- PMO & Control de Proyectos, Energía y Recursos
La planificación es una fase fundamental en la preparación de cualquier proyecto. Ofrece a los stakeholders una visión integral del alcance, las actividades clave y los plazos necesarios hasta la entrega del producto final. Además, este proceso permite identificar riesgos potenciales y diseñar estrategias de mitigación con antelación. El establecimiento y seguimiento de un cronograma detallado no solo facilita la comunicación con los stakeholders, sino que también asegura el cumplimiento de los requisitos del proyecto en tiempo y forma.
En este contexto, nuestro cliente, líder en el sector de energías renovables, buscaba implementar un sistema de planificación robusto en su departamento de Global Supply Chain. El objetivo era mejorar la visibilidad en la adquisición de componentes críticos, un área clave para la operatividad de sus proyectos. Para lograrlo, confió en MIGSO-PCUBED el desarrollo, supervisión y optimización del cronograma de GSC, garantizando así una gestión alineada con los estándares de eficiencia y excelencia operativa.
Reto: Implementación de la planificación
La organización de nuestro cliente se divide en tres departamentos: Ingeniería (ENG), Global Supply Chain (GSC) y proyectos (PMO). Todos ellos colaboran en los programas y proyectos de la empresa. A excepción del departamento GSC, todos los demás supervisan y coordinan sus proyectos mediante cronogramas individuales utilizando el software Primavera P6. Aunque trabajan en estrecha colaboración, cada departamento sigue sus propios hitos y objetivos en sus respectivos cronogramas, Por lo tanto, la falta de un cronograma general para GSC impide su integración con los cronogramas de todos los demás departamentos.
Incluso dentro del equipo de GSC, los compradores (o buyers) a menudo deben crear sus propios cronogramas. Aunque tienen una carga de trabajo considerable, el cronograma es un elemento clave para la comunicación con sus proveedores. Estos cronogramas específicos no interactúan entre sí, tienen formatos diferentes, fechas de vencimiento diferentes y no se siguen lo suficientemente bien. No hay una visión global por proyecto, y solo los compradores tienen cierta visibilidad sobre su propio ámbito de actuación.
La condición de empresa internacional de nuestro cliente también implica que sus empleados se encuentran repartidos por todo el mundo, lo que puede ralentizar la formación en nuevas metodologías.
MIGSO-PCUBED ya trabaja con otros departamentos de nuestro cliente en Francia y en el extranjero. Nuestro conocimiento de su entorno, herramientas y objetivos llevó naturalmente a MIGSO-PCUBED a encargarse de la implementación de la planificación de GSC.
Solución: Implementación, fusión y consolidación
Dadas las interacciones casi diarias con el equipo de ingeniería, se tomaron como punto de partida sus cronogramas existentes —supervisados por los consultores de MIGSO-PCUBED en el extranjero— para desarrollar la planificación de GSC. Se configuró la herramienta Primavera P6 para garantizar la continuidad con el resto de departamentos y permitir la integración de los cronogramas de proyecto.
Creación de una secuencia estándar de actividades
Una de las principales funciones de un buyer es coordinarse con los proveedores de piezas de repuesto. En cada proyecto, suele ser necesario incorporar mejoras o redefinir las especificaciones técnicas de determinados componentes. Estos cambios se identifican como rutas críticas dentro del proceso de adquisición.
En Primavera P6, primero aplicamos las reglas básicas de planificación:
- Nombres y códigos de estandarización del proyecto,
- Asignación de un planificador por proyecto,
- Configuración de una estructura de desglose del trabajo,
- Configuración general del diseño (Semanas laborales, días festivos, cálculo de floración, etc.),
- Definición de códigos de identificación para actividades futuras.
Un análisis rápido con los distintos equipos de GSC permitió identificar las acciones recurrentes necesarias para cada componente en caso de modificación. A partir de ello, se definió una secuencia estándar, estableciendo las relaciones entre tareas según su lógica de planificación (Fin-Inicio o Inicio-Inicio).
Asimismo, se completó la base de datos existente —que recogía la totalidad de los componentes— incorporando la información que faltaba.
- Persona responsable de cada actividad,
- Plazo de entrega estándar basado en experiencias anteriores,
- Ubicación del proveedor,
- Fechas de entrega de los componentes en cada fábrica.
La secuencia estándar se duplicó y adaptó para ajustarse a las diferentes situaciones y estrategias del cliente. De este modo, se crearon varias plantillas que permiten ahorrar tiempo al planificador. Ahora, solo tienen que duplicar la plantilla adecuada y completarla con la información del componente que desean supervisar.
Integración con el equipo de ingeniería
A diferencia de la planificación del equipo de ingeniería, el equipo GSC quería disponer de una visión global a nivel de proyecto, centralizando todos los componentes, con y sin modificaciones, en un único cronograma.
Además, anticipándose a la futura integración de los cronogramas de los distintos equipos, GSC decidió vincular los cronogramas de componentes entre sí. Para ello, fue necesario redefinir la secuencia estándar con el fin de identificar y estructurar las relaciones entre las tareas de GSC y las tareas de ingeniería (ENG).
La estrecha colaboración entre estos dos departamentos se refleja claramente en estos cronogramas. Por ello, se implementaron varias acciones para estructurar estos cronogramas integrados:
- Definir funciones y responsabilidades,
- Crear un documento de seguimiento compartido para planificar y vincular las próximas actividades,
- Establecer un ritmo operativo,
- Organizar revisiones semanales del proyecto,
- Elaborar una lista de “reglas de oro” para interconectar actividades.
Supervisión y control
Para ofrecer a nuestros clientes una visión global de cada proyecto, MIGSO-PCUBED decidió supervisar las actividades con un panel de control de proyectos de Smartsheet. El panel de control permite a los usuarios visualizar de forma rápida y sencilla:
- El estado general del proyecto,
- La evolución semanal del estado de los componentes (a tiempo, retrasado),
- Qué componentes están retrasados e identificar las medidas de mitigación asociadas,
- Riesgos, oportunidades y próximos pasos,
- Estado de los hitos clave,
- Próximas acciones que realizar
Los paneles de control se utilizan ahora en cada comité directivo. También están interconectados con tablas de resumen de componente, responsable de cada acción, componentes más críticos, etc. Estas tablas también se comparten con otros equipos, lo que proporciona a cada colaborador una visión a medio a plazo de sus actividades y les permite priorizarlas según la importancia del cronograma.
Para estandarizar el seguimiento del cronograma, los planificadores y los equipos de proyectos han acordado un ritmo semanal que incluye las siguientes actividades:
- Actualizar las actualizaciones del cronograma,
- Exportar los datos y actualizar el panel de control,
- Analizar los datos y compararlos con los de la semana anterior,
- Reunirse con el equipo del proyecto y definir un plan de acción semanal,
- Informar a la dirección,
- Implementación e integración de las nuevas actividades,
- Revisar un componente crítico para lograr la alineación de las partes interesadas.
Resultados y próximos pasos
La implementación de la planificación de GSC por parte de MIGSO-PCUBED ha llevado a nuestro cliente a mejorar sus métodos de trabajo y supervisión de proyectos:
- Ahora se realiza un seguimiento de entre 2000 y 4000 actividades mediante cronogramas de proyectos.
- Los cronogramas ahora están integrados entre los tres departamentos (ENG, GSC y PMO).
- Los equipos que al principio se mostraban reacios ahora utilizan los cronogramas con sus clientes.
- Los paneles de control que antes solo utilizaban los equipos de GSC ahora los utilizan el equipo directivo de nuestros clientes y otros departamentos.
A medio y largo plazo, existen muchas oportunidades para mejorar aún más los cronogramas de nuestros clientes:
- Integrar la gestión de recursos en el cronograma,
- Proporciona a todos los equipos el acceso y formación sobre Primavera P6,
- Supervisar los costes,
- Fusionar los cronogramas de los equipos de los diferentes departamentos en un único cronograma por proyecto.
Más de un año después del inicio de la colaboración con MIGSO-PCUBED, el uso de cronogramas se ha consolidado como una práctica habitual en los equipos de nuestro cliente. Los comentarios tanto del cliente como de su dirección sobre el apoyo de MIGSO-PCUBED en la implantación de esta planificación han sido muy positivos.
Este artículo fue escrito por Simon CRISSOT con la colaboración de Jeremy LESCOP y Benoit GUILBAUT.
Resultados clave
- Horarios totalmente integrados en varios departamentos.
- Visibilidad global del estado del proyecto, en todos los niveles del proyecto.
- Informes en tiempo real para identificar de forma proactiva riesgos y oportunidades.
- Procesos estandarizados en todo el equipo del proyecto.
