Innerhalb von Unternehmen haben die Suche nach Effizienz im Kostenmanagement sowie die Weiterentwicklung von Kostenmanagement-Methoden dazu geführt, dass Organisationen diesen Bereich zunehmend professionalisieren. Um Projektkosten erfolgreich zu steuern, besteht die Herausforderung darin, sowohl das Unternehmensumfeld als auch die unterschiedlichen Stakeholder zu verstehen. Diese Verantwortung liegt beim Cost Manager, der zentralen Schnittstelle zwischen Projekt-, Finanz- und Managementteams.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Project Cost Manager?
Kosten stehen bei Projekten stets im Vordergrund, insbesondere wenn die Projektergebnisse anhand ihres finanziellen Erfolgs bewertet werden. Wer ist also für die Überwachung und Steuerung der Projektkosten verantwortlich? Genau dafür gibt es den Cost Manager. Er bildet die Schnittstelle zwischen Projekt-, Finanz- und Managementteams.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Cost Managers
- Planung und Forecasting des Projektbudgets
- Sicherstellung der Einhaltung finanzieller Vorgaben innerhalb des Projekts
- Überwachung und Reporting des Budgetfortschritts
- Steuerung der Kostenmanagement-Strategie des Projekts sowie deren Ausrichtung an den finanziellen Anforderungen der Organisation
Checkliste für das Kostenmanagement
Laden Sie Ihr Exemplar herunter, um Ihr Projektkostenmanagement zu optimieren (auf English).
Wer unterstützt den Cost Manager?
There are several functions of cost management within projects and companies. Depending on the information sought, the input data can be delivered by different key players. Similarly, those responsible for input data and those interested in cost analyses may vary. Let’s take a look at each to understand how these roles interact with the cost manager and how they support the project.
Es gibt verschiedene Funktionen des Kostenmanagements innerhalb von Projekten und Unternehmen. Je nach benötigter Information können die Eingabedaten von unterschiedlichen Schlüsselakteuren bereitgestellt werden. Ebenso können die Verantwortlichen für die Eingabedaten und diejenigen, die an Kostenanalysen interessiert sind, variieren. Schauen wir uns jede dieser Rollen genauer an, um zu verstehen, wie sie mit dem Cost Manager interagieren und wie sie das Projekt unterstützen.
- Finance/Accounting: Häufig spielen Projektcontrolling-, Accounting- und Finanzmanagement-Teams eine zentrale Rolle im Kostenmanagement. Obwohl sie nicht direkt in das Projekt integriert sind, stellen sie wichtige Supportfunktionen dar, die in allen großen Unternehmen vorhanden sind. Sie müssen Transparenz über die Gewinne eines Unternehmens sicherstellen und zur Optimierung der Kosten beitragen. In Projekten liefern sie häufig Eingabedaten (Kostenübersichten, Bestellstatus oder andere Dateien zur Detaillierung der Projektkosten) an den Cost Manager. Darüber hinaus gewährleisten sie die Qualität der Eingabedaten, auch wenn sie nicht immer in die Projektberichte eingebunden sind.
- Subject Matter Experts: Dabei handelt es sich in der Regel um technische Experten, die bei der Definition des Budgets unterstützen. Sie liefern sämtliche operativen Informationen an das PMO sowie Begründungen für Budgetabweichungen; sie überwachen Implementierungen, Bestellungen und sogar den Terminplan. Sie interessieren sich regelmäßig für Finanzberichte und gehören zu deren Empfängern. Einige Organisationen verfügen über eine Rolle als Cost Estimator, die zunehmend als eigenständige Kompetenz anerkannt wird und insbesondere für größere Projekte und Programme nützlich ist.
- Purchasing: Dies ist eine Funktion, die nicht zwingend in das Projekt integriert ist. Ihr Ziel besteht darin, Bestellungen zu prüfen, zu steuern, zu platzieren und nachzuverfolgen. Sie fungieren als Schnittstelle für alle Fragen im Zusammenhang mit Verträgen und Bestellungen. Projektberichte stehen für sie nur selten im Fokus; allerdings können sie an Informationen zu Risiken oder Unsicherheiten im Zusammenhang mit Bestellungen interessiert sein.
- Project decision-makers: Dabei handelt es sich häufig um Projekt-, Programm- oder Unternehmensbereiche. Sie liefern selten Eingabedaten, sind jedoch häufig die Quelle der Projektziele. Daher gehören sie zu den Hauptempfängern der vom Cost Manager erstellten Berichte, die sie bei ihren Entscheidungen unterstützen können.
- Sponsors: Dies sind Personen, die Projekte unterstützen. Sie stellen sicher, dass die Mittel dem Projekterfolg entsprechend bereitgestellt werden. Sie können die Richtung, Anforderungen und Ergebnisse vorgeben, die durch das Projekt erzielt werden sollen. In den meisten Fällen ist der Sponsor zugleich Entscheidungsträger und damit einer der wichtigsten Empfänger der Berichte des Cost Managers.
- Stakeholders: Dies sind Personen oder Funktionen, die sich rund um das Kostenmanagement bewegen und mit denen Interaktionen mehr oder weniger regelmäßig stattfinden. Dazu zählen beispielsweise Terminplanungs- oder Risikofunktionen sowie zentrale Funktionen des Projektmanagements. Gelegentlich können sie ebenfalls Empfänger von Berichten sein.
- Project Manager/Project Management Office (PMO): Sie sind für das Gesamtmanagement des Projekts verantwortlich, einschließlich Kosten-, Termin- und Risikomanagement. Sie erstellen und präsentieren Berichte über den Projektfortschritt gegenüber Projektmanagement, Sponsoren und Entscheidungsträgern. Der Cost Manager unterstützt bei der Erstellung dieser Berichte.
Nachdem wir das Umfeld und die verschiedenen Stakeholder betrachtet haben, die mit dem Cost Manager innerhalb eines Projekts interagieren, werfen wir nun einen Blick darauf, wie Kostenmanagement innerhalb eines Unternehmens umgesetzt wird.
Wie Enterprise Cost Management Projekte beeinflusst und was der Cost Manager dagegen tun kann
Wie wir in unserem ersten Artikel erläutert haben, müssen alle Organisationen bestimmte Regeln und finanzielle Vorgaben einhalten, die anschließend vom Unternehmen übersetzt und an das Projektteam weitergegeben werden. Diese Regeln definieren sowohl die Struktur des Kostenreportings als auch die Prozesse, die von der Organisation verwendet werden.
Wie beeinflusst also die Kostenstrategie eines Unternehmens Projekte? Und wie hält der Cost Manager Projekte im Einklang mit den finanziellen Erwartungen des Unternehmens?
Der Cost Manager nutzt eine Reihe von Tools und Methoden, um das Budget während des gesamten Projektlebenszyklus zu planen, zu verfolgen und zu aktualisieren. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, zu verstehen, wo das Projekt finanziell steht, welche Erwartungen bestehen und wie diese Erwartungen eingehalten werden können.
Lesen Sie auch unsere Case Study (auf English): Improving the Throughput of Automotive Cost Reduction Ideas
Dies wird herausfordernd, sobald Veränderungen eintreten, und Kosten stehen dabei meist im Mittelpunkt der Veränderung. Wenn ein Unternehmen beispielsweise auf finanzielle Einschränkungen stößt, muss es wahrscheinlich die Projektfinanzierung reduzieren. Wenn ein unerwartetes Ereignis zu einer Projektverzögerung führt, verursachen die zusätzliche Zeit und die zusätzlichen Ressourcen, die zur Wiederherstellung des Projekts erforderlich sind, wahrscheinlich zusätzliche Kosten.
Betrachten wir das magische Dreieck des Projektmanagements: Umfang, Kosten und Zeit. Diese drei Einschränkungen beeinflussen die Qualität des Projektergebnisses. Daher ist der Cost Manager für den Kostenaspekt verantwortlich, um sicherzustellen, dass die Qualität erhalten bleibt. Dazu können verschiedene Budgetierungsmaßnahmen durchgeführt oder die vom Unternehmen definierten Finanzprozesse genutzt werden, um das Projektbudget zu steuern. Die Herausforderung besteht darin, schnell zu verstehen, wie Projekt und Managementgremien zusammenarbeiten, um ein effektives Kostenmanagement sicherzustellen.
Dafür stellen die meisten Unternehmen Prozesse und Tools bereit. Unternehmen verfügen häufig über ein ERP-System (Enterprise Resource Planning), um Kosten zu verwalten; auf Projektebene werden jedoch häufig Excel oder Google Sheets verwendet, um die Auszüge aus dem Softwaresystem weiterzuverarbeiten.
Lesen Sie (auf English): The Five Challenges of Change Management
Unabhängig davon, welche Tools oder Methoden ein Unternehmen wählt, wird der Fokus immer darauf liegen, die Kosten möglichst gering zu halten und gleichzeitig den Output zu maximieren – was der Cost Manager unterstützt. Selbst bei Unternehmen mit einem agilen Ansatz bleibt das finanzielle Ergebnis von Projekten entscheidend. Deren „magisches Dreieck“ kann umgekehrt werden, indem Zeit und Kosten fixiert werden, während der Leistungsumfang schrittweise geliefert wird; dennoch muss das Endergebnis den Erwartungen der Stakeholder entsprechen, und Projektverzögerungen können weiterhin auftreten, was sich zwangsläufig auf die Kosten auswirkt.
Fazit
Gutes Kostenmanagement ist für jede Organisation und/oder jedes Projekt essenziell – unabhängig von deren Größe. Unabhängig davon, ob Ihr Team aus einem einzelnen Cost Manager oder einem gesamten Team besteht, ermöglichen diese Rollen Ihrem Unternehmen, Budgets zu kontrollieren und mögliche Abweichungen frühzeitig zu antizipieren.
Nachdem wir nun betrachtet haben, wer die wichtigsten Akteure im Kostenmanagement sind, hoffen wir, dass dies Ihnen dabei hilft, die Konzepte des Kostenmanagements in Ihrem Unternehmen oder Ihren Projekten besser zu verstehen und anzuwenden.
Benötigen Sie Unterstützung beim Einstieg in das Kostenmanagement? Sprechen Sie uns an – wir bringen Sie mit unseren Cost-Management-Experten in Kontakt.
Diese Artikelserie wurde von Aurélien CRÔNIER und Mehdi DARD mit Beiträgen von Fanny DA SILVA sowie der MIGSO-PCUBED Cost Management Community of Practice verfasst.
Möchten Sie Ihre Projektkosten senken?
Unsere Kostenmanager sind nur eine E-Mail entfernt.
