- PMO & Control de Proyectos, Dashboards Digitales, Sector Público
El equipo de MP colaboró con un proveedor de viviendas sociales sin ánimo de lucro en Canadá, que trabaja para ofrecer viviendas asequibles, seguras y dignas, al mismo tiempo que promueven el respeto y la justicia. Como la mayor organización de su región, nuestro cliente gestiona miles de unidades residenciales que desempeñan un papel clave en la respuesta a las necesidades habitacionales locales. La entidad obtuvo financiación para un programa plurianual de renovación, lo que permitió lanzar numerosos proyectos centrados en la mejora y rehabilitación de estos inmuebles.
Este programa marca la primera incursión de la corporación en un proyecto multianual de tal envergadura, que presenta tanto desafíos como oportunidades. Los retos asociados con la implementación de un programa complejo de varios años requieren un enfoque estratégico y bien planificado para la gestión de proyectos, y es precisamente en este ámbito donde la experiencia del equipo de MP resulta clave.
El reto
El Programa de Viviendas Sociales (SHP o Social Housing Program , por sus siglas en inglés) logró recaudar más de 170 millones de dólares de diversas fuentes, que debían destinarse a la reparación y renovación de su envejecida cartera de viviendas. El programa estaba en su tercer año de los ocho en los que debía utilizarse el dinero recaudado.
Después de un intensivo workshop con el equipo ejecutivo, los managers más sénior y los project managers, el equipo logró identificar algunos de los desafíos a los que se enfrentaba:
- Armonización de herramientas y datos: Los tipos de proyectos que normalmente se llevaban a cabo en el SHP eran de pequeños a medianos y relativamente simples. Con estos nuevos proyectos más complejos en marcha, sus herramientas ya no eran adecuadas.
- Estandarización de los KPI del proyecto: El diverso portafolio de proyectos de SHP dificultaba la medición uniforme del rendimiento del proyecto.
- Visibilidad del progreso del proyecto: Los datos de progreso del proyecto estaban dispersos en servidores locales y portátiles individuales, lo que dificultaba la visibilidad.
- Estandarización de la presentación de informes a las partes interesadas del área de financiación: Los requisitos de financiación del SHP requerían una recopilación de datos que requería mucho tiempo debido a la dispersión de las fuentes y los formatos de datos.
- Comunicación interdepartamental: La comunicación eficiente entre departamentos se volvió crucial a medida que los proyectos a largo plazo afectaban las operaciones de mantenimiento diarias.
Esta situación no es exclusiva de esta organización en particular, estos desafíos son comunes entre organizaciones sin fines de lucro, nuevas empresas y compañías o departamentos que reciben fondos adicionales dedicados a un proyecto o programas multianuales. Estos retos surgen debido a un cambio fundamental en el perfil del proyecto que se está gestionando como el aumento en el alcance, el presupuesto y la complejidad, lo que implica que la infraestructura y los procesos existentes no están preparados para gestionarlo adecuadamente.
El equipo de MP fue seleccionado por SHP porque nuestros consultores provienen de diversas disciplinas en gestión de proyectos y cuentan con una amplia formación y experiencia en ayudar a múltiples organizaciones a optimizar sus procesos, incluyendo la creación de nuevas PMO y la implementación de soluciones digitales.
Por lo tanto, el equipo de SHP contrató a MIGSO-PCUBED para implementar una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), que brindara una mejor visibilidad del programa y, en última instancia, ayudara a reconducirlo hacia sus objetivos.
La solución
Con el objetivo principal de establecer una PMO, el equipo de MP primero realizó un workshop con todas las principales partes interesadas, y el equipo determinó que la forma óptima era establecer una PMO digital. Una PMO digital ofrece al equipo de gestión del proyecto un repositorio central donde el procesamiento y el análisis de datos se combinan con la automatización, lo que permite a la PMO comprender todo el panorama y tomar decisiones efectivas.
El primer paso del equipo de MP fue crear herramientas estandarizadas y una recopilación de datos centralizada, seguida de la automatización de la síntesis de datos y la creación de informes.
Armonización de herramientas y datos
Tras analizar la arquitectura empresarial, MP determinó que SharePoint era la mejor ubicación para centralizar todos los datos del PMO. Esta solución permitía a las partes interesadas acceder fácilmente a la información necesaria para rastrear y analizar el progreso del proyecto.
Como primer paso, consolidaron las diferentes planificaciones en una única estructura integrada. Con los datos centralizados, desarrollaron un dashboard dinámico de KPI. No obstante, enfrentaron desafíos técnicos debido al uso de un software de gestión de proyectos obsoleto. Para superarlos, implementaron una solución innovadora basada en herramientas de automatización de procesos y resolvieron los problemas de vinculación de informes con los datos de origen almacenados en servidores locales mediante la migración de todas las fuentes relevantes a la nube.
Configuración de KPI estandarizados
El equipo de MP mantuvo amplias conversaciones con todas las partes interesadas para definir un conjunto de indicadores clave de rendimiento (KPI) que se utilizarían para medir el progreso de los proyectos. La mayoría de los KPI acordados eran métricas estándar para el seguimiento de la salud financiera, los plazos, entre otros. Sin embargo, también se desarrolló un KPI personalizado para el programa, diseñado específicamente para rastrear el impacto a nivel de cada unidad de vivienda individual.
Esta estandarización de estas métricas permitió una mayor eficiencia, control y comunicación del estado del proyecto.
Visibilidad de los proyectos
Para proporcionar a las diversas partes interesadas (el equipo de PM, el equipo de alta dirección, el equipo de gestión ejecutiva y los sponsors del proyecto) una mayor visibilidad del proyecto, el equipo de MP tomó las siguientes medidas:
- Planes de proyecto individuales: Se crearon planes de proyecto individuales para facilitar la planificación y el seguimiento del progreso.
- Actualizaciones de progreso: Se estableció un repositorio común donde los project managers pudieran proporcionar actualizaciones, identificar riesgos y reportar el progreso del proyecto.
- Cronograma Maestro: Se elaboró un Cronograma Maestro para hacer un seguimiento del progreso general y planificar de manera eficiente las asignaciones de recursos.
- Dashboards de seguimiento de KPI: Se desarrollaron dashboars para monitorear el progreso a nivel de programa y de proyecto, utilizando KPIs acordados, como el rendimiento financiero, los plazos, entre otros.
- Asignación de recursos e información: Se utilizaron los datos del cronograma maestro y los paneles de Power BI para planificar la asignación de recursos y mejorar la comunicación entre departamentos.
Formación
Uno de los aspectos clave de las entregas de MP, que forma parte de nuestra propuesta de valor, es preparar al cliente para un éxito sostenible a largo plazo. Esto implica capacitar a su equipo en los nuevos procesos, transferir conocimientos de manera efectiva y proporcionar documentación detallada. En este caso, el equipo de MP llevó a cabo extensas sesiones de formación, tanto grupales como individuales, con el equipo de gestión de proyectos del cliente.
El objetivo de la formación era asegurar que el equipo adquiriera las habilidades necesarias para utilizar MS Project de manera eficiente. Además, para garantizar el apoyo continuo una vez finalizado el compromiso, el equipo de MP desarrolló una amplia documentación y videos que permitieran al equipo de PM del cliente acceder a recursos en cualquier momento.
Asimismo, MIGSO-PCUBED ofreció sesiones adicionales de capacitación y entrega para asegurar que la nueva PMO estuviera completamente capacitada en el uso de Power BI y en la realización de tareas de mantenimiento de los datos.
Los beneficios
La implementación de la PMO digital trajo importantes mejoras en la eficiencia de la gestión de proyectos en SHP. Al armonizar herramientas y datos, permitió gestionar proyectos más complejos con mayor facilidad. Este enfoque simplificado facilitó la ejecución del proyecto y garantizó el uso efectivo de los recursos. Los KPIs estandarizados proporcionaron una medición uniforme del rendimiento de los proyectos dentro de una cartera diversa, lo que mejoró la toma de decisiones.
Uno de los beneficios más destacados fue la mayor visibilidad del progreso de los proyectos. El almacenamiento centralizado de datos y los informes automatizados redujeron el tiempo dedicado a la recopilación de información, lo que resultó en un ahorro significativo de tiempo y costes. Además, la PMO digital facilitó una comunicación más efectiva entre departamentos, reduciendo gastos redundantes y asegurando que los proyectos de reparación y renovación estuvieran perfectamente alineados con las actividades diarias de mantenimiento. Con dashboards de control completos y herramientas de generación de informes, la alta dirección, los sponsors de los proyectos y los departamentos de operaciones obtuvieron información en tiempo real, lo que permitió una planificación y asignación de recursos más eficientes.
La capacitación integral y los recursos proporcionados capacitaron al equipo de proyecto de SHP para utilizar herramientas como MS Project y Power BI de manera efectiva. Este empoderamiento garantizó el éxito a largo plazo y la autosuficiencia del equipo. Los KPIs personalizados permitieron realizar un seguimiento del impacto del proyecto a nivel de cada unidad de vivienda individual, proporcionando información valiosa. Además, los paneles dinámicos de Power BI y los informes de estado mejoraron la comunicación con los patrocinadores del programa, aumentando la transparencia y la responsabilidad en la gestión de proyectos.
En resumen, la implementación de la PMO digital en SHP condujo a una mayor eficiencia, una mejor visibilidad y empoderó a los equipos del proyecto, lo que resultó en proyectos exitosos, ahorros de costes y una comunicación más efectiva con las partes interesadas.
Este artículo fue escrito por Sanket SHAH y Javier MEDINA.
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