Sacar partido a la IA para mejorar la eficacia de las reuniones

8 septiembre 2023

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Sacar partido a la IA para mejorar la eficacia de las reuniones

Una de las mayores transformaciones a las que se enfrentan los gestores de proyectos es la transformación tecnológica. Es clave no solo adelantarse a las novedades, sino también ser impulsores de ese cambio y saber encontrar formas de aprovechar las nuevas tecnologías para avanzar en sus procesos. Por ello, MIGSO-PCUBED ha establecido una colaboración estratégica con Sembly AI, entidad que ofrece una solución idónea para abordar esta demanda de progreso en el ámbito digital.

En este contexto, aprovecharemos esta colaboración entre gestores de proyectos y desarrolladores de soluciones de IA (Inteligencia Artificial) para resaltar la relevancia de las tecnologías emergentes y su capacidad para potenciar la eficiencia en la gestión de proyectos.

Un nuevo asistente de reuniones “manos libres”

La plataforma de Sembly AI es un asistente de reuniones de equipos de inteligencia artificial que combina tecnología de análisis de voz y conversación con procesamiento de lenguaje natural para mejorar los entornos de reuniones profesionales. Sus productos están diseñados para ayudarte a asistir a menos reuniones mientras logras más.

“Con Sembly AI, puedes grabar, transcribir y generar automáticamente resúmenes de reuniones que puedes luego compartir sin problemas con tu equipo. Nos integramos con plataformas de reuniones populares como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams, para que así puedas decir adiós a la molesta tarea de hacer los resúmenes de tus reuniones de forma manual".

- Gil Makleff, director general de Sembly AI

¿Cómo funciona?

Imagina tener un asistente personal que asista a tus reuniones para tomar notas por ti. Sería capaz de coger apuntes sobre quién dijo qué, identificar las acciones a realizar y proporcionar notas de referencia en caso de que necesite recordar algo de las reuniones. La plataforma de Sembly AI es la versión digital de este asistente.

Sembly asiste a las reuniones, proporciona una transcripción de lo que se dijo y recoge anotaciones que pueden consultarse a posteriori en cualquier momento. Puede identificar y asignar acciones, crear un resumen de la reunión y extraer una lista de los asistentes. También permite buscar cualquier cosa que se haya grabado en una reunión anterior. Una vez finalizada la reunión, puede enviar un hipervínculo de la reunión a un asistente que no sea miembro de Sembly AI.

Socios en el avance digital en la gestión de proyectos

Como líderes en soluciones PMO y PPM (siglas en inglés de Project Portfolio Management), MIGSO-PCUBED busca siempre implementar e integrar la última tecnología, pero solo aquella que realmente contribuya. Sembly AI es una herramienta que sí nos aporta valor como gestores de proyectos, por eso desde 2021 nos hemos asociado con ellos para entender y utilizar su asistente de reuniones inteligente.

Como colaboradores de Sembly AI, también hemos compartido información sobre cómo los gestores de proyectos utilizan su herramienta y cuáles son sus necesidades. Sembly AI ha tomado en cuenta nuestras sugerencias para mejorar su aplicación en nuestra área de experiencia.

"Siempre que tienes la oportunidad de trabajar con una herramienta que afecta directamente a las personas es una gran ventaja. Abrir los ojos a las nuevas tecnologías, hacer preguntas y ofrecer opiniones y puntos de vista es enorme. Eso es lo que hace que esta asociación sea tan fantástica".

- Karen Norris, consultora de gestión de proyectos en MP EE.UU.

Eficacia en la entrega de proyectos

Aprovechamos la plataforma de Sembly AI como una herramienta en nuestros proyectos y PMO, que luego ofrecemos a nuestros clientes. Para uno de ellos, implementamos un programa piloto de Sembly AI con el objetivo de optimizar la gestión del tiempo y los recursos de sus empleados. Al finalizar el programa, nuestro equipo observó los siguientes resultados:

Un aumento del 17% en la eficacia de las reuniones.
Una disminución del 50% en la asistencia a reuniones sin afectar la eficiencia ni el intercambio de conocimientos.
Una precisión del 98% en las transcripciones de los datos.

Ahora, solo es necesario que asistan los participantes relevantes, ya que la automatización genera transcripciones y resúmenes precisos, lo que reduce significativamente el tiempo necesario para editar y revisar las actas de las reuniones.

Estos resultados no solo destacan la capacidad de MP para adaptar soluciones a las necesidades específicas de los clientes, sino también el avance y la innovación en el campo de la gestión de proyectos en la actualidad.

Implantación de nuevas tecnologías en tus procesos de gestión de proyectos

La adopción a nuevas tecnologías puede dar a las empresas una ventaja significativa, permitiéndoles automatizar procesos, reducir costes operativos o proporcionar experiencias personalizadas a los clientes, por ejemplo.

"Como PMO, si no buscas mejorar y buscar nuevas y mejores herramientas que te ayuden, nunca estarás a la altura. Llevamos 30 años en esto y hemos trabajado con PMOs durante mucho tiempo. Hoy en día, hemos estado implementando PMO Digitales que son diferentes de las PMO tradicionales que solían tener una connotación negativa. Una PMO digital consiste en mirar hacia el futuro y ser predictiva, basada en datos y automatizada. Se trata de aprovechar la tecnología para mejorar los procesos y la toma de decisiones. Esa tecnología existe hoy".

- Rich Weller, director de Delivery Performance en MP EE.UU.

Lee también: ¿Está tomando el relevo la Inteligencia Artificial? (en inglés)

Sin embargo, integrar nueva tecnología en los procesos empresariales puede ser un proceso complejo, y las empresas deben hacerlo sin alterar sus flujos de trabajo actuales. También deben asegurarse de que la tecnología es escalable y puede satisfacer necesidades empresariales específicas.

Como gestores de proyectos, podemos ayudar a impulsar esta transformación digital. Apoyamos a las organizaciones para que evolucionen con el cambio, que empieza internamente con la mentalidad adecuada.

Empezar poco a poco e ir evolucionando

La implementación de una nueva tecnología puede resultar abrumadora si se intenta llegar directamente a la meta. Recomendamos adoptar un enfoque ágil, comenzar de manera gradual y crecer a medida que se realizan mejoras. De esta manera, puedes estar seguro de que la herramienta que estás utilizando aporta valor mientras te adentras en algo nuevo. Piensa en la posibilidad de comenzar con una solución de “bajo código” o “sin código”. Esto implica implementar una solución tecnológica que no requiere la intervención de un experto técnico para su programación.

Conviértete en un "citizen developer"

Céntrate en tu propia organización o PMO y conviértete en un desarrollador ciudadano o citizen developer, como se le conoce en inglés. Puedes empezar aprendiendo a utilizar herramientas más simples primero y luego aprovecharlas para obtener mejores soluciones. Luego, una vez que hayas implementado esto, puedes mejorar y ampliar mirando hacia una tecnología más avanzada.

Mantente al día con la formación

Asegúrate de que tus empleados están formados, al día y conocen las nuevas tecnologías.

"En MP queremos que nuestra gente sea proactiva con nuestros clientes, no reactiva. Somos pioneros en nuestro sector, siempre a la vanguardia de la innovación y buscando nuevas formas de hacer que el trabajo y los procesos sean más eficientes. Eso empieza por estar al día de lo que hay ahí fuera y saber cómo utilizarlo".

- Marie Le Fresne, directora de Desarrollo y Rendimiento en MP EE.UU.