Guide

Projektkostenmanagement: Der umfassende Leitfaden

MP
Blog
Projektkostenmanagement

Kostenmanagement ist eine Tätigkeit, mit der wir täglich konfrontiert werden. Ob beim Einkaufen, beim Autokauf oder bei der Urlaubsplanung – stets stellt sich die Frage: Wie hoch ist mein Budget und wie viel kann ich ausgeben? Diese Frage stellt sich gleichermaßen für jedes Unternehmen und jedes Projekt. Die Herausforderung besteht darin, das definierte Budget so präzise wie möglich einzuhalten.

Man sollte sich vor Augen führen, dass im Durchschnitt jedes zweite Projekt Abweichungen in einer der drei Zielgrößen des „Magischen Dreiecks“ (Leistungsumfang, Kosten, Zeit) aufweist. Das bedeutet, dass die Kosten - als einer dieser drei Faktoren - eine entscheidende Rolle für den Projekterfolg spielen und engmaschig gesteuert werden müssen.

In diesem Leitfaden erläutern wir, was Kostenmanagement genau ist, und welche verschiedenen Kostenarten existieren. Dieser Artikel wurde von unseren eigenen Beratern verfasst, die in globalen Industrieprojekten tätig sind. Wir hoffen, dass er Ihnen dabei hilft, diese Konzepte erfolgreich in Ihren eigenen Projekten anzuwenden.

Was versteht man unter Kostenmanagement im Projektmanagement?

Das Projektkostenmanagement umfasst die Prozesse der Kalkulation, Überwachung und Steuerung von Projektkosten – stets im Einklang mit dem Projektbudget sowie den finanziellen Anforderungen der Organisation. Neben dem Zeitplan- und Risikomanagement stellt es eine der Kernfunktionen der Projektsteuerung dar und ist somit ein integraler Bestandteil der PMO-Aktivitäten. Das Spektrum des Kostenmanagements ist weitreichend und reicht von der Kontrolle und Analyse bis hin zur fundierten Prognose eines vorgegebenen Budgets.

Da das Projektkostenmanagement so eng mit der Budgetierung verknüpft ist, stellt sich oft die Frage nach dem Unterschied: Während sich das Budgetmanagement primär auf die übergeordnete Unternehmensführung bezieht, ist das Kostenmanagement spezifisch auf das jeweilige Projekt ausgerichtet. Dennoch tragen Projektkostenmanager naturgemäß budgetäre Verantwortung – schließlich zählt die Einhaltung des Budgets zu ihren Hauptzielen, um ein Projekt auf Kurs zu halten.

Checkliste für das Kostenmanagement

Laden Sie Ihr Exemplar herunter, um Ihr Projektkostenmanagement zu optimieren (auf English).

Da Unternehmen ihren Fokus verstärkt auf Kostensenkung und Rentabilitätssteigerung gelegt haben, spiegelt sich dieser Druck zunehmend in der Projektabwicklung wider. Ein fundiertes Kostenmanagement rückt damit verstärkt in den Mittelpunkt. Infolgedessen verzeichnen wir heute einen wachsenden Bedarf an spezialisierten Kostenmanagern innerhalb der Projektteams.

Die drei Hauptziele eines effektiven Kostenmanagements sind:

Verständnis des Projektumfelds, um eine präzise Budgetprognose zu erstellen
Sicherstellung der Budgeteinhaltung sowie die Analyse von Projektreserven und Eventualitäten
Überwachung der Budgetentwicklung im Hinblick auf den Zeitplan und den Projektumfang

Die Bedeutung des Kostenmanagements

Die Forderung nach steigender Rentabilität sowie die zunehmende Prüfungsdichte zwingen Unternehmen dazu, ihr Kosten- und Budgetmanagement präziser und robuster zu gestalten. Die zentrale Herausforderung besteht darin, Kosten exakter zu kontrollieren, zu analysieren, zu berichten und vorauszuschauen. Dies erfordert spezialisierte Kostenmanager, die über die notwendige Erfahrung und die erforderliche Sorgfalt verfügen.

Eine globale Perspektive auf das Finanzwesen

Heutzutage ist ein Unternehmen bei der Erfassung und Berichterstattung seiner Finanztransaktionen an die Vorgaben verschiedener Aufsichts- und Regulierungsbehörden gebunden. Leitlinien werden von Organisationen wie dem International Accounting Standards Board (IASB) bereitgestellt, die Standardprinzipien wie die International Financial Reporting Standards (IFRS) festlegen. Hinzu kommen die jeweiligen nationalen Steuergesetze der einzelnen Länder.

Dieser gesamte rechtliche Rahmen findet primär auf das Unternehmen Anwendung, dessen Finanzabteilung diese Vorgaben für die regulatorische Berichterstattung, die Steuererklärung und das Management-Reporting berücksichtigt. Die Abteilung implementiert Richtlinien und Verfahren, um sicherzustellen, dass die Organisation alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Diese Regeln und Prozesse werden schließlich an das Projekt übertragen und dort vom Kostenmanager verwaltet.

Solange das Unternehmen innerhalb dieses Rahmens agiert, kann es seinen Kostenmanagementplan flexibel anpassen, da der gesetzliche Spielraum dies zulässt. Ein Unternehmen kann seine Kosten dabei entweder auf einer globalen Ebene oder auch sehr detailliert steuern. In jedem Fall trägt der Kostenmanager die finanzielle Verantwortung, da das Projekt – und damit das Unternehmen – rechenschaftspflichtig ist. Entscheidend ist hierbei die Verantwortlichkeit gegenüber der übergeordneten Instanz, egal ob diese auf lokaler, nationaler, multinationaler oder globaler Ebene angesiedelt ist.

Berücksichtigen Sie die folgenden finanziellen Verpflichtungen und Berichtspflichten:

Management-Reporting (KPIs, Kostenverfolgung und -steuerung, Anreizsysteme)
Finanzberichterstattung (Jahresabschlüsse, Darlehensverträge, Transaktionsdetails, Investitionsbewertungen, sonstige wertpapierrechtliche Meldungen)
Steuerbilanzierung Abhängig von der gewählten Rechnungslegungsmethode (Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Periodenabgrenzung) können Unternehmen den Beginn und das Ende ihres Geschäftsjahres so festlegen, dass ihr Finanzzyklus bestmöglich abgebildet wird. Dies ermöglicht es ihnen, ihre finanziellen Verpflichtungen und Berichtspflichten ordnungsgemäß zu erfüllen.

Die buchhalterischen Anforderungen eines Unternehmens müssen zwingend in der Strategie für das Projektkostenmanagement berücksichtigt werden. Darüber hinaus gibt es vier Arten von Projektkosten:

Die 4 Kostenarten und ihre Bedeutung für das Projektmanagement

Im Projektmanagement unterscheidet man verschiedene Kostenarten, die sich häufig gegenseitig ergänzen:

1. Einzelkosten und Gemeinkosten (direkte und indirekte Kosten)

Diese Unterscheidung bezieht sich darauf, ob Kosten direkt der Produktion einer Einheit (Gut oder Dienstleistung) zugeordnet werden können oder nicht.

Einzelkosten: Am Beispiel einer Keksfabrik sind Rohstoffe oder die für die Herstellung eines Kekses aufgewendeten Arbeitsstunden direkte Kosten.
Gemeinkosten: Mietzahlungen, Werbung, IT-Ausstattung oder allgemeine Gehälter sind hingegen indirekte Kosten, da sie nicht unmittelbar mit der Produktion eines einzelnen Kekses verknüpft werden können.

2. Fixe und variable Kosten

Hierbei wird unterschieden, ob sich die Kosten in Abhängigkeit von der Produktionsmenge verändern.

Variable Kosten: In unserem Beispiel der Keksherstellung sind Rohstoffe, Strom oder Transportkosten variabel, da sie direkt vom Aktivitätsniveau abhängen.
Fixkosten: Mietkosten für die Produktionsstätte, Marketingausgaben oder Telefongebühren bleiben hingegen unabhängig von der Menge konstant.

3. Wiederkehrende und einmalige Kosten

Wiederkehrende Kosten: Die meisten betrieblichen Ausgaben sind wiederkehrende Kosten, das heißt, sie fallen innerhalb eines Geschäftsjahres mehrfach an (z. B. Gehälter, Abonnements, Mieten).
Einmalige Kosten: Diese sind nicht auf die gesamte Lebensdauer des Unternehmens ausgelegt. Beispiele hierfür sind Wertminderungen auf Vermögenswerte, Restrukturierungskosten oder Prozesskosten. Im Allgemeinen handelt es sich dabei um außergewöhnliche Belastungen.

4. Betriebsausgaben (OPEX) und Investitionsausgaben (CAPEX)

Diese Kategorisierung ist entscheidend für die finanzielle Steuerung von Projekten:

OPEX (Operating Expenditures): Laufende Betriebsausgaben, die den täglichen Geschäftsbetrieb oder die Aufrechterhaltung eines Produkts ermöglichen.
CAPEX (Capital Expenditures): Investitionen in langfristige Anlagegüter, die einen dauerhaften Wert für das Unternehmen schaffen. Beide Faktoren sind in Unternehmen allgegenwärtig und definieren maßgeblich, wie das Kostenmanagement innerhalb eines Projekts strukturiert wird.

Kostenarten im Projektmanagement

Wir können die verschiedenen Kosten zudem nach ihrer Art innerhalb eines Projekts unterscheiden, was eine detailliertere Betrachtung ermöglicht als die oben genannten Kategorien. Im Folgenden finden Sie Beispiele für verschiedene Kostenarten, die in einem Projekt anfallen können:

Anschaffungskosten (Maschinen, Software, etc.)
Errichtungskosten für Produktionsstätten oder Betriebsstätten
Inbetriebnahme- und Testkosten
Energiekosten
Transport- und Reisekosten
Personalkosten
Sicherungskosten (Versicherungen, Videoüberwachung, Brandschutz)
Instandhaltungs-, Reparatur- und Betriebskosten
Ausfallkosten (Produktionsstillstand)
Umweltbezogene Kosten (z. B. Sanierung von Umweltbelastungen)
Rückbau- und Stilllegungskosten
Kosten für die Verwaltung geistigen Eigentums
Gemeinkosten
Schulungs- und Fortbildungskosten

Das Verständnis dieser verschiedenen Kostenarten sowie der rechtlichen Anforderungen an die Buchführung ermöglicht es, Methoden für das Projektmanagement präzise zu definieren. Dies bildet die Grundlage für die Budgetierung, Analyse, Planung und Steuerung der Projektkosten.

Zusätzliche Ressourcen entdecken

Der 4-stufige Kostenmanagement-Prozess

Das vierstufige Kostenmanagement – Um ein Kostenmanagement-Konzept für Ihre Projekte zu entwickeln, ist es notwendig, die verschiedenen Phasen des Kostenmanagementprozesses zu verstehen – von der Erstellung eines Kostenmanagementplans bis hin zur Vorlage Ihrer Berichte. Lernen Sie die vier wichtigsten Schritte dieses Prozesses kennen.

Der Kosten-Manager: Wer trägt die Verantwortung für die Projektkosten?

Eine der Herausforderungen bei der effizienten Steuerung von Projektkosten besteht darin, das Unternehmensumfeld und die verschiedenen Stakeholder genau zu verstehen. Diese Aufgabe fällt häufig dem Kostenmanager zu – er fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen dem Projektteam, der Finanzabteilung und dem Management.

Was ist EVM (Earned Value Management)?

Das Earned-Value-Management ist eine Methode, mit der wir den Zeitplan eines Projekts mit dessen Kosten in Beziehung setzen können, um festzustellen, ob das Projekt planmäßig verläuft oder nicht. Erfahren Sie, wie Sie den Earned Value berechnen und interpretieren.

Wir danken Aurélien CRÔNIER, Mehdi DARD, Fanny DA SILVA und der MIGSO-PCUBED Cost Management Community of Practice für ihre Beiträge zu diesem Artikel.

^[1] Source: The Standish Group

Suchen Sie Unterstützung beim Kostenmanagement?

Unsere Kostenmanager sind nur eine E-Mail entfernt.