- PMO Digital, Aeroespacial y Defensa
Uno de nuestros clientes en los Países Bajos, un grupo industrial naval de ámbito mundial, se propuso mejorar el nivel de madurez de su PMO. Sin embargo, se enfrentaba a la incertidumbre de cómo aprovechar las herramientas de inteligencia artificial para aumentar la capacidad de la PMO y cómo incorporarlas a una hoja de ruta de mejora con acciones claramente definidas.
El equipo de MIGSO-PCUBED (MP) aplicó nuestro marco personalizado de madurez de la PMO basado en IA, que ha demostrado ser muy eficaz en diversas organizaciones y constituye hoy en día uno de los pilares de nuestras evaluaciones de PMO. En tan solo 10 meses, nuestro cliente obtuvo una hoja de ruta clara con prácticas de IA integradas y experimentó mejoras cuantificables.
Mapeo digital de la PMO y mejora de las prácticas con herramientas de IA
Ante el desequilibrio en el grado de madurez de las funciones clave de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) —especialmente en lo relativo a la planificación, los costes, el alcance, los riesgos y la presentación de informes—, el cliente necesitaba una estrategia clara y estructurada para modernizar sus métodos de trabajo. Además, requería comprender mejor sus procesos y herramientas actuales para identificar en qué ámbitos la inteligencia artificial podría resultar beneficiosa. Para abordar esta situación, MP introdujo un enfoque en dos fases diseñado para diagnosticar los obstáculos más críticos y, a continuación, implementar mejoras específicas.
Fase 1: AI PMO Assessment
Aunque la evaluación tradicional de una PMO es un ejercicio que se lleva realizando desde hace años, la mayoría de ellas no revelan su grado de preparación para la IA ni ofrecen una hoja de ruta pragmática para su adopción. MIGSO-PCUBED ha desarrollado un marco avanzado que nuestros consultores utilizan no solo para evaluar la madurez de una PMO integrada con IA, sino también para crear una hoja de ruta de transformación para la adopción de la IA.
En primer lugar, el equipo de MP llevó a cabo un análisis exhaustivo de las prácticas digitales existentes del cliente dentro de la PMO. Dado que este cliente gestionaba numerosos programas complejos, su equipo contaba con más de un centenar de miembros, lo que hacía que resultara complicado para ellos realizar una evaluación completa de forma interna.
MP analizó cómo se organizaba el trabajo, cómo fluía la información entre los equipos y en qué medida las herramientas digitales facilitaban las tareas cotidianas. La evaluación también examinó en qué aspectos los procesos actuales generaban ineficiencias y en qué ámbitos las capacidades basadas en la inteligencia artificial podían impulsar el rendimiento de la forma más eficaz. De este modo, el equipo pudo identificar tanto los beneficios inmediatos de la adopción de la inteligencia artificial como las oportunidades a largo plazo para modernizar su modelo operativo.
A raíz de estas encuestas, el equipo de MP descubrió lo siguiente:
- 85% de las PMO no utilizan una solución IA porque no saben por dónde empezar
- 90% de las PMO ven una oportunidad en la IA para mejorar su eficiencia en la gestión de riesgos
Estos resultados no son exclusivos de este cliente, y los resultados de nuestro AI PMO Assessment revelan datos similares en el caso de nuestros clientes de todo el mundo. La mayoría ve el potencial de la IA para mejorar su eficiencia, pero no sabe cómo implementarla.
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Comprender la visión de la PMO
Tras identificar los retos que se venían arrastrando desde hacía tiempo como la fragmentación de los datos, la falta de coherencia en los flujos de información y las expectativas divergentes en una PMO de gran tamaño, MP colaboró estrechamente con el cliente para definir su visión digital de futuro. A través de talleres de alineación con los responsables y los equipos de la PMO, MP ayudó a identificar dónde se encontraba dispersa la información, cómo se estaban utilizando las herramientas y qué obstáculos limitaban la madurez digital.
Este proceso permitió a la organización identificar una «fuente única de verdad» unificada para los datos de la PMO y definir una dirección estratégica clara, con un horizonte de 1 a 5 años, para la evolución de los procesos, las herramientas y las competencias. El resultado fue una visión compartida y viable para la PMO digital, basada en las prioridades de la organización, respaldada por una sólida gobernanza y diseñada para ampliar las capacidades basadas en la inteligencia artificial de forma eficaz y sostenible.
El marco de madurez de la AI PMO de MP
Gracias a nuestro marco de madurez propio y al respaldo de un equipo de expertos en control de proyectos, MP es capaz de mejorar la eficiencia de la PMO con una solución de inteligencia artificial que se integra en el conjunto de herramientas informáticas ya existentes del cliente. En este caso, nuestro cliente prefirió utilizar una herramienta de inteligencia artificial de la suite de Microsoft: Copilot.
Ya sea Copilot de Microsoft, Gemini de Google o incluso Clay de nuestra propia herramienta, Clayverest, en MP colaboramos con cada uno de nuestros clientes para determinar cuál es la herramienta que mejor se adapta a sus necesidades.
El marco de madurez de las AI PMO de MP se basa en una experiencia práctica y real en el ámbito de las PMO, especialmente en entornos industriales y de ingeniería complejos. El marco define cuatro niveles de madurez, cada uno de los cuales representa un avance significativo en la transformación digital.
En el caso de nuestro cliente neerlandés, este marco permitió a MP evaluar el rendimiento actual, identificar las deficiencias y elaborar una hoja de ruta personalizada que se ajustara tanto a sus objetivos estratégicos como a su disposición para el cambio impulsado por la inteligencia artificial.
Fase 2: La transformación de la PMO mediante IA
Una vez finalizada la evaluación, el equipo de gestión de proyectos pasó a la fase de transformación, centrándose en la implementación de la hoja de ruta digital y en la incorporación de herramientas de inteligencia artificial a las operaciones diarias de laPMO.
Potenciar al equipo con métodos de trabajo mejorados
Para aprovechar al máximo las ventajas de la IA en las operaciones diarias de la PMO, el cliente necesitaba algo más que el simple acceso a nuevas herramientas. Necesitaba confianza, además de procesos claros que hicieran que la IA resultara realmente útil. MP abordó esta cuestión dotando a la PMO de las capacidades y estructuras necesarias para integrar Copilot de manera eficaz en su entorno. Esto incluyó el refuerzo de la alfabetización digital, la adaptación del uso de la IA a las actividades de alto valor y la garantía de que Copilot pudiera respaldar funciones esenciales como el análisis de riesgos, la planificación y las revisiones de gobernanza.
Una vez implantada esta nueva solución, el equipo de gestión de proyectos también rediseñó varios procesos de la PMO para aprovechar las ventajas que ofrece la inteligencia artificial. Entre ellos se incluyen:
- Análisis de riesgos mejorado, que permite identificar los riesgos con mayor rapidez, detectar tendencias y obtener una visión más clara de las medidas de mitigación.
- Análisis por etapas y puertas, optimizado mediante revisiones automatizadas de la documentación y la evaluación del estado.
- Análisis de escenarios de planificación, respaldado por la interpretación automatizada de los datos de planificación y la evaluación acelerada de escenarios hipotéticos.
Esta automatización permitió a la PMO dejar de dedicar tanto tiempo a la consolidación de datos y centrarse en tareas analíticas de mayor valor, mejorando tanto la rapidez como la calidad del apoyo a la toma de decisiones en toda la organización.
Resultados obtenidos
La transformación generó beneficios cuantificables y significativos para la PMO del cliente:
- Ahorro de tiempo: un ahorro del 20% en un equipo de cinco controladores de proyectos
- Análisis de riesgos integrado de PMO y completado en un plazo de 2 semanas
- Aumento de la eficiencia: +30% en las funciones clave de la PMO
- Reducción del time-to-market: 14%
Estos resultados ponen de manifiesto el éxito que se consigue al combinar la experiencia de una PMO con herramientas basadas en la inteligencia artificial (IA) dentro de un marco bien estructurado. Para organizaciones de ingeniería complejas como la de este cliente, MP ha demostrado cómo las PMO modernas pueden mejorar significativamente el rendimiento, la toma de decisiones y los resultados de ejecución gracias a la IA.
Gracias, Agathe Vignolle, por tu contribución a este artículo.
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Resultados clave
En solo 10 meses, la PMO del cliente obtuvo una hoja de ruta clara con prácticas de IA integradas y observó mejoras cuantificables.
- Aumento de la eficiencia del 30% en las funciones clave de la PMO
- Reducción del time-to-market en un 14%
- Ahorro de tiempo del 20% en un equipo de cinco controladores de proyectos
- Análisis de riesgos integrado en las actividades de la PMO y reducido a menos de dos semanas
