Todo proyecto está expuesto a riesgos, pero ¿quién es responsable de identificarlos y quién debe tomar medidas para prevenirlos? La gestión de riesgos puede parecer abrumadora, especialmente en proyectos de gran envergadura y aquellos con redes complejas de stakeholders. Por eso es necesario contar con un equipo dedicado a gestionar el proceso y el plan de acción. En este artículo, examinamos las funciones y responsabilidades de un equipo sólido de gestión de riesgos.
Contar con alguien dedicado a gestionar los riesgos es importante para evitar que alguno se pase por alto y se pierda. Se trata de una tarea importante que el director del proyecto debe realizar además de sus otras responsabilidades, y que puede resultar muy costosa cuando los riesgos se convierten en problemas. Por lo tanto, es importante contar con alguien con experiencia en la gestión de riesgos del proyecto que pueda encargarse de ello. Para proyectos de mayor envergadura, es necesario contar con un equipo de expertos. Incluso fuera del equipo inmediato de gestión de riesgos, hay muchas partes interesadas importantes que participan en la gestión de riesgos y oportunidades. Veamos cuáles son las funciones más importantes de tu equipo de gestión de riesgos.
El gestor de riesgos (Risk Manager)
El gestor de riesgos proporciona una visión general de los riesgos (y oportunidades) del proyecto, así como su plan de mitigación, lo que facilita la toma de decisiones por parte de la dirección. Es la figura central de las actividades de gestión de riesgos del proyecto.
El gestor de riesgos garantiza el cumplimiento de todo el proceso establecido por el Plan de Gestión de Riesgos y Oportunidades (en inglés, ROMP). Su actividad principal es identificar y actualizar los riesgos y oportunidades.
Otras actividades adicionales del gestor de riesgos pueden incluir las siguientes:
- Definir y actualizar el ROMP.
- Definir los costes del proyecto mediante la evaluación de los riesgos, las oportunidades y las acciones.
- Facilitar el proceso de identificación de R&O y sus planes de tratamiento.
- Apoyar a los responsables de los riesgos en la caracterización de los riesgos y sus costes asociados.
- Informes: crear indicadores, actualizarlos y comunicarlos a las partes interesadas del proyecto.
- Coordinar a las diferentes partes interesadas del proyecto y garantizar la visión global de los riesgos y oportunidades del proyecto.
- Proporcionar información clave a las partes interesadas clave (incluidos los directores y el comité de riesgos y auditoría, si procede) sobre la exposición global al riesgo de la organización (proyecto y operativo).
El responsable del riesgo (Risk Owner)
El responsable del riesgo es responsable de cada riesgo individual. Trabaja junto con el gestor de riesgos, ya que posee toda la información técnica sobre los riesgos y las oportunidades. A menudo participa en la identificación de riesgos y, por lo tanto, puede caracterizarlos definiendo la causa o causas de un riesgo y sus consecuencias. A continuación, se asegura de disponer de la información actualizada sobre cada riesgo.
También define la estrategia, las acciones del plan de tratamiento y coordina quién será el responsable de estas acciones o quién se convertirá en el «ejecutor». Todo ello, por supuesto, con el apoyo del gestor de riesgos.
Los responsables del riesgo son responsables de cumplir los plazos definidos por los planes de mitigación o explotación para cada uno de sus riesgos u oportunidades. Sin embargo, no tienen por qué ser necesariamente los ejecutores del riesgo, que son los encargados de llevar a cabo las acciones definidas en el plan de gestión de riesgos.
El Project Manager
El project manager trabaja en colaboración con el gestor de riesgos. Establecen las expectativas y validan las propuestas realizadas por el gestor de riesgos sobre el proceso y el estado de su proyecto. Deben tener una visión global de los riesgos y oportunidades de su proyecto. Su función también consiste en posicionarse sobre las estrategias críticas de respuesta al riesgo propuestas por los responsables de riesgos, por ejemplo, aceptar un plan para reducir la probabilidad o el impacto.
En el caso de proyectos que forman parte de un programa o cartera más amplia, el gestor del proyecto se asegura de que los riesgos críticos se comuniquen al nivel adecuado. Dependiendo del proyecto y de su tamaño, puede tener la responsabilidad total o parcial de validar los costes que probablemente generarán los riesgos identificados.
El centro de competencia en riesgos
El centro de competencia en riesgos permite el éxito de la estrategia de gestión de riesgos de la organización mediante la definición o mejora de sus métodos y procedimientos, así como de los recursos y habilidades necesarios. Este equipo puede actuar como formador y guía, además de proporcionar recursos de capacidad para el proyecto. Es la fuente de documentación, orientación, auditoría y asesoramiento para la empresa. Cuando surgen dudas sobre la metodología, el gestor de riesgos puede recurrir al centro de competencia en riesgos para obtener apoyo.
El equipo de gestión de riesgos empresariales
Es probable que las grandes empresas también cuenten con un equipo de gestión de riesgos empresariales que gestione los riesgos a nivel organizativo. Al igual que el gestor de riesgos, este equipo ofrece una visión general de los riesgos y oportunidades de la organización y garantiza el cumplimiento de su proceso de gestión de riesgos. Para ello, es necesario que los riesgos del proyecto se trasladen al nivel de la cartera para que el equipo pueda gestionar los riesgos empresariales de forma eficaz y coherente.
¿Quién más apoya al gestor de riesgos?
El equipo del proyecto suele estar formado por un gestor de control de proyectos y/o PMO, un planificador, un controlador de costes y el propio gestor de riesgos. Mientras mantiene el registro de riesgos, el gestor de riesgos se reunirá con el equipo del proyecto para discutir los posibles impactos en el calendario y el presupuesto del proyecto.
- PMO: supervisa los aspectos del proyecto, anticipa los riesgos potenciales y actúa de enlace con los gestores de riesgos y su equipo.
- Planificador: gestiona laplanificación, identifica los riesgos mediante la metodología del ciclo V y aborda cuestiones como el camino crítico, los márgenes, las inconsistencias en los plazos y la escasez de recursos.
- Controlador de costes: regula los costes del proyecto, revisa la planificación financiera, incluidas las reservas para contingencias de riesgo y el coste de los planes de mitigación de riesgos.
Dependiendo de la organización, el patrocinador o espónsor (con el apoyo del gestor del proyecto) identifica cualquier señal de alerta en el proyecto, empezando por la creación de su carta constitutiva, y las comparte con el gestor de riesgos. Con esta información, el patrocinador puede definir un presupuesto global para los riesgos y validar su uso en caso de que surjan problemas.
En conclusión, la gestión de riesgos es esencial para todas las organizaciones, independientemente de su tamaño. Desde un único experto en riesgos hasta un gran equipo de gestores de riesgos, su función permite a la organización prevenir la aparición de problemas, minimizar el impacto de los que son inevitables y aprovechar las oportunidades potenciales.
Gracias por las contribuciones de Marie BELGODERE, Jérémie CLAUSTRE, Capucine COMTE, Alioune DIALLO, Emmanuel LATGE, Jessy MIGNOT, Ingrid NGOBAY, Pierre PETILLON, Louann SUGDEN, Chris WAMAL y la Comunidad de Práctica de Gestión de Riesgos de MIGSO-PCUBED.
