- Gestión del Cambio, Alta Tecnología y Fabricación
Nuestro cliente, un fabricante mundial de maquinaria pesada, buscaba mejorar su capacidad de colaboración digital en un punto de inflexión crítico a principios de 2020. La mayoría de sus empleados habían pasado a trabajar a distancia durante el brote de COVID-19. Con el fin de apoyar mejor a su fuerza laboral de más de 70.000 empleados, buscaron implementar la plataforma Microsoft Teams.
Contexto
Al igual que muchas otras empresas, el cliente ya contaba con la tecnología y las licencias de Microsoft Teams. Lo que les faltaba era la adopción y utilización de este conjunto de herramientas por parte de su plantilla. Como tal, la organización necesitaba la capacidad de desbloquear y dar a conocer toda la gama de beneficios de la plataforma Microsoft Teams.
Para lograrlo, se contrató a MIGSO-PCUBED, Gold Partner de Microsoft, para proporcionar servicios de consultoría de adopción y gestión del cambio que respaldasen esta iniciativa de transformación empresarial a gran escala.
Solución
En intentos previos, el cliente había enfrentado dificultades para alcanzar los objetivos de adopción. Sin embargo, esta vez, debido a la COVID-19, surgió no solo un deseo, sino una necesidad urgente de cambio. Con equipos trabajando a todas horas, se requería que la tecnología de Office 365 facilitara una mayor productividad y colaboración entre los equipos virtuales.
Según TechRepublic, la falta de capacitación en el nuevo producto o la ausencia de educación sobre sus características clave son dos factores fundamentales que pueden llevar al fracaso de un programa de implementación tecnológica. Estas omisiones suelen resultar en una baja adopción por parte de los usuarios, lo que, a su vez, conlleva el fracaso del proyecto.
“La gestión del cambio es la práctica de involucrar eficazmente a todas las partes interesadas, minimizar los riesgos posibles y lograr una adopción eficiente, maximizando los beneficios mediante un enfoque centrado en los aspectos organizacionales, culturales y humanos de las transformaciones empresariales.”
Dado que la velocidad de adopción de la tecnología era la principal preocupación, se llevó a cabo una fase de puesta en marcha acelerada de la gestión del cambio con el equipo ejecutivo para desarrollar su estrategia de adopción por parte de los usuarios. La estrategia de adopción se centró en dos objetivos principales: desarrollar y gestionar una campaña de comunicación integrada y definir un enfoque de formación escalable.
El desarrollo de un plan de comunicación integrado aumentaría la probabilidad de que los usuarios recibieran información sobre las características clave y, por lo tanto, les gustara el producto final. La definición de un plan de formación escalable garantizaría la adopción exitosa de los más de 2.000 empleados que necesitaban ser capacitados en la implementación inicial.
Nuestro enfoque de tres fases para los servicios de Gestión del Cambio se integra perfectamente con la gestión de proyectos. Está diseñado para asegurar que construimos una base sólida para el cambio, gestionamos el proceso para garantizar una implementación efectiva y, lo más importante en este caso, preparamos a la organización para sostener el cambio a largo plazo. Con un programa de entrega acelerado como este, en 8 semanas, necesitábamos proporcionar al cliente el conocimiento, las herramientas y las plantillas que le permitieran mantener el impulso y la utilización mucho después de que nos hubiéramos ido.
Utilizando un enfoque de “formación de formadores”, el equipo desarrolló todo el contenido y los materiales necesarios para apoyar tanto a nivel de manager como de usuario. No solo impartieron la formación inicial al usuario final, sino que también prepararon a los formadores de los clientes para futuras oleadas de formación. De los 2.000 empleados que necesitaban formación, los consultores de MIGSO-PCUBED contactaron a más de 500 miembros del equipo del cliente, mientras que el resto de los empleados fue entrenado por los nuevos formadores, garantizando así que el equipo cumpliera con los plazos establecidos.
Beneficios
Junto con nuestras partes interesadas, establecimos una estructura y una cadencia integradas para llevar a cabo actividades de adopción vitales para una migración exitosa La colaboración temprana con los ejecutivos y los equipos de adopción de los clientes fue fundamental para asegurar que el programa tuviera un impacto duradero. Este enfoque también permitió que, a medida que aumentaba la adopción, se lograra un retorno de la inversión significativo.
El éxito de la gestión del cambio dio lugar a los siguientes resultados:
• Sólidas tasas de adopción y utilización durante la migración piloto, generando impulso para continuar con la implementación completa para más de 70.000 usuarios.
• Desarrollo de una variedad de contenido de comunicación personalizado y material de capacitación, que se podrá aprovechar en futuras olas de implementación.
• Creación de capacidades organizacionales para liderar y escalar la adopción durante todo el proceso de implementación.
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Como empresa de consultoría centrada en el cliente, nos enorgullecemos de las relaciones que mantenemos con nuestros clientes. Por eso nos centramos en ser tu socio en la gestión de proyectos, trabajando contigo para encontrar la mejor solución para tus necesidades.
Cuando te pones en contacto con nosotros, nos aseguramos de que todos los mensajes se lean, se estudien detenidamente y se transmitan a la persona adecuada. ¡Nuestros business managers están listos cuando tú lo estés!
