Project Controls sind essenziell, um sicherzustellen, dass ein Projekt qualitativ den Anforderungen entspricht und um dem Projektmanager hinsichtlich Zeit und Kosten fundierte Entscheidungsgrundlagen zu liefern. Der Project Controls Manager (PCM) ist verantwortlich für die Erhebung und Analyse von Leistungs-, Termin- und Kostendaten. Er spielt eine zentrale Rolle bei der Steuerung und Überwachung von Projektaktivitäten, stellt einen reibungslosen Ablauf sicher und trägt maßgeblich zum Projekterfolg bei.
Inhaltsverzeichnis
Rolle und Verantwortlichkeiten des PCM
Jedes Projekt ist einzigartig, doch die Prinzipien des Projektmanagements in Bezug auf Zeit, Kosten und Leistung bleiben konstant. Während der Projektmanager das Projektteam operativ führt, ist der PCM der „Navigator“, der die Projektausführung vorantreibt und entscheidungsrelevante Daten liefert.
Zu den Kernaufgaben des PCM gehören:
- Projektplanung und Terminsteuerung
- Kostenkalkulation und -überwachung
- Fortschrittsmessung
- Risikomanagement
- Reporting
Der PCM führt ein Team aus Spezialisten (Risiko-, Termin- und Kostencontroller) und berichtet an den Projektmanager, das PMO oder das Management.
Dank seines Engagements und seiner Fokussierung konnten wir eine signifikante Verbesserung in der Qualität und Konsistenz unserer Project Controls-Funktion feststellen.
Dieses Beispiel zeigt, wie der Kunde von klar definierten Workflows und Prozessen profitiert hat, die eine reibungslosere Zusammenarbeit und effizientere Aufgabenerledigung ermöglichen. Diese neu gewonnene Klarheit hat es den Teammitgliedern ermöglicht, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten besser zu verstehen, wodurch Missverständnisse und Verzögerungen deutlich reduziert wurden.
Risikomanagement
Der Project Controls Manager (PCM) trägt Verantwortung gegenüber allen Projektcontrollern – insbesondere dem Risk Manager, dem Projektplaner und dem Kostenmanager:
- Der PCM unterstützt den Risk Manager (RM) bei der Moderation und Begleitung der Risikoverantwortlichen bei der Identifikation von Risiken und Chancen (R&O) sowie bei der Entwicklung entsprechender Maßnahmenpläne.
- Der PCM stellt sicher, dass der RM ein kontinuierliches Risk Reporting etabliert und unterstützt bei der Eskalation relevanter Risiken oder Probleme.
- Der PCM koordiniert und gewährleistet eine ganzheitliche, strategische Sichtweise auf die Risiken und Chancen des Projekts.
Terminplanung (Scheduling)
Der PCM:
- verantwortet den Baseline Schedule unter Berücksichtigung strategischer Meilensteine, prüft Baseline Change Requests (BCRs) auf Auswirkungen auf Zeit, Kosten und Leistung
- erstellt und pflegt die Basis of Estimates (BoEs)
- Der PCM führt ein regelmäßiges Variance Reporting durch, um den geplanten Terminplan mit den Ist-Daten zu analysieren und anschließend die Earned Value Management (EVM)-Kennzahlen den relevanten Stakeholdern zu präsentieren
Kosten
- Der PCM unterstützt die Erstellung und Überprüfung von Kosten-schätzungen und -prognosen, um sicherzustellen, dass eine belastbare Schätzungsgrundlage verwendet wird und das Gesamtbild in Bezug auf Budget und Zeitrahmen berücksichtigt wird.
- Überwachung der Kostenmanagementstrategie des Projekts und deren Ausrichtung an den finanziellen Anforderungen der Organisation.
- Der PCM führt regelmäßig Abweichungsberichte durch, um die geplanten Kosten mit den tatsächlichen zu vergleichen und die Daten den relevanten Stakeholdern zu präsentieren.
- Weitere Informationen zur Rolle des Kostenmanagers finden Sie unter Cost Manager Role.
Qualität
- Der PCM stellt sicher, dass alle von ihm betreuten Projekte die festgelegten Qualitätsstandards erfüllen, indem er Qualitätsmaßnahmen wie die Vergabe eines RAG-Status für Projektdokumente implementiert
- Der PCM sichert die Qualität des Terminplans, indem er mit dem PM zusammenarbeitet, um die Work Breakdown Structure (WBS) und das WBS Dictionary zu definieren und zu verwalten, was zu einer frühzeitigen Identifikation von Scope Creep führt.
- Der PCM unterstützt die Verwaltung des kontinuierlichen Verbesserungsplans, indem er mit dem Team zusammenarbeitet, um Prozesse zu optimieren und zu verbessern, was zu höherer Produktivität, besseren Teambeziehungen und höherer Kundenzufriedenheit führt.
Stakeholder-Management
- Der PCM fungiert als Brücke zwischen dem Projektteam, den Kunden und anderen Stakeholdern.
- Der PCM fördert eine effektive Kommunikation, managt Erwartungen und stellt sicher, dass alle Parteien auf die Projektziele ausgerichtet sind.
- Der PCM steuert die Prioritäten zwischen verschiedenen Funktionen und Ebenen innerhalb der Organisation, um sicherzustellen, dass sie mit der übergeordneten Vision und Strategie übereinstimmen.
- Weitere Informationen zum Stakeholder-Management finden Sie unter Managing Stakeholders.
RACI
Die Verantwortlichkeiten dieser Personen und deren gegenseitige Verknüpfung können visuell in einer RACI-Matrix dargestellt werden.
- Responsible (R)– führt die Arbeit aus und ist dafür zuständig.
Accountable (A) – genehmigt die Arbeit und trägt die Verantwortung dafür, wird die Arbeit vor Abschluss freigeben. - Consulted (C)– wird in Entscheidungsprozesse einbezogen, in der Regel ein Fachexperte.
- Inform (I)– wird über Fortschritte und Ergebnisse informiert.
Die folgende RACI-Matrix stellt die wichtigsten Ergebnisse eines Projekts dar und zeigt, wer in welchem Umfang beteiligt ist.
Top-Fähigkeiten eines Project Controls Managers & Wie wird man einer?
Der Weg zum Project Controls Manager beginnt in der Regel innerhalb der Project Controls-Funktion als Projektcontroller. Viele PCMs entwickeln sich zu Fachexperten in einem der Bereiche des Project Controls und streben dann eine Rolle als Projektsteuerungsmanager an. Das bedeutet, dass viele PCMs sowohl die Hard Skills eines Projektcontrollers als auch die Soft Skills für das Management besitzen.
Viele der Soft Skills sind disziplinübergreifend, wie z. B.:
- Gute Kommunikationsfähigkeiten– Ein PCM muss mit mehreren Abteilungen und Stakeholdern interagieren, daher sind gute Kommunikationsfähigkeiten entscheidend, um klare und präzise Botschaften zu vermitteln und sicherzustellen, dass kritische Projektinformationen verfügbar sind.
- Entscheidungs- und Analysefähigkeiten– Projektcontroller wenden sich an den PCM, um Probleme zu lösen oder zu eskalieren. Der PCM muss komplexe Daten analysieren können, um fundierte, kritische Entscheidungen zu treffen.
- Zusammenarbeit– Die Fähigkeit, im Team zu arbeiten, ist für jedes Projekt entscheidend. Kollaborative Teams zeigen ein höheres Engagement, was zu höheren Erfolgsquoten führt. Der PCM muss in der Lage sein, verschiedene Teams zusammenzubringen, um sich auf dasselbe Ziel zu konzentrieren.
- Den Blick fürs große Ganze– Der PCM muss eine offene Denkweise haben, auch wenn er sich mit Details beschäftigt, um konstruktiv hinterfragen und fundierte Entscheidungen im Kontext des Gesamtbildes oder Programms treffen zu können.
Im Alltag eines Project Controls Managers treten täglich unterschiedliche Anforderungen und Probleme auf, was zu übertragbaren Fähigkeiten führt, die in verschiedenen Kundenumgebungen und Branchen eingesetzt werden können.
Bei MIGSO-PCUBED haben wir uns als Experten im Bereich Project Controls etabliert und bieten hochwertige Leistungen für eine Vielzahl spannender und interessanter Kunden sowie spezifische Schulungen im Bereich Project Controls zur weiteren Unterstützung der beruflichen Entwicklung.
Dieser Artikel wurde von Nicky Donowski, PMO-Manager, Sharnice Atherton-Berry, Projektkontrollmanagerin, und Abdirisaq Essa, Projektplaner, verfasst.
