En nuestro artículo sobre el proceso de gestión de riesgos en 4 pasos esenciales, analizamos el proceso de gestión de riesgos y cómo identificar, evaluar y tratar los riesgos del proyecto. A pesar de la implementación de planes de acción para mitigar o evitar riesgos, los efectos adversos de algunos riesgos se producen, y el proyecto debe ser capaz de hacerles frente. Por lo tanto, la reserva para imprevistos es el presupuesto destinado a cubrir los efectos de estos riesgos.
¿Qué es una reserva de contingencia?
La reserva de contingencia es una dotación presupuestaria adicional al presupuesto del proyecto (que es la suma de los costes de las actividades sin tener en cuenta el impacto de los riesgos). Esta dotación se calcula en función de los resultados del análisis de riesgos. Permite cubrir los impactos financieros en caso de que se produzcan los riesgos previamente identificados. En ese caso, parte de la reserva se añade al presupuesto del proyecto.
Ejemplos:
- Si se daña un motor durante las pruebas de una nueva gama de camiones, la reserva permitirá la producción de un nuevo motor para continuar con las pruebas.
- Si una tormenta azota la obra de un nuevo edificio de producción, la reserva se utilizará para financiar las reparaciones de los andamios y el equipo de construcción.
La reserva de contingencia se destina exclusivamente a riesgos y, a menudo, se gestiona por separado del resto del presupuesto del proyecto, con indicadores específicos y comités de dirección.
Sin embargo, la reserva no está destinada a financiar planes de tratamiento para estrategias de respuesta al riesgo (como la reducción del impacto, la reducción de la probabilidad, la transferencia a un tercero, etc.). Estos planes de tratamiento forman parte del presupuesto del proyecto.
En algunas organizaciones, la reserva también cubre eventos inciertos e identificables. En este caso, parte de la reserva de contingencia se determina en función de la información obtenida de proyectos similares, por ejemplo, un porcentaje del presupuesto del proyecto.
¿Cómo calcular la reserva de contingencia?
El cálculo de la reserva se realiza en dos pasos:
- Evaluar la probabilidad y el impacto de cada riesgo.
- Aplicar el método determinista o probabilístico.
Evaluar la probabilidad y el impacto de cada riesgo
Para cada riesgo, el objetivo es definir un valor para su probabilidad (en %) y su impacto (en unidades monetarias). Por convención, el impacto de las amenazas puede tener un valor positivo o negativo y el impacto de las oportunidades tiene el valor opuesto. En nuestro ejemplo, consideramos que el impacto de las amenazas tiene un valor positivo (por ejemplo, 25 000 €) y el impacto de las oportunidades tiene un valor negativo (por ejemplo, -10 000 €).
Las probabilidades e impactos de los riesgos deben ser lo más objetivas posible y, por lo general, se derivan de:
- Cálculos
Ejemplo de probabilidad: a tasa de fallo de una máquina se calcula en función de la fiabilidad de sus componentes.
- Estudios de extrapolación o resultados de encuestas
Ejemplo de probabilidad: el porcentaje de rocas duras descubiertas en toda una zona cuya estructura geológica se ha estudiado parcialmente.
- Lecciones aprendidas de proyectos anteriores
Ejemplo de impacto: coste adicional observado en la realización de una familia de piezas a lo largo de varios años.
- Normas corporativas
Ejemplo de impacto: una tabla de puntuación que asigna impactos en función de la probabilidad.
- Opinión de expertos en la materia
Esta lista no es exhaustiva, ya que existen otros métodos o fuentes que pueden utilizarse en función del sector, el proyecto o la empresa.
Aplicación del método determinista o probabilístico para calcular la reserva para contingencias
Este paso solo puede realizarse después de haber evaluado la probabilidad y el impacto de cada riesgo. La reserva global es la diferencia entre las reservas para amenazas (valores positivos) y las reservas para oportunidades (valores negativos).
Hay dos métodos de cálculo principales:
- El método de cálculo determinista: es el método más común y el más sencillo de implementar. La reserva por riesgo es el resultado de multiplicar probabilidad por impacto. A continuación, se suman todas las reservas para obtener una reserva para el proyecto. Este método es rápido de configurar.
- El método de cálculo probabilístico: permite estimar la probabilidad de alcanzar un objetivo. Entre los diversos métodos probabilísticos, el más conocido es la simulación de Montecarlo.
The Monte Carlo simulation consists of applying a probability distribution to each risk (normal law, discrete law, triangular law, etc.) which replaces the single value defined in the deterministic method. It then calculates and recalculates these results (e.g., 5,000 or 10,000 times) with random values being drawn, following the probability distribution of each risk.
This method allows for uncertainties to be considered, which is not the case with the deterministic method. It presents a range of possible outcomes and their probabilities of occurrence. It also reveals extreme possibilities.
The Monte Carlo simulation is interesting when the precise impact of a risk is not known. In this case, the impact characterization is done through a range of values rather than through a single value as in the deterministic method.
Ejemplo: El resultado de esta simulación nos muestra que hay un 75 % de probabilidades de que la reserva sea inferior a 13 750 € y solo un 25 % de probabilidades de que la reserva sea inferior a 10 000 €. Por lo tanto, una reserva de 13 750 € tendría un 75 % de probabilidades de ser suficiente.
Gestión de la reserva
La planificación del consumo de la reserva puede realizarse de forma lineal, según el volumen de los gastos globales del proyecto, según la previsión de ocurrencia de los principales riesgos, etc. También hay que tener en cuenta que el consumo de la reserva de contingencia no siempre se corresponde con la ocurrencia de un riesgo, sino que puede realizarse a medida que se producen las consecuencias del riesgo.
La reserva no cubre todos los impactos de cada riesgo. Por lo tanto, es esencial reevaluar la reserva en caso de riesgos con impactos significativos y definir períodos de reevaluación. Dependiendo de la organización, se pueden organizar comités específicos relacionados con los riesgos. Los mismos indicadores que se utilizan para la gestión del presupuesto también se pueden utilizar para las reservas para imprevistos.
Las ventajas de contar con una reserva de contingencia
La reserva de contingencia es esencial para gestionar el presupuesto del proyecto. Justifica la necesidad de un presupuesto específico para hacer frente a las consecuencias de los riesgos. De este modo, la organización es más proactiva cuando se producen riesgos.
La reserva también es una herramienta interesante para movilizar a los miembros del proyecto en la gestión de riesgos. Es una herramienta para comunicar la estabilidad del proyecto y sus resultados, subrayando la importancia de la gestión de riesgos.
En MIGSO-PCUBED, nuestra experiencia nos demuestra que la implementación y gestión eficaz de la reserva para imprevistos es importante para mejorar la previsibilidad y el éxito de los resultados del proyecto. Esta experiencia es fruto de muchos años de apoyo a nuestros clientes de diversos sectores en la gestión de sus riesgos.
Además, existen varias herramientas en el mercado: Palisade, @Risk, Intaver, RiskyProject, Primavera Risk Analysis, etc. MIGSO-PCUBED puede asesorarte sobre la elección y la implementación de herramientas dedicadas a la gestión de la reserva.
Por último, trabajamos como tu socio en la gestión de proyectos, dispuestos a ayudarte a mejorar tus capacidades de gestión de riesgos de una manera que tenga sentido para tu organización.
Este artículo fue escrito originalmente en francés por Marie BELGODERE, Xavier BELLIOT, Jérémie CLAUSTRE, Maria CORREAS QUIJANO, Alioune DIALLO, Emmanuel LATGE, Jessy MIGNOT, Pierre PETILLON y Chris WAMAL.
