del proyecto, se establece la línea base de costes, que servirá como referencia para comparar lo planificado y aprobado frente a lo que realmente ocurra durante toda la ejecución del proyecto.
3. Control de costes
Una vez definido el Plan de Gestión de Costes y estimado correctamente el presupuesto del proyecto, llega el momento de la parte más intensiva del trabajo: monitorizar y controlar los costes a lo largo de toda la ejecución del proyecto.
Infografía:
El control de costes permite entender cómo los costes de un proyecto pueden diferir del presupuesto previsto y, a partir de esta información, tomar medidas correctivas. La forma de gestionar y controlar los costes depende de lo establecido previamente en el Plan de Gestión de Costes. En la mayoría de los casos, este control requiere datos de entrada proporcionados por los equipos de control de proyectos o de compras.
Por lo general, el control de costes se realiza mediante un dashboard, que permite un tratamiento posterior de los datos y facilita su interpretación. Para cada actividad, el dashboard muestra claramente las diferencias entre los costes reales (gastos incurridos) y los costes inicialmente planificados, lo que se conoce como desviación. El siguiente diagrama ilustra los datos de costes “completados” frente a los “previstos”.
Para cada desviación identificada, el responsable de costes debe investigar su causa. Por ejemplo, ¿por qué no se realizó un pago o por qué hay retrasos por parte de un proveedor? Para responder a estas preguntas, se puede contar con el responsable de costes. Una vez identificada y abordada la causa raíz, el equipo puede ajustar los gastos previstos.
Todas las desviaciones, ya sean por exceso o por defecto, deben estar justificadas. De lo contrario, el presupuesto objetivo podría verse comprometido, afectando la entrega puntual de determinadas actividades. Si una desviación es lo suficientemente significativa como para impactar los objetivos financieros anuales, el responsable de costes debe definir un plan correctivo que reduzca dicha desviación y realinee el proyecto con sus metas.
La gestión del valor ganado (EVM, Earned Value Management) es otro método clave que las organizaciones utilizan para medir el rendimiento del proyecto, con el coste como elemento central. Calcular y monitorizar el Índice de Rendimiento de Costes (CPI) permite asegurar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto. EVM es un tema complejo, por lo que se recomienda abordarlo en profundidad más adelante.
4. Informes de costes
El último paso en el proceso de gestión de costes es la elaboración de informes. El objetivo de estos informes es proporcionar datos y análisis que permitan al gerente de proyecto tomar decisiones informadas para mantener el proyecto dentro de los objetivos establecidos.
Existen distintos tipos de informes, que pueden adaptarse según las necesidades y las visualizaciones de costes. Por ejemplo, mediante la gestión del valor ganado (EVM) se puede comparar el trabajo realizado con el presupuesto gastado, lo que permite evaluar la productividad y el rendimiento del proyecto.
También es posible realizar análisis específicos en función del intervalo de tiempo deseado o del tipo de actividad, lo que facilita un seguimiento más detallado y preciso de los costes.
De este modo, podemos resumir las diferentes fases de la gestión de costes a través del siguiente diagrama:
Gracias Aurélien CRÔNIER, Mehdi DARD, Fanny DA SILVA y la Comunidad de Práctica de Gestión de Costes de MIGSO-PCUBED por contribuir a este artículo.
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