Prácticas ágiles que funcionan en proyectos Waterfall
En el mundo de la gestión de proyectos, el enfoque Waterfall (o Predictivo) ha sido durante mucho tiempo una metodología ampliamente utilizada. Sin embargo, a medida que las demandas del entorno empresarial evolucionan rápidamente, surgen nuevas formas de trabajar que buscan optimizar la eficiencia y fomentar la colaboración. En este artículo, se explorará cómo aplicar prácticas ágiles en proyectos Waterfall para obtener los beneficios de la flexibilidad, la adaptabilidad y el enfoque en el valor del negocio.
Tabla de contenidos
Prácticas ágiles que funcionan en Waterfall
Las prácticas ágiles pueden complementar eficazmente un enfoque Waterfall, aportando flexibilidad y adaptabilidad al proceso. Por ejemplo, la implementación de reuniones breves y frecuentes para revisar el progreso, adoptar retrospectivas periódicas para identificar mejoras y ajustes, o incluso la introducción herramientas colaborativas pueden mejorar significativamente la eficiencia y la capacidad de respuesta en un entorno Waterfall. Estas prácticas ágiles, integradas estratégicamente, pueden ofrecer beneficios tangibles sin comprometer la estructura general del enfoque Waterfall.
Lean Inception
Lean Inception o Agile Inception, es un conjunto de actividades las cuales tienen como objetivo lograr alinear a todas las personas involucradas en un proyecto y mejorar la comunicación. Realizar este tipo de actividades al inicio de un proyecto bien sea Waterfall o Agile nos permite:
• Reducir las incertidumbres que puedan surgir en el futuro,
• Contar con más claridad en torno a la visión y los objetivos del proyecto,
• Tener las funciones y responsabilidades mejor definidas de los implicados en el proyecto,
• Identificar todos los riesgos, y
• Comunicar las expectativas de todas las partes interesadas.
Una Lean Inception es similar al trabajo que se realiza previamente a una reunión de kick off o lanzamiento de un proyecto tradicional, la diferencia principal radica en que es un workshop mucho más colaborativo donde todos los invitados pueden participar de las actividades propuestas y para ello es fundamental contar con materiales como post-its, pizarras, rotuladores o herramientas digitales de colaboración como MIRO o Klaxoon, las cuales permitan a todos trabajar en un espacio común.
Algunas de las técnicas más utilizadas durante la Lean Inception son:
Impact mapping: Es una técnica que permite de una manera visual a través de la creación de un mapa mental, identificar las necesidades del proyecto, pensar en las metas que se quieren lograr y cómo alcanzarlas. Responde a las preguntas: ¿Por qué? ¿Quién? ¿El qué? ¿Cómo?
Not list: Permite definir un listado de lo que no se va a considerar durante el proyecto. Hacer este ejercicio es importante porque es lo que va a permitir definir el alcance.
Product box: La dinámica consiste en construir el prototipo de la caja que contendría el producto si pudiera venderse en tiendas físicas. El objetivo es crear una caja de producto incluyendo los mensajes e imágenes necesarias para que resulte lo más atractivo posible para el cliente.
Meet your neighbors (conoce a tus vecinos): Permite identificar a todos las partes interesadas que toman parte en el proyecto.
Keep us at night (lo que nos quita el sueño): Permite la identificación de riesgos que podrían influir en el desarrollo del proyecto desde todas las perspectivas posibles.
Proto-Kanban
El sistema Kanban es ampliamente reconocido como un framework (o marco de trabajo) eficiente para gestionar el flujo de trabajo y optimizar la productividad de los equipos. Sin embargo, antes de adentrarnos en el sistema Kanban completo, en proyectos Waterfall podemos aprovechar algunas características de un enfoque previo conocido como Proto-Kanban, que sienta las bases para la implementación del sistema completo.
La característica principal del Proto-Kanban es la visualización de todo el trabajo y sus etapas en un tablero. Esto permite a los equipos tener una visión clara y transparente de las tareas en curso, así como de su progreso. Al representar el trabajo de manera visual, se facilita la identificación de cuellos de botella y la toma de decisiones informadas para optimizar el flujo de trabajo.
Una de las ventajas significativas del Proto-Kanban es que es poco disruptivo. Un principio clave del cambio en Kanban es “empieza con lo que tienes”, lo que lo hace más sencillo de implementar en comparación con otros marcos de trabajo, como Scrum. Al comenzar con el Proto-Kanban, los equipos pueden construir sobre sus procesos y prácticas ya existentes, adaptándolos gradualmente a medida que avanzan hacia un sistema Kanban completo.
Por último, Proto-Kanban tiene una serie de quick-wins. Al tener la visualización de todo el trabajo se toman mejores decisiones. Los equipos pueden identificar rápidamente las tareas que están atrasadas o que requieren atención prioritaria, lo que permite una asignación de recursos más efectiva y una respuesta ágil a los cambios en las necesidades del proyecto. Esto se traduce en una mayor eficiencia y en la capacidad de ofrecer resultados de mayor calidad en menos tiempo.
Además, el Proto-Kanban fomenta una mentalidad pull en lugar de una mentalidad push. En lugar de abrumarse con una gran cantidad de tareas sin finalizar, los equipos priorizan acabar el trabajo antes de comenzar nuevas tareas. Esta mentalidad ayuda a evitar la acumulación de trabajo en progreso y a reducir los tiempos de espera. Los equipos se enfocan en completar y entregar tareas antes de comenzar nuevas, lo que mejora la eficiencia y reduce los cuellos de botella.
Otra ventaja importante del Proto-Kanban es que facilita conversaciones y colaboración en torno al trabajo. Anteriormente ciertas discusiones y organizaciones eran difíciles de realizar, especialmente cuando se trataba de responder a plazos o deadlines. Con la visualización y la transparencia proporcionadas por el Proto-Kanban, los equipos pueden abordar de manera más efectiva cómo organizar su trabajo para cumplir con los plazos y compromisos.
Reuniones Kanban
Exploramos anteriormente las oportunidades que Proto-Kanban abre para proyectos Waterfall, pero su evolución natural, el sistema Kanban, también presenta una gama de herramientas que, implementadas adecuadamente, pueden impulsar de manera significativa los proyectos Waterfall. Uno de sus puntos destacados y de gran utilidad para este tipo de proyectos son las reuniones regulares establecidas en el marco de Kanban, las cuales desempeñan un papel crucial en la gestión fluida del trabajo.
Algunos ejemplos de estas reuniones son:
Replenishment meetings (reuniones de refuerzo):
El objetivo de esta reunión es identificar y establecer cuáles serán las prioridades de trabajo. Tiene una cadencia semanal.
Daily Kanban (Kanban diario):
Es una reunión en la que los miembros de un equipo se reúnen cada día para evaluar el trabajo en curso, ver cómo se está progresando hacia los objetivos, revisar bloqueos y acciones a tomar. Tiene una cadencia diaria.
Service delivery meetings (reuniones de servicio de entrega):
Esta reunión está orientada a revisar cada entrega de valor y así poder recibir feedback. La cadencia de esta reunión va a depender del momento en el que se pueda realizar entregas al cliente.
Delivery planning meetings (reuniones de planificación de la entrega):
En esta ocasión el enfoque de la reunión se centra en la revisión y planificación de las entregas al cliente y se realiza según necesidad.
Risk review (revisión de riesgos):
Aquí el equipo de reúne para entender las situaciones que puedan poner en riesgo la entrega de valor y ver de qué manera se pueden mitigar.
La implementación de estas reuniones es optativa y dependerá de la utilidad que tengan para cada proyecto.
Refinamiento del product backlog
En los marcos de trabajo ágiles la flexibilidad y la adaptabilidad son fundamentales para lograr la entrega exitosa de proyectos. En este contexto, el refinamiento es la actividad de revisar y cuidar del product backlog, entendiéndose este como el listado completo de todas las tareas a realizar para conseguir el producto en el cual se está trabajando y se convierte en una práctica clave.
En esta reunión se revisan las próximas prioridades para mantener el alineamiento entre el equipo y los managers, se evalúan los riesgos y sus posibles acciones de mitigación, se toma en consideración el punto de vista técnico y se aclaran las dudas que puedan suscitar dichas tareas entre todos los miembros del equipo y los posibles interesados en el producto (stakeholders). Con todo ello se consigue responder de manera ágil a los cambios, asegurando que el backlog esté siempre actualizado y alineado con las necesidades del negocio. Promueve además la transparencia y la comunicación efectiva entre el equipo y los stakeholders.
Todo esto no es exclusivo de proyectos ágiles, sino que es fácilmente aplicable a cualquier proyecto Waterfall en la fase tanto de definición como en planificación o durante la ejecución, entendiéndose como una práctica recurrente.
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Herramientas de trabajo colaborativo
En un mundo empresarial cada vez más globalizado y digital la colaboración efectiva entre equipos y miembros dispersos geográficamente se ha vuelto fundamental para el éxito de los proyectos. En este contexto, contar con herramientas de trabajo colaborativo se ha convertido en una necesidad para optimizar la productividad y fomentar la colaboración sin problemas.
En la actualidad existen muchas herramientas que hacen posible llevar a cabo prácticas ágiles. Algunas de estas aplicaciones permiten la creación de historias de usuario, gestión de sprints, asignación de tareas, priorización del trabajo, generación de informes y la creación de tableros Kanban como Jira o Trello, herramienta de gestión de proyectos basada en la metodología Kanban.
Otras ofrecen diferentes funcionalidades más orientadas a la organización de reuniones y la toma de decisiones. Como Klaxoon, que permite la creación de encuestas en tiempo real, realización de brainstormings y creación de presentaciones interactivas, o Miro, una herramienta de colaboración visual que permite la creación de diagramas, mapas mentales, notas adhesivas y otras herramientas para la visualización de ideas y conceptos.
Cada una de estas herramientas tiene sus propias características y funcionalidades, por lo que es importante elegir la que mejor se adapte a las necesidades de tu equipo y proyecto.
Conclusión
Las prácticas ágiles no solamente pueden usarse en marcos de trabajo ágiles, sino que también son perfectamente aplicables a proyectos Waterfall. Es importante ser flexible, romper los muros que puedan existir e incorporar prácticas que aporten valor al proyecto y faciliten la labor al equipo. Hay que recordar que la revisión periódica del flujo de trabajo, del proyecto y sus prácticas resulta muy interesante porque aporta información sobre qué está funcionando, qué no y qué es mejorable.
Siempre es posible adaptarse a nuevos entornos y aplicar en ellos lo que más convenga en ese momento.
Este artículo fue escrito por Irene Laganga, María Isabel Palacios, Lourdes Neto y Marisa Miró, miembros de la Agile CoP de MIGSO-PCUBED España
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