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Guida
La gestione dei costi è un’attività con cui ci confrontiamo quotidianamente. Fare la spesa, acquistare un’auto o prepararsi per una vacanza sono tutte situazioni per le quali ci poniamo la domanda: Qual è il mio budget? Quanto posso spendere? Le stesse domande si pongono anche nella vita di qualsiasi azienda e progetto, con una sfida fondamentale: rispettare quanto più possibile il budget definito.
Va ricordato che, in media, un progetto su due viene consegnato con una deviazione in uno dei tre punti cardine di un progetto (ambito, costo, tempo) [1]. Ciò significa che il costo, uno di questi tre elementi, gioca un ruolo importante nel successo di un progetto e deve essere gestito con attenzione.
In questo primo articolo di una serie composta da tre, spiegheremo cos’è la gestione dei costi e i diversi tipi di costi che esistono. Scritto dai nostri consulenti che lavorano su progetti industriali su larga scala, questo articolo vuole offrire strumenti utili da applicare ai vostri progetti.
La gestione dei costi di progetto è il processo con cui si valutano, monitorano e controllano i costi di un progetto, assicurandosi che siano in linea con il budget definito e con i requisiti finanziari dell’organizzazione. Si tratta anche di una delle funzioni principali della gestione del progetto e delle attività svolte dal PMO (Project Management Office). Il suo ambito di applicazione è vasto e comprende il controllo, l’analisi e persino la previsione di un determinato budget.
Poiché la gestione dei costi del progetto è strettamente collegata al budget, potresti chiederti: qual è la differenza tra la gestione dei costi e quella del budget? La gestione del budget è in realtà più legata alla gestione dell’azienda, mentre la gestione dei costi è più focalizzata sul singolo progetto. Tuttavia, i responsabili dei costi del progetto hanno naturalmente responsabilità di bilancio in quanto rispettare il budget è uno dei fattori chieve per mantenere i progetti sulla giusta strada.
La gestione dei costi accompagna il Project Management fin dalle sue origini ed è essenziale poiché il successo di un progetto è determinato sempre di più dai suoi risultati finanziari. Storicamente, però, la gestione dei costi è stata a lungo gestita internamente e raramente affidata a consulenti esterni. La crescente complessità dei costi, l’evoluzione delle metodologie di gestione dei progetti e la carenza di competenze specialistiche in molte aziende hanno favorito l’adozione di un approccio finanziario più avanzato.
Il contesto finanziario attuale costringe le imprese ad accrescere la propria redditività. Questa pressione si ripercuote sui progetti e porta a mettere in primo piano il tema della gestione dei costi. Di conseguenza, cresce anche la necessità di professionisti specializzati nel cost controlling all’interno dei team di progetto.
Gli obiettivi principali per una gestione efficace dei costi sono:
La richiesta di maggiore redditività, unita all’aumento della frequenza di audit, ha spinto le aziende a dotarsi di sistemi di gestione dei costi e del budget sempre più raffinati e robusti. La sfida consiste nel saper controllare, analizzare, riportare e prevedere i costi in modo più preciso. Per raggiungere questo obiettivo, è indispensabile disporre di cost controllers specializzati, dotati dell’esperienza e dell’accuratezza necessarie.
Oggi le aziende operano in un contesto fortemente regolato, in cui la registrazione e il reporting delle transazioni finanziarie devono rispettare standard e normative definite da organismi internazionali. Le linee guida sono fornite da organizzazioni come l’International Accounting Standards Board (IASB), che fornisce principi standard come gli International Financial Reporting Standards (IFRS), a cui si affiancano anche le leggi fiscali previste da ciascun paese.
Questo insieme di regole definisce il quadro entro cui il dipartimento finanziario di un’azienda deve operare per garantire il pieno rispetto dei requisiti legali. Tali principi vengono poi trasferiti anche ai progetti, dove spetta al responsabile dei costi applicarli correttamente nella gestione economica e nelle attività di reporting.
Finché un’azienda opera all’interno di questo quadro normativo, ha la possibilità di adattare il suo piano di gestione dei costi, sfruttando lo spazio di manovra consentito dalla legge. I costi possono essere gestiti a un livello molto generale o con un dettaglio più fine, ma in ogni caso il responsabile dei costi deve garantire che le informazioni vengano riportate correttamente, affinché sia il progetto sia l’azienda possano rendere conto alle autorità competenti. Si tratta, in sostanza, di assumersi la responsabilità verso l’ente regolatore, sia esso locale, nazionale, multinazionale o globale.
Tra le principali obbligazioni finanziarie e di rendicontazione vi sono:
A seconda del tipo di contabilità adottato (base di cassa o base di competenza), le aziende possono definire l’inizio e la fine del loro anno fiscale in funzione del ciclo finanziario più rappresentativo. Questo permette di adempiere in maniera coerente alle proprie obbligazioni finanziarie e di reporting.
I requisiti contabili di un’azienda devono essere integrati nella strategia di gestione dei costi del progetto. Inoltre, è utile distinguere quattro principali tipologie di costi di progetto:
Nella gestione dei progetti è fondamentale comprendere i diversi tipi di costi, spesso interconnessi tra loro.
Entrambe le categorie influenzano in maniera significativa la gestione dei costi all’interno di un progetto e la pianificazione finanziaria.
Oltre alle categorie principali viste in precedenza, è possibile distinguere i costi in un progetto anche in base alla loro natura specifica, offrendo una visione più granulare e dettagliata. Alcuni esempi di costi che possono presentarsi all’interno di un progetto sono:
Comprendere questi diversi tipi di costi, unitamente ai requisiti contabili legali, è essenziale per definire i metodi utilizzati nella gestione di un progetto. Questo approccio permette di registrare correttamente a bilancio, analizzare, pianificare e controllare i costi in maniera efficace, migliorando la gestione complessiva del progetto.
Si ringraziano Aurélien CRÔNIER, Mehdi DARD, Fanny DA SILVA e la community of practice sulla gestione dei costi MIGSO-PCUBED per il loro prezioso contributo alla stesura di questo articolo.
[1] Fonte: The Standish Group
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