- Automoción y Transporte, Dashboards Digitales
Contexto
MIGSO-PCUBED colaboró con el departamento de ingeniería de procesos de una empresa líder de la industria automovilística para impulsar la transformación digital de su proceso de seguimiento de los hitos previstos de los proyectos. Hasta entonces, este proceso se gestionaba mediante archivos Excel con macros VBA. Sin embargo, la dependencia de un único usuario y el importante esfuerzo de mantenimiento dificultaban un seguimiento eficiente de dichos hitos.
Con la evolución de Microsoft 365 y la desaparición progresiva de las unidades de red compartidas, se decidió adoptar nuevas tecnologías. Tras un análisis detallado, se decidió por migrar a una aplicación Power Apps conectada a una base de datos SharePoint. Además, gracias a las capacidades de la plataforma de Microsoft, fue posible contemplar nuevas funcionalidades, como la creación de indicadores multiproyecto para realizar seguimientos tanto a nivel macro como micro.
Gestión del Cambio
Actores clave de la gestión del cambio
Los embajadores desempeñan un papel clave a la hora de impulsar el cambio en un proyecto de transformación digital. Por un lado, contribuyen a promover una dinámica favorable al cambio y, por otro, facilitan la adopción de la nueva herramienta por parte de los empleados.
En este caso, nuestro cliente fue el principal embajador, junto con parte de los empleados abiertos al cambio e interesados en las oportunidades digitales.
No obstante, en MIGSO-PCUBED, el equipo Digital Operations desempeña un papel fundamental en un proyecto de transformación digital como este. Este equipo está compuesto por consultores PMO especializados en soluciones digitales que:
- Antes del inicio de la misión, realizan un análisis de las necesidades para comprender mejor los retos y/o necesidades digitales del cliente. Es también durante esta fase cuando se identifican las oportunidades técnicas.
- Son capaces de guiar al cliente al largo de toda la misión hacia la mejor solución, con el fin de diseñar herramientas ergonómicas y sostenibles. Asimismo, están presentes para tranquilizar al cliente, alertarle sobre posibles riesgos y encontrar alternativas cuando sea necesario. De este modo, actúan como facilitadores del cambio.
En función del entorno del cliente y de la sensibilidad de sus datos, las oportunidades disponibles pueden variar. En la empresa de este cliente, la llegada de Microsoft 365 permitió aprovechar soluciones como SharePoint, Power Apps y Power Automate, que hasta entonces no se habían utilizado plenamente. Estas soluciones son complementarias y permiten no solo recopilar, procesar y analizar datos, respectivamente, sino también automatizar determinadas tareas.
En algunos proyectos de transformación digital, el cambio puede afectar al conjunto de la organización o a sus procesos y, por tanto, requiere la intervención de una comunidad de expertos en gestión del cambio.
¿Cómo ganarse a los usuarios?
La mejor manera de ganarse a los usuarios es, por supuesto, mediante ¡resultados demostrables!
En nuestro caso, los resultados fueron muy reveladores, ya que se observó una reducción significativa de la carga de trabajo de los jefes de proyecto, lo que les permitió dedicar más tiempo a actividades de mayor valor añadido.
Este ahorro de tiempo fue posible gracias a la consolidación de múltiples herramientas en una única solución, así como a la reducción de los tiempos dedicados a la reintroducción de datos y al mantenimiento. Además, la nueva herramienta permite ahora actualizar los indicadores de rendimiento en tiempo real.
Sin embargo, como en cualquier proceso de transformación, siempre hay personas que muestran resistencia al cambio. Quienes se oponen a él suelen encontrar numerosos argumentos para cuestionar la nueva herramienta y evitar su utilización. Por ello, requieren una atención específica.
Algunos empleados son reticentes a utilizar la herramienta porque temen no ser capaces de dominarla. Para este tipo de usuarios, la formación y un apoyo puntual suelen ser suficientes para superar estas dificultades. Otros, en cambio, ya hacían un uso limitado o nulo de la herramienta anterior. En estos casos, es fundamental proporcionar un acompañamiento continuo para demostrar el valor de la solución y favorecer su adopción a largo plazo.
Despliegue de la nueva solución
Resultados demostrables
Esta transformación digital ha generado numerosos resultados significativos, reflejo de una mejora sustancial en la eficiencia y la productividad de los procesos y los entregables. La digitalización ha permitido obtener importantes ahorros de tiempo en la gestión de proyectos al consolidar toda la información necesaria en una única herramienta, facilitando una toma de decisiones más rápida y fundamentada, además de eliminar la necesidad de volver a introducir datos.
Al mismo tiempo, esta transformación ha hecho posible la obtención de información y retroalimentación que hasta entonces no existían, así como la creación de nuevos KPI de gestión basados en ellas. Este enfoque también ha favorecido la estandarización de los métodos de trabajo, reduciendo las variaciones y los errores (eliminando las copias locales de estándares que podían no estar actualizadas)
Otro resultado destacable de esta transformación es la reducción del tiempo dedicado al mantenimiento de las herramientas de reporting. Gracias a las nuevas soluciones implantadas, la carga de trabajo destinada al mantenimiento se ha reducido del 10 % al 0 %, lo que permite ahora al equipo centrarse en nuevos desarrollos y en iniciativas de mejora continua.
Por último, uno de los logros más destacados fue la consolidación de más de 300 archivos procedentes de tres herramientas de reporting diferentes en una única aplicación, lo que simplificó la gestión de los datos, mejoró la experiencia de usuario y permitió una mayor autonomía en numerosos aspectos que, hasta entonces, requerían la intervención de los equipos de MIGSO-PCUBED.
Estos resultados ilustran cómo la transformación digital se ha convertido en una palanca estratégica para esta empresa del sector de la automoción, impulsando la innovación y la agilidad en toda la organización.
Comparación entre las 2 soluciones
Conclusión
El despliegue de la nueva herramienta de Power Apps ha permitido a los equipos centrarse en tareas de alto valor añadido, reducir el tiempo dedicado al mantenimiento de las herramientas y simplificar la gestión de los datos. En conjunto, se observó una mejora significativa de la productividad, lo que permitió reducir la carga de la misión en 1 FTE.
La nueva herramienta de reporting ha permitido ahorrar cada semana:
• Para 20 usuarios: entre 5 y 15 minutos,
• Para el cliente responsable de reporting: entre 2 y 3 horas,
• Para el equipo de MIGSO-PCUBED: entre 2 y 8 horas, según las actividades realizadas.
Aun así, es importante destacar que el valor de una transformación digital debe evaluarse teniendo en cuenta las particularidades de cada sector. Es necesario realizar un análisis de coste-beneficio para garantizar que los resultados esperados justifican la inversión y los esfuerzos asociados a la gestión del cambio.
Yendo un paso más allá, estar abiertos al uso de la IA puede ofrecer nuevas perspectivas para optimizar aún más el proceso de seguimiento de hitos. Analítica predictiva y el apoyo en la gestión de la documentación técnica, habilitadas por la IA, permitirían adoptar un enfoque de gestión de proyectos aún más proactivo.
Lleva tus proyectos al siguiente nivel.
Nuestro equipo de Digital está solo a un email de distancia.
Resultados
Esta transformación digital ha generado importantes resultados, reflejando una mejora significativa en la eficiencia y la productividad de los procesos y entregables.
Cifras clave
- Reducción de la carga de trabajo dedicada al mantenimiento de la herramienta en 10 puntos porcentuales (del 10 % al 0 %).
- Ahorro de 2 a 3 horas semanales en la elaboración de informes.
- Ahorro de 5 a 15 minutos semanales para todos los usuarios.
