La excelencia del PMaaS al servicio de la industria del gas y el petróleo

Una importante compañía de petróleo y gas acudió a MIGSO-PCUBED para implantar un modelo flexible de gestión y entrega de proyectos. Tras haber trabajado juntos durante más de 20 años y a través de sus muchas unidades de negocio, nuestros consultores ayudaron al cliente a impulsar la optimización de su portfolio, ahorrar en complejos programas de mantenimiento y cambios, y entregar proyectos que reportaron beneficios clave dentro de la organización.

El cliente protagonista de este caso de estudio se especializa en la exploración y extracción de petróleo y gas, productos refinados, captura de carbono y energías renovables. Además, se centra en la mejora de la productividad trabajando en distintos proyectos como las plataformas ERP de nueva generación, la ciberseguridad, políticas de recursos humanos, cadena de suministro y compras y el comercio minorista.

Con proyectos e iniciativas tan complejas entre manos, nuestra asociación con ellos fue capaz de aportar prestaciones en la gestión de proyectos y del portfolio con una extensa experiencia y capacidad de adaptación. Esta es una de las ventajas clave que un modelo de Gestión de Proyectos como Servicio (PMaaS, por sus siglas en inglés) proveyó en esta colaboración.

El reto: alcanzar la eficiencia en la gestión de recursos

Con el fin de impulsar el ahorro en los costes y mejorar la productividad, nuestro cliente solicitó un modelo flexible de dotación de recursos que permitiese a su organización adaptarse tanto a la demanda como a la escala de sus proyectos, utilizar las fluctuaciones de recursos para mantener los conocimientos y maximizar la capacidad. Para hacer esto posible, fue necesario que este modelo fuese capaz de flexibilizar los recursos en función de la demanda, complejidad y la capacidad necesaria para ejecutar todos los proyectos.

El reto principal consistía en maximizar las capacidades de gestión de recursos del cliente, que hasta entonces eran inconsistentes e imposibles de ampliar. Asimismo, era especialmente necesario maximizar su personal de gestión de proyectos para proyectos de alta seguridad en los que no se podían emplear recursos externos.

La capacidad de MP de aportar a esta misión diversos consultores con una amplia variedad de aptitudes junto con la versatilidad de gestionar tanto proyectos simples como complejos permitió que nuestro cliente confiara en nuestros servicios. El objetivo era proporcionar una gestión de recursos flexible y de bajo coste.

La solución: desarrollar un modelo de recursos flexible

MP, rápidamente, movilizó un equipo de PMaaS formado por un Delivery Manager, una combinación de gestores de proyectos tanto sénior, como de nivel medio y júnior con conocimientos en control de proyectos (en inglés). Esta estructura de equipo difiere de la de otros contratos, que suelen contar con un único PM o un PM controlador. Un equipo diverso de PMs permite una flexibilidad y experiencia más significativa a través de diferentes proyectos en la organización.

Para implantar esta estructura, MP siguió un plan de transición detallado, que incluía el ramp-up del proyecto, la planificación de la demanda y la puesta en marcha de buenas prácticas en tecnología de entrega. MP proporcionó funciones cruciales de gestión de proyectos, como la formación interna y desarrolló el plan de on-boarding del cliente.

Anteriormente, el cliente utilizaba Microsoft Project Enterprise para la gestión de sus recursos, herramienta que el equipo de MP ya conocía y ayudó a ejecutar. Fue entonces cuando pudimos pivotar hacia un enfoque más ágil y gestionar proyectos dentro de MS Azure DevOps (MS ADO).

Al comprender su sistema y su entorno de trabajo, nuestro equipo logró una transición fluida del enfoque anterior del cliente hacia uno más ágil. Dado que el método de entrega se desarrolló hacia un entorno ágil utilizando SAFe, nuestro equipo finalmente fomentó la evolución hacia un modelo SMaaS (Scrum Master as a Service).

Los resultados: lograr la máxima eficiencia en la gestión de proyectos

La implantación de un modelo flexible de dotación de recursos resultó muy beneficiosa, ya que permitió a nuestro cliente asignar proyectos seguros y de gran valor a sus empleados. En el plazo de un año, el cliente ya experimentó un ahorro aproximado del 20 % en costes de gestión de proyectos, ahorro que se ha ido manteniendo hasta la fecha.

Nuestros equipos PMaaS son únicos porque ofrecen una gestión de servicios integral, lo que reduce la carga de trabajo de los PM internos de nuestros clientes y proporciona una combinación de equipos positiva con una mayor flexibilidad. El modelo de recursos implantado no solo fue eficiente, sino que este nuevo enfoque fue recibido con éxito entre los equipos, lo que contribuyó a la eficacia y sostenibilidad del proyecto. Esta aceptación es resultado de la estrecha y clara comunicación y colaboración que MP siempre mantuvo con el cliente.

"Estoy muy contento de haber contado con vuestra experiencia y gran ética del trabajo para contribuir a este reto. Vuestra fiabilidad y alta calidad de entrega son muy valoradas entre nosotros, y espero poder seguir trabajando con MP en el futuro."

Este artículo fue originalmente escrito por Alf Raju, director Comercial de MIGSO-PCUBED en Estados Unidos.

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