La PMO digital: Una mirada en profundidad a su transformación

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Una PMO eficaz está en el corazón de cualquier proyecto, actuando como un elemento clave para su éxito. Su trabajo tiene como finalidad mejorar el rendimiento de sus equipos mediante:

  • La gestión de sus proyectos.
  • Establecimiento de planes de gestión.
  • Análisis de los datos clave del proyecto.
  • Identificación de los puntos de bloqueo.
  • Ofreciendo soluciones.

La Oficina de Gestión de Proyectos facilita la comunicación para garantizar que todos trabajen hacia los mismos objetivos estratégicos. Para que esto sea posible en la actualidad, la digitalización es la clave del éxito.

Entonces, ¿qué es una PMO digital?

Una PMO digital es una oficina de gestión de proyectos (PMO) que, gracias a las nuevas herramientas digitales y a las mejoras tecnológicas, digitaliza y presenta la información a las partes interesadas. Se basa en datos en tiempo real que pueden recogerse con sólo pulsar un botón.

Debido a que todo está en línea, se puede acceder al cuadro de mandos (dashboard) de una PMO digital desde cualquier dispositivo. Esto ha sido un gran punto a favor con la aparición del trabajo desde casa.

Se trata de una PMO clásica que domina las herramientas de gestión de proyectos digitales aportando valor y mejorando la experiencia del cliente a sus equipos. No estamos hablando sólo de Excel aquí – Power BI, Tableau, Qlik y otras plataformas están también involucradas, como se muestra en la siguiente imagen.

Table full of Digital PMO Tools with icons
Digital PMO Tools

La oficina de gestión de proyectos digital se basa en el procesamiento y el análisis de datos en conjunto con la automatización. Una PMO clásica dedica alrededor del 45% de su tiempo a recopilar, comprobar y compilar datos. Una PMO digital desplaza ese esfuerzo a la definición de estrategias de extracción de datos. De esta manera, se puede reducir lo que antes le llevaba un 45% de su tiempo a un 15%, le permite dedicar más tiempo al análisis.

La digitalización es el núcleo de éxito para la PMO de hoy en día

Mediante la creación de cuadros de mando automatizados (automated dashboards), los gestores de proyectos pueden mantener a las partes interesadas y a los equipos informados, al tiempo que centran sus esfuerzos en ofrecer más valor en lugar de crear informes. Tratándose de una PMO clásica combinada con analistas y científicos de datos. Ese es un buen modelo mental de la PMO digital.

«Gracias a la continua proliferación de herramientas digitales, es posible aumentar el rendimiento diario de nuestros equipos limitando el tiempo necesario para recopilar, estructurar y visualizar los datos clave», dijo Julien Laurent, Líder de la PMO Digital con MI-GSO | PCUBED, en el video a continuación.

¿Por qué necesito una PMO digital?

Quizá se pregunte por qué necesita una PMO digital.  Aunque la era digital nos ha traído datos, también nos ha traído demasiados datos.  En muchas organizaciones, ha pasado el momento de empezar a analizar y explotar estos datos.  La PMO clásica necesita evolucionar.

Example Data Workflow

«Cuanto más relevante uno quiere ser, más datos necesita en diferentes áreas”, explica Julian en su entrevista que aparece a continuación. “La gestión de proyectos no es sólo la gestión del tiempo. Es la integración del alcance, el coste, el tiempo, los recursos, las partes interesadas, las comunicaciones, la calidad, los riesgos.»

“Así que hay una enorme cantidad de datos que vamos a tener que correlacionar. No somos capaces de hacerlo sin ayuda. Necesitamos una plataforma, un software, algo que nos permita correlacionar todos estos datos y añadir valor.»

Y ese es el punto decisivo.  En un artículo del PMI de 2015, se afirma que «un reto clave es que la integración de plataformas nuevas y heredadas requiere una cuidadosa reflexión y planificación.” Esto requiere algo más que tiempo para configurar las cosas. Se necesita un conjunto de habilidades en tecnologías digitales que muchos recursos clásicos de la PMO no tienen.

Requiere una mentalidad de lo digital primero (“digital first”). Hay que centrarse en la integración de varios puntos de datos para influir en la toma de decisiones y mejorar el rendimiento del proyecto.

Una mentalidad «digital-first» utiliza esos ahorros de tiempo de la automatización y la conectividad para centrarse en la analítica. Estas son algunas de las preguntas que debería hacerse:

  • ¿Qué decisiones puedo tomar con estos datos?
  • ¿Cómo podemos reducir la probabilidad de que ocurra?
  • ¿Cómo podemos reducir la gravedad?
  • ¿Qué podemos implementar para alcanzar nuestros objetivos a tiempo?
  • ¿Cómo podemos garantizar que estamos cumpliendo las expectativas de nuestros clientes y partes interesadas?

A principios de 2019, creamos el Laboratorio Digital para satisfacer la creciente necesidad de explotación de datos dentro de nuestros compromisos con los clientes. Gaël Guéguen, el director del Laboratorio Digital, explicó por qué es importante para que podamos aportar nuevo valor a nuestros clientes.

«En los últimos años, el volumen de información disponible se ha disparado», dijo Gaël. «Esto supuso un reto tanto técnico como organizativo, pero también una oportunidad para gestionar nuestros proyectos de forma más eficiente».

Encuentre más información en nuestro artículo: Digital is the Future of the PMO

¿Qué necesitamos para evolucionar hacia una PMO digital?

El entorno empresarial es lo más importante. Es esencial que la empresa esté abierta a la digitalización y que los departamentos clave, el de TI por ejemplo, estén dispuestos a apoyar a la PMO en su transformación digital.  Sin esas dos cosas, será imposible encontrar los recursos necesarios para que su PMO evolucione.

La madurez digital es un maratón, no un sprint. La transformación hacia una PMO digital no ocurre de la noche a la mañana. Requiere una estructura como la de cualquier otro programa de mejora de la PMO.  

En nuestro reciente estudio de caso sobre la transformación digital, destacamos que el primer paso era acordar la visión del programa. Una vez que el cliente estuvo de acuerdo con la visión del futuro, el equipo colaboró en una hoja de ruta integral del programa.

Encuentre más información en nuestro artículo: Digital Transformation in Healthcare 

Para definir su propia hoja de ruta de transformación digital de la PMO, le recomendamos:

  1. Identificar dónde se encuentra actualmente la PMO con una evaluación de madurez digital, como esta herramienta de Protiviti.
  2. Identificar dónde necesita estar la PMO. Piensa en las personas, los procesos, las herramientas, los datos, los clientes, la cultura, etc.
  3. Realizar un taller con el equipo para llevar a cabo un análisis de brechas.
  4. Acordar un plan de acción.
  5. Asegúrese de estructurar la hoja de ruta para los incrementos de mejora continua como en una PMO ágil (Agile PMO).

¿Cuáles son los retos comunes en la transformación a una PMO digital?

Los puntos de bloqueo más comunes son que la armonización de herramientas y datos puede no estar hecha todavía. La empresa debe estar en un nivel de madurez entre su producción y sus herramientas para procesar sus datos de forma óptima. Sin datos, no hay PMO.

La centralización de las herramientas y la mejora de la comunicación entre los departamentos son vitales para que los cuadros de mando entre programas (cross-program dashboards) sean relevantes. La conformidad de los datos puede ser un punto de fricción si los departamentos no utilizan los datos de la misma manera. Datos innecesarios dentro, datos innecesarios fuera.

Por último, se podría pensar que los datos de alta sensibilidad son un límite, pero las herramientas digitales del mercado actual tienen todas el mismo rigor en cuanto a la seguridad de los datos. La privacidad de los datos no debe considerarse un impedimento para digitalizar su PMO.

3 consejos para evolucionar hacia una PMO digital

Si aún no ha iniciado su viaje hacia una PMO más digital, le animamos a que lo haga lo antes posible.  Para apoyarle en su viaje, le ofrecemos tres consejos, cortesía de una conversación con Rich Weller, entusiasta de la inteligencia artificial de la PM:

Esté atento

Investigue la última tecnología del mercado y cómo puede aprovechar sus ventajas únicas dentro de su panorama tecnológico. Sea curioso. Una rápida búsqueda en Google le dará una plétora de ideas sobre cómo incorporar tecnología como Power Automate, o utilizar herramientas como Zapier o IFTTT para integrar su pila de datos.

Enfoque hacia adelante

¿Recuerda el juego Tetris? Para todos los de la generación Z búsquenlo. Se basa en la necesidad de anticipación a lo que viene y el análisis de cómo se debe incorporar o integrar continuamente en lo que ya se tiene, sin abrumar el panorama actual.

Piensa en lo digital

Aproveche todas las oportunidades para capturar sus datos electrónicamente, en un formato coherente, y para almacenarlos de manera que puedan aprovecharse para tomar decisiones. A continuación, estudie cómo puede automatizar sus procesos para eliminar la introducción o manipulación manual de datos de su trabajo diario.

«Una PMO digital aprovecha la automatización inteligente para mejorar los procesos y la toma de decisiones”, afirma Rich.